Nutzung von Stärken beim Umgang mit Veränderungen

Travel Manager spricht mit Reisendem über das Veränderungsmanagement

Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC.

Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Die Reisenden in Ihrem Unternehmen haben sich an Reisen ohne ein Geschäftsreisemanagement und die damit verbundene Reiserichtlinie gewöhnt. Jetzt werden jedoch in beiden Bereichen erhebliche Veränderungen vorgenommen. Als Travel Manager sind Sie möglicherweise dafür verantwortlich, dass die logistische Umstellung reibungslos abläuft – und müssen gleichzeitig die Emotionen steuern, die diese Veränderungen bei Reisenden auslösen.

Als Travel Manager haben Sie einen enormen Einfluss auf das Leben von Geschäftsreisenden. Das Veränderungsmanagement ist eine hervorragende Möglichkeit, diesen Einfluss zu nutzen, um stärkere Beziehungen zu Ihrem Team aufzubauen.

Die folgenden drei Fragen sollen Sie bei einem effektiven Veränderungsmanagement und der Nutzung Ihrer Stärken unterstützen.

1) Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie bei dieser Umstellung ein gutes Gefühl haben?

Es empfiehlt sich, gemeinsam mit Ihrem neuen Travel-Management-Unternehmen (TMC) eine Strategie zu erarbeiten, um die Mitarbeiter, die von der Umstellung zu Managed Travel am stärksten betroffen sein werden, zu informieren und zu unterstützen. Denken Sie dabei auch an sich selbst.

Marta Hanson, von Gallup zertifizierter Stärken-Coach, bestätigt, dass Führungskräfte oftmals gelernt haben, ihre eigenen Bedürfnisse zugunsten des Unternehmens zurückzustellen. Hanson wendet dagegen einen anderen Ansatz an: Sie ermutigt Führungskräfte, bei der Planung ihre eigenen Prioritäten und Werte zu berücksichtigen.

Wenn Sie wissen, worauf Sie Wert legen und was Sie motiviert, und die persönlichen Hindernisse kennen, die Sie bei der Implementierung möglicherweise zu überwinden haben, sind Sie laut Hanson deutlich besser in der Lage, die Umstellung effektiv und mit einem guten Gefühl vorzunehmen.

Angenommen, Ihre Reisenden sind es gewohnt, ihre Geschäftsreisen über Sie zu buchen. Jetzt wechselt Ihr Unternehmen zu Egencia.

Für die Zusammenarbeit mit dem Egencia-Team bezüglich des Implementierungsplans empfiehlt Ihnen Hanson, folgende Überlegungen anzustellen: „Ich funktioniere am besten, wenn …“ und „Ich funktioniere am schlechtesten, wenn …“.

Vielleicht wissen Sie, dass Sie am besten arbeiten, wenn Sie verstehen, wie Ihre einzelnen Maßnahmen mit der Gesamtsituation zusammenhängen. In diesem Fall sollten Sie mithilfe eines Brainstormings erörtern, welche positiven Auswirkungen die Umstellung auf die Reisenden haben wird, für die Sie zuständig sind.

Wenn Sie wissen, dass es Ihnen in der Vergangenheit Schwierigkeiten bereitet hat, wenn Sie kein klares Verständnis aller Details hatten, können Sie auch eng mit Ihrem Account Manager von Egencia zusammenarbeiten, um die Einzelheiten zu erörtern. 

Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, um zu ermitteln, was Sie brauchen, um bei der Umstellung ein gutes Gefühl zu haben.

2) Wie können Sie andere Personen bei der Erfüllung ihrer Anforderungen unterstützen?

Für den nächsten Schritt schlägt Hanson vor, dass Sie andere Personen durch einen ähnlichen Erörterungsprozess führen.

Wenn es unwahrscheinlich ist, dass Sie mit jedem Reisenden Ihres Unternehmens ein Einzelgespräch führen, können Sie eine Umfrage durchführen, um besser zu verstehen, welche Bedenken Ihre Reisenden haben und worauf sie sich bei der neuen Plattform am meisten freuen.

Auf diese Weise können Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit einige umsetzbare Einblicke gewinnen.

Möglicherweise zeigt die Umfrage, dass die Reisenden Wert auf ihre Unabhängigkeit legen. In diesem Fall sollten Sie sich darauf konzentrieren, wie Reisende mithilfe der Egencia-Plattform Reisen selbst buchen und umbuchen können, ohne auf Ihre Genehmigung warten zu müssen.

Wenn sie dagegen Wert auf Richtlinienkonformität legen, können Sie darauf hinweisen, dass sie bei einer Buchung über die Plattform die Richtlinien auf jeden Fall einhalten. Sie riskieren nicht, eine Ausgabe zu tätigen, die später nicht genehmigt wird.

Bei wichtigen Reisenden oder Mitarbeitern, zu denen Sie eine persönliche Beziehung haben, sind Einzelgespräche sehr wirkungsvoll. Vielleicht sagen sie: „Ich mache mir Gedanken, weil ich als Vielreisender nicht am Entscheidungsprozess beteiligt war.“ 

Hanson schlägt vor, dass Sie etwas ausführlicher nachfragen, um zu verstehen, was der Kern ihrer Bedenken ist. Sie empfiehlt die offene Frage: „Können Sie das näher erläutern?“ Vielleicht erfahren Sie, dass sich der Reisende Gedanken darüber macht, dass seine Meinung nicht wertgeschätzt wird, oder dass er sich unsicher fühlt, weil er das neue System nicht so gut kennt wie das alte.

Sie haben bessere Möglichkeiten, ihm seine Sorgen zu nehmen, wenn Sie die zugrunde liegenden Bedenken besser verstehen. 

Wenn Sie bereits darüber nachgedacht haben, was Ihnen bezüglich des Prozesses wichtig ist, sind Sie darauf vorbereitet, Ihren Reisenden zu versichern, dass sich die Veränderung lohnt. Anschließend können Sie und das Egencia-Team sie Schritt für Schritt durch die Umstellung führen.

3) Wie sieht die Implementierungsstrategie aus?

Während sich die ersten beiden Fragen auf die menschliche Seite des Prozesses konzentrieren, geht es bei der dritten Frage darum, um welche logistischen Aspekte Sie sich kümmern müssen und wie Sie dabei Ihre Stärken nutzen können. Hanson empfiehlt ihren Klienten, über die folgenden Fragen nachzudenken:

  • Was weiß ich darüber, wie ich am besten arbeite? 
  • Wo rechne ich mit Hindernissen?
  • Welche Kontrollmechanismen würden mir dabei helfen, auf Kurs zu bleiben?

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie sie in die Strategie integrieren.

Vielleicht können Sie ohne Ihren Kalender nicht leben. Dann wird Ihnen die detaillierte Erfassung des Umstellungszeitrahmens in Ihrem Zeitplan dabei helfen, auf Kurs zu bleiben.

Wenn Ihnen dagegen Beziehungen wichtig sind, könnte Ihnen die Einführung einer wöchentlichen Besprechung mit Kollegen dabei helfen, den Prozess und die Planung im Griff zu behalten.

Hanson ermutigt ihre Klienten, sich darüber bewusst zu werden, wie sie naturgemäß an Probleme und Lösungen herangehen. Das hilft ihnen dabei, den besonderen Wert zu erkennen, den sie der jeweiligen Situation verleihen.

„Bei der stärkenbasierten Führung geht es darum, uns stärker über unsere Motivation und angeborenen Talente bewusst zu werden – und in der Lage zu sein, sie strategischer zu nutzen“, erklärt Hanson.

Menschen sind keine Roboter. Deshalb ist das Veränderungsmanagement potenziell mit Emotionen verbunden. Hanson sagt dazu Folgendes: „Wenn wir Anpassungen vornehmen müssen, schafft der stärkenbasierte Ansatz ein Bewusstsein für die menschliche Komponente“, wodurch sich der Prozess des Veränderungsmanagements wahrscheinlich effektiver gestaltet. 

Sind Sie bereit, das Travel Management Ihres Unternehmens zu verändern? Dann lesen Sie den Implementierungsbericht mit unseren zehn wichtigsten Tipps.