Reisekostenmanagement und der Weg zum Umsatzwachstum

Kombination verschiedener Wachstumsmöglichkeiten

In der Regel steht beim Reisekostenmanagement die Verwaltung der Reiseausgaben im Mittelpunkt. Doch einige Führungskräfte haben mittlerweile erkannt, dass Reisen auch wesentlich zum Umsatzwachstum beitragen. Geschäftsabschlüsse werden bei persönlichen Gesprächen erzielt. Die Wahrscheinlichkeit, potenzielle Kunden in tatsächliche Kunden zu verwandeln, ist höher, wenn Mitarbeiter reisen, um sie persönlich zu treffen, als wenn sie nur telefonisch mit ihnen Kontakt haben. Wahllose Kürzungen von Reisebudgets sind nicht im Interesse des Unternehmens. Die Herausforderung besteht darin, zu ermitteln, welche Reisen am stärksten zum Umsatzwachstum beitragen. Hierzu sind Daten und Analysen erforderlich.

Der Zusammenhang zwischen Reisen und Umsatz

Reisekürzungen sind eine verständliche Reaktion in einem Unternehmen, insbesondere dann, wenn ein Gewinnrückgang verzeichnet wird. Einerseits kann es vernünftig erscheinen, Reisen zu reduzieren und die Reisekosten zu senken, da ein Unternehmen auch dann funktionieren kann, wenn seine Mitarbeiter nicht unterwegs sind. Doch viele Chief Financial Officers (CFOs) und Chief Procurement Officers (CPOs) wissen auch, dass eine Einschränkung der Reisetätigkeit nicht immer das Beste für das Unternehmen ist.

Denken Sie einen Moment darüber nach, ob Sie bei einem Telefongespräch jemals einen Kunden gesehen haben, der auf seine Uhr geschaut oder ein Gähnen unterdrückt hat. Wahrscheinlich nicht. Bei einem persönlichen Treffen wüssten Sie, dass irgendetwas an dem Gespräch nicht richtig gelaufen ist. Wenn es Ihre Aufgabe ist, Umsätze zu erzielen, wissen Sie, dass es viele Situationen gibt, in denen ein persönlicher Kontakt von entscheidender Bedeutung ist. Eine persönliche Begegnung oder eine Konferenz ermöglicht es Ihnen nicht nur, subtile Signale wahrzunehmen, sondern zeigt auch, dass Sie genug Interesse an dem Kunden haben, um sich persönlich mit ihm zu treffen.

Mitarbeiter mit Kundenkontakt sind oftmals von Reisekostenbudgets abhängig, um Geschäfte abzuschließen und den Umsatz zu steigern. Daten belegen dies. In den USA lagen die Ausgaben für Geschäftsreisen im Jahr 2017 bei 317 Milliarden $ und die Unternehmensgewinne bei mehr als 6,8 Billionen $. Das zeigt, dass eine Investition in Reisen zu hohen Erträgen führen kann. Dies wird auch von früheren Studien der U.S. Travel Association bestätigt.

Oder betrachten Sie die Hotelbranche. Hotelbesitzer befürchteten, dass eine Zunahme der Zahl der webbasierten Meetings den Bedarf an persönlichen Treffen und Veranstaltungen verringern würde. Doch trotz der Verbesserungen der virtuellen Technologie legen Unternehmen nach wie vor großen Wert auf persönliche Begegnungen. Dies ist auch sinnvoll, denn die Konversionsraten sind bei persönlichen Gesprächen mit potenziellen Kunden deutlich höher.

Wie ein intelligentes Reisekostenmanagement das Wachstum unterstützt

CFOs und CPOs wissen, dass eine Umsatzgenerierung durch Reisen nicht dem Zufallsprinzip unterliegt. Es gibt im Geschäftsleben kein Gesetz, das besagt: „Buchen Sie die Reise, und das Geld wird fließen“. Wachstum und eine effektive Strategieumsetzung sind dann gegeben, wenn ein intelligentes Reisekostenmanagement vorhanden ist. Das Verständnis darüber, wann Reisen zu profitablen Geschäftsabschlüssen beitragen, unterstützt Sie bei Ihren Reiseausgaben und hilft dem Unternehmen.

Ein Zusammenhang zwischen Reisen und dem Unternehmenswachstum besteht auch im Falle einer physischen, geografischen Expansion. Ein bei einem Start-up-Unternehmen im Bildungssektor tätiger Egencia-Kunde hat festgestellt, dass das Unternehmen dank seines Reisekostenmanagements in der Lage war, auf kostengünstige Weise neue Standorte zu eröffnen. Die Eröffnung neuer Standorte kann für ein Unternehmen eine unerwartete Erhöhung der Reisekosten bedeuten. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass Mitarbeiter zwischen dem neuen und dem alten Standort pendeln müssen, um den neuen Standort aufzubauen und neue Mitarbeiter einzustellen. Außerdem kann es dazu kommen, dass Reisebuchungen am neuen Standort außerhalb der Kontrolle einer zentralen, richtlinienbasierten Reisemanagementstelle getätigt werden. Mithilfe der Egencia-Plattform war das Unternehmen in der Lage, die Reisekosten und die Einhaltung des Reiseprogramms nachzuverfolgen und neue Niederlassungen zu eröffnen, ohne dass die Reisebudgets überschritten wurden.

Umsatzwachstum muss mit Kostenkontrollen einhergehen, um zu einer Gewinnsteigerung zu führen. Wenn sowohl die Umsatzerlöse als auch die Ausgaben steigen, ist nicht unbedingt ein höherer Gewinn zu erwarten. Aus diesem Grund brauchen Unternehmen effiziente Reisemanagementprozesse. Reisen stellen die zweitgrößte kontrollierbare Ausgabe eines Unternehmens dar. Die Herausforderung besteht darin, die nötigen Kosteneinsparungen vorzunehmen, ohne die Erträge des Unternehmens zu schmälern. An dieser Stelle bieten Travel-Management-Partner und Technologien eine Lösung.

Das Geschäftsreisemanagement trägt zu Einsparungen von bis zu 20 Prozent bei den direkten Reisekosten und 65 Prozent bei den indirekten Kosten bei. Der Egencia-Kunde Nasdaq hat mithilfe einer Travel-Management-Plattform innerhalb von sechs Monaten Einsparungen in Höhe von 500.000 $ erzielt. Auch Sie könnten von solchen Einsparungen profitieren. Betrachten Sie die folgende potenzielle Einsparmöglichkeit: Die Unterkunft hat an den Reiseausgaben einen Anteil von 14 Prozent, doch die durchschnittliche Hotel-Attach-Rate (die Anzahl an Übernachtungen bei den gebuchten Hotels) liegt bei etwa 40 Prozent. Das bedeutet, dass 60 Prozent der Unterkunftskosten außerhalb der Unternehmensrichtlinie entstehen. Wenn Ihr Unternehmen Bruttoausgaben in Höhe von 14 Millionen $ für Unterkünfte tätigt, vergeben Sie damit rund 8 Millionen $.

Eine Zusammenarbeit mit dem richtigen Travel-Management-Unternehmen (TMC) kann die Hotel-Attach-Rate Jahr für Jahr erhöhen und Buchungen innerhalb des Programms besser sichtbar machen. So kann beispielsweise ein auf Technologie basierendes TMC automatisierte Echtzeit-Benachrichtigungen anbieten, die den Reiseverantwortlichen informieren, wenn Unterkünfte außerhalb der Richtlinie gebucht werden.

Die Rolle von Daten

Wenn es um die Ausschöpfung des Umsatzpotenzials des Reisekostenmanagements geht, spielen Daten eine wesentliche Rolle. Ein wichtiger Faktor ist die Effizienz, und mit einer detaillierten, automatisierten Berichterstellung zu den Reisedaten hat die Einkaufsabteilung einen besseren Überblick über die Reiseausgaben, ohne dass Mitarbeiter die Informationen stundenlang manuell eingeben müssen.

Die Details sind ebenfalls wichtig. Egencia Analytics Studio bietet einen konsolidierten, unternehmensweiten Überblick über die Reiseausgaben und die Programmeinhaltung. Dieses Tool erweckt den Inhalt eines Reiseprogramms zum Leben. Es bietet Travel Managern die Möglichkeit, Daten visuell zu untersuchen, verborgene Einblicke zu erhalten und neue Einsparquellen zu ermitteln. Auf diese Weise können sie die Ausgaben in den verschiedenen Reisekategorien – Flug, Hotel, Zug und Mietwagen – optimieren. Analytics Studio ermöglicht die Visualisierung der Auswirkungen von Vorausbuchungen im Zusammenhang mit der Richtlinie und der Art der Reise (z. B. Ausland, Inland, grenzüberschreitend).

Das Reisekostenmanagement ebnet den Weg zum Umsatzwachstum. Durch die Zusammenarbeit mit einem TMC und die Nutzung einer Travel-Management-Technologieplattform verfügen Sie über die Werkzeuge und Prozesse, um Ihre Reisen und Kosten innerhalb des Budgets und der Richtlinie zu halten. Dabei können Sie Ihr Augenmerk auf diejenigen Reiseausgaben richten, durch die Umsatz generiert wird.

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