Unternehmen:

Kaspersky

Branche:

Cybersecurity

Kaspersky, ein globales Unternehmen für Internetsicherheit, tat sich schwer, seine Reiserichtlinien einheitlich festzulegen und umzusetzen. Die Geschäftsreisemanagement-Plattform und das Online Resource Center von Egencia ermöglichten es Kaspersky, eine stärkere globale und regionale Richtlinieneinhaltung zu erzielen sowie bessere Informationsmöglichkeiten und ein einheitliches Reiseprogramm zu schaffen.

Kaspersky zählt weltweit zu den herausragendsten Unternehmen für Internetsicherheit. Seine Travel Manager sind für ein Reiseprogramm von beträchtlichem Umfang zuständig. Das internationale Unternehmen hat weltweit Niederlassungen an mehr als 30 Standorten und unterstützt mehr als 400 Millionen Benutzer, davon 270.000 Unternehmenskunden.

Das Managen eines globalen Ökosystems dieser Größe führt dazu, dass viele Mitarbeiter von Kaspersky regelmäßig ins Ausland reisen. Dazu gehören auch Mitarbeiter vom Hauptsitz des Unternehmens in Moskau, die nach Nord- und Südamerika, Afrika, Asien und Europa reisen müssen. Mitarbeiter an verschiedenen lokalen Unternehmensstandorten sind ebenfalls auf regionale und internationale Geschäftsreisen angewiesen, um die weitreichenden Tätigkeiten des Unternehmens zu unterstützen.

Die Herausforderung: Eine einheitliche Richtlinieneinhaltung erreichen

Das Geschäftsreiseprogramm von Kaspersky basiert auf zwei Richtlinienebenen. Die globale Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens und legt die Höchstgrenze für Reisen, Unterkünfte und die Tagespauschale fest. Sie bestimmt, welche Ausgaben erstattet werden und welche nicht, wer einen Flug in der Business Class buchen kann und wer nicht, usw.

Bei der zweiten Ebene der Reiserichtlinie liegt der Fokus auf regionalen oder lokalen Richtlinien, die für bestimmte Regionen und Länder festgelegt sind. Diese Richtlinien spiegeln die regionalen Besonderheiten wider und berücksichtigen auch die kulturellen Unterschiede in den verschiedenen Teilen der Welt. Die lokalen Richtlinien beinhalten auch die Einhaltung der örtlichen rechtlichen und finanziellen Vorschriften. Die lokalen Reiserichtlinien gelten als strenger als die globale Richtlinie, da keine der lokalen Richtlinien mit der globalen Richtlinie in Konflikt stehen darf. Wenn also zum Beispiel in der globalen Richtlinie steht, dass etwas nicht gestattet ist, dann kann dies auch nach der lokalen Richtlinie nicht gestattet sein.

„Eines unserer Hauptanliegen für diesen dualen globalen/lokalen Ansatz ist es, eine gerechte Basis zu schaffen, bei der jeder das Gefühl hat, genau die gleichen Rechte wie die anderen zu haben“, sagte Irina Kostyukova, Leiterin der Abteilung für Geschäftsreisen bei Kaspersky.

„Wir möchten zudem ein hohes Maß an Konformität beibehalten, was nur dann möglich ist, wenn die Richtlinien so flexibel sind, dass lokale Anforderungen erfüllt werden können. Wenn wir keine globale Richtlinie hätten, würden lokale Richtlinien ggf. sehr stark voneinander abweichen – und das würde ins Chaos führen. Aber wenn wir nur eine globale Richtlinie hätten, könnten wir nicht alle speziellen lokalen Anforderungen abdecken. Aus meiner Sicht braucht ein multinationales Unternehmen beide Arten von Richtlinien.“

Die Herausforderung, vor der Kaspersky stand, war eine Vereinheitlichung der Richtlinienauslegung und -durchsetzung. Das Ziel von Kostyukova war es, die Reiserichtlinien so zu gestalten, dass sie klar, realistisch und einfach einzuhalten sein würden. Alle Mitarbeiter eines multinationalen Unternehmens sollten im Hinblick auf Geschäftsreisen (idealerweise) die gleichen Erfahrungen machen und den gleichen Service erhalten. Das war am Anfang jedoch nicht einfach umzusetzen, als das Unternehmen begann, seine Reiserichtlinien einzuführen. Die Richtlinieneinhaltung war ein Problem und bereitete Kostyukova Kopfschmerzen.

„Wenn Mitarbeiter aus unterschiedlichen Ländern in ein Hotel einchecken und feststellen, dass ihre Aufenthalte zu unterschiedlichen Preisen gebucht wurden, dann kann dies im Hinblick auf die Richtlinieneinhaltung diverse Probleme nach sich ziehen“, so Kostyukova.

„Das Gleiche gilt, wenn ein Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte bezahlen kann, während ein anderer mit seiner privaten Kreditkarte zahlen muss. Das sorgt für Unmut. Möglicherweise bucht der zweite Reisende beim nächsten Mal nicht mehr die Firmenrate.“

Das Problem der Uneinheitlichkeit zog eine Reihe weiterer Herausforderungen nach sich. Ein Problembereich bei Kaspersky lag bei der Kommunikation und Bereitstellung von Informationen im Hinblick auf Geschäftsreisen. Die Mitarbeiter des Unternehmens kannten oft gar nicht die genauen Richtliniendetails oder hatten sie vergessen. Die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Reiserichtlinie beruht zudem auf guten Beziehungen zu Travel Managern in den anderen Regionen.

„Es ist sehr wichtig, fast unumgänglich, stets offene und allumfassende Gespräche mit Travel Managern in unterschiedlichen Regionen zu führen. So wird sichergestellt, dass wir alle zusammen daran arbeiten, unseren Reisenden den sichersten und qualitativ hochwertigsten Service bieten zu können. Wir müssen verschiedene neue Ideen und die Vorgehensweise besprechen, wie wir mit problematischen Situationen umgehen.“

Lösung: Verbesserte Richtlinieneinhaltung mit klaren Aussagen zu den Reiserichtlinien

Um eine einheitliche Reiserichtlinie zu schaffen und gleichzeitig von den damit verbundenen Geschäftsergebnissen zu profitieren, schuf Kaspersky ein Intranetportal, das Informationen zu seiner globalen Reiserichtlinie enthielt, sodass sich Reisende die von ihnen benötigten Informationen heraussuchen konnten, um richtlinienkonform zu bleiben. Als Kaspersky sich der Aufgabe stellte, ein internationales Reiseprogramm zu schaffen, konnte das Unternehmen unsere Plattform nutzen, um die spezifischen Angaben zu seiner Reiserichtlinie hinzuzufügen, die erforderlich waren, um seine Anforderungen auf globaler und regionaler Ebene zu erfüllen.

Das Reiseprogramm von Kaspersky ermöglicht es seinen Angestellten nun, eine Reise zu buchen und dabei ganz einfach richtlinienkonform zu handeln. Im Rahmen des Programms werden so gut wie alle reisebezogenen Fragen beantwortet. Wenn ein Reisender sich nicht ganz sicher ist, wie er eine Reise oder einen Teil der Reise buchen sollte, findet er auf der internen Informationsplattform die gesuchte Antwort.

Die Plattform ist auf lokale Reisen ausgelegt. Dabei werden Reisenden in einer bestimmten Region auf der Grundlage der Bestimmungen von Kaspersky spezielle Hotelketten oder regionale Fluglinien angezeigt, die ihnen für ihre Reisen zur Verfügung stehen. Es besteht gleichzeitig auch eine globale Transparenz, denn über das Intranetportal kann ein Reisender aus einem Land sehen, welche Regelungen in einem anderen Land gelten – „und das fördert den Gemeinschaftssinn“, betonte Kostyukova.

Ergebnisse

Geschäftsreisende der Firma Kaspersky haben nun alle das gleiche Buchungserlebnis, ganz gleich, an welchem Standort sie sich befinden oder wohin sie reisen möchten. „Dies ist wichtig, nicht nur für das Buchungserlebnis, sondern für die komplette Reiseerfahrung“, so Kostyukova. 

Unsere Plattform hat Kaspersky eine Reihe von zusätzlichen Vorteilen eingebracht. Dazu zählt eine größere Anzahl an Genehmigungsanfragen für kombinierte Flug- und Hotelbuchungen, was eine verbesserte Richtlinieneinhaltung mit sich bringt, da mehr Reisende Hotels unter Einhaltung der globalen und lokalen Richtlinien buchen.

Die Plattform hat es dem Team von Kostyukova außerdem ermöglicht, seine Reiseanbieter zu konsolidieren. „Bei unserem Geschäftsreiseprogramm gilt das Prinzip: Weniger ist mehr. Wir sollten so wenig Serviceanbieter wie möglich für Flüge, Hotels, Taxis, Zahlungslösungen usw. nutzen.“

Diese Vorgehensweise ermöglicht es dem Unternehmen, von den besten Raten zu profitieren und einheitliche und einfache Prozesse für seine Reisenden anzuwenden. Es ist zudem einfacher, weltweit standardmäßige Servicelevel zu etablieren und Probleme zu lösen, wenn sie auftauchen.

Daten sind der rote Faden bei der Nutzung der Plattform von Kaspersky. „Ich bin ein großer Freund von Daten. Ich liebe es, damit zu arbeiten. Ich mag es, wie Zahlen einem etwas über die aktuelle Situation, die Entwicklung und die Tendenz verraten. Ich erstelle verschiedene Berichte anhand von Daten, wie etwa Berichte zur Richtlinieneinhaltung, globale Reiseberichte und vieles mehr. Solche Daten sind sehr hilfreich für mich.“

Durch die Zusammenarbeit mit Egencia war Kaspersky in der Lage, ein Reiseprogramm zu entwickeln und einzuführen, das seinen Anforderungen bezüglich einer einheitlichen Richtlinie nachkommt.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Egencia Sie bei Ihren Anforderungen hinsichtlich Geschäftsreisen unterstützen kann, dann kontaktieren Sie uns.