Richtlinien und eine kostenbewusste Kultur aufeinander abstimmen

Kleine und mittelständische Unternehmen Geschäftsreise

Jedes Unternehmen hat eine Kultur, die entweder gezielt geschaffen wurde oder organisch gewachsen ist. Sie tritt bei der Produktentwicklung, in der Markenidentität und beim Kundenservice eines Unternehmens ebenso zutage wie in seinem Arbeitsumfeld, den Richtlinien und bei Geschäftsreisen. Wahrscheinlich ist Ihr Reiseprogramm – da es mit jedem Bereich Ihres Unternehmens in Verbindung steht – sogar ein verkleinertes Abbild Ihrer Unternehmenskultur als Ganzes.

Ihr Reiseprogramm ist von großer Bedeutung – und die Erstellung eines erfolgreichen Programms ist für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend. Webinare, E-Mails und Videokonferenzfunktionen sind zweifellos hilfreich. Wenn es darum geht, Verbindungen zu knüpfen und Geschäfte abzuschließen, sind persönliche Treffen aber unschlagbar. Das Magazin Harvard Business Review (HBR) hat im Jahr 2017 berichtet, dass persönlich gestellte Anfragen 34-mal effektiver sind als solche per E-Mail.[1]

Es ist wichtig, dass Ihre Unternehmenskultur so angelegt ist, dass Ihre Organisation ihre Ziele erreicht. Darüber hinaus ist es entscheidend, dass Ihr Reiseprogramm – und folglich auch die Reisekultur – mit Ihrer gesamten Unternehmenskultur in Einklang steht und diese ergänzt.

Eine einheitliche Reisekultur

Wenn Sie kein Geschäftsreiseprogramm-Management haben, Reisende an verschiedenen Orten online und offline buchen und Reisekosten abrechnen oder Ihr Programm intern von einer Person verwaltet wird, die für das gesamte Unternehmen zuständig ist, können Verwirrung und Zeitaufwand schnell groß werden. Und das ist noch nicht alles! Ein nicht verwaltetes Reiseprogramm kann Ihr Unternehmen übermäßig Geld kosten. Berücksichtigen Sie die verlorene Arbeitszeit, um die Ausgaben und Reisepläne jedes Reisenden zu analysieren. Und denken Sie auch an die Ausgaben für Buchungen, die nicht richtlinienkonform sind oder aufgrund der Buchungsart oder des Ortes, an dem sie getätigt wurden, mehr kosten als notwendig.

Managed Travel fördert die Einheitlichkeit. Durch die Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) können alle Daten rund um Geschäftsreisen auf einer Plattform konsolidiert und das Reisen so verbessert werden. Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Reisenden das Buchen und Travel Manager können die Richtlinien unterwegs anpassen, prüfen, wo sich Reisende befinden, und Berichte z. B. zu den Ausgaben erstellen – alles auf einer Plattform. Dies vereinfacht den Prozess für alle Beteiligten und spart wertvolle Zeit.

Klare Vorgaben für Mitarbeiter durch die Reisekultur

Eines der Hauptprobleme in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das Kostenmanagement für eine steigende Anzahl von Reisenden. Dies ist in der Regel der Auslöser für die Einführung von Reiserichtlinien.

Niemand kann wohl in Abrede stellen, dass es Parameter für die Kosten von Hotelzimmern, Mietwagen oder Flügen geben muss. Aber beeinflusst die Art und Weise, wie eine Organisation diese Änderungen umsetzt, das Unternehmen positiv oder negativ?

Sie können natürlich einfach Grenzen festlegen und es dabei belassen. Dann liegt es in der Hand des Reisenden, sicherzustellen, dass er über die aktuellen Richtlinieninformationen verfügt, seine Buchung daraufhin abgleicht und die Reise zur Genehmigung einreicht. Ein derartiger Buchungsvorgang sorgt aber nicht für zufriedene Reisende.

Arbeiten Sie mit einem Travel-Management-Unternehmen zusammen, das Ihnen eine Plattform zur Verfügung stellt, dank der Reisende ihre eigenen Entscheidungen treffen können und dabei die Richtlinien einhalten. So können Reisende individuell buchen, wie sie es kennen: suchen, Bewertungen lesen, einen Reiseplan erstellen. Der Unterschied: Ihre internen Richtlinien bezüglich Raten und Einschränkungen werden automatisch berücksichtigt, sodass kein Abgleich zwischen dem Richtliniendokument und der Buchung erforderlich ist. Über die Egencia-Plattform können Travel Manager die Reiserichtlinien zudem jederzeit und sogar von unterwegs aus ändern.

„Ich mag es, dass ich die Richtlinien sofort ändern kann. Die Technologie steht mir direkt zur Verfügung“, so Joy Anzinger, Senior Manager, Global Travel, bei Splunk.

Unsere Plattform hebt die für Reisende verfügbaren, richtlinienkonformen Optionen mithilfe von maschinellem Lernen hervor. So spart sie noch mehr Zeit und bietet zusätzliche Möglichkeiten zum Kostenmanagement.

Reisen zur Personalbeschaffung und Mitarbeiterbindung

Wenn all Ihre Mitarbeiter ihre Reisen auf der zentralisierten Plattform eines Travel-Management-Unternehmens buchen, erheben Sie eine Fülle von aktuellen Daten, die es Ihnen als Travel Manager ermöglichen, den Überblick über Ihr Reiseprogramm zu behalten sowie Möglichkeiten für Einsparungen und zur Effizienzsteigerung zu identifizieren. Die Daten können Ihnen beispielsweise dabei helfen, wiederkehrende Probleme wie späte Buchungen und nicht richtlinienkonformes Verhalten zu erkennen, diese zusammen mit Ihren Reisenden zu beheben und so Ihren Geschäftsreiseansatz zu verbessern.

Eine Unternehmenskultur, die Synergien nutzt, und Reiserichtlinien, die von den Mitarbeitern mitgetragen werden, können Ihnen auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, wenn es um Personalbeschaffung und Mitarbeiterbindung geht.

Klare Richtlinien für Geschäftsreisen und benutzerfreundliche Funktionen, die diese berücksichtigen, ermutigen Ihre Mitarbeiter zu deren Einhaltung. Sie fühlen sich unterstützt und übernehmen Ihre Reisekultur. Laut Accenture haben führende Unternehmen erkannt, dass die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter ein neuer Faktor sind, um sich von Mitbewerben abzuheben.[2] Zu einer guten Mitarbeitererfahrung gehören auch die Vorgaben für Geschäftsreisen und deren Buchung. Stellen Sie deswegen sicher, dass potenzielle Bewerber wissen, dass das geschäftliche Reisen bei Ihnen positiv gesehen wird und unkompliziert ist.

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[1] Alexander Osterwalder, et al., Don’t Let Your Company Culture Just Happen, Harvard Business Review, 2016.

[2] Accenture Strategy, Employee Experience Reimagined, Accenture, 2017.