Nasdaq Fallstudie: Eine halbe Million Dollar bei Reisekosten eingespart

Finance company - Business travel compliance - Online booking tool

Nasdaq ist das größte Börsenunternehmen der Welt und stellt Handelsdienstleistungen und Lösungen zur Kapitalbeschaffung für rund 3.600 Unternehmen rund um den Globus bereit. Die Technologie von Nasdaq unterstützt die Transaktionen von mehr als 70 Börsen, Clearinghäusern und Zentralverwahrern in mehr als 50 Ländern.

Wie bei vielen anderen großen internationalen Unternehmen haben die unterschiedlichen Buchungsgewohnheiten der Reisenden, eine ungeregelte Reisepolitik und die geringe Reisekostentransparenz auch bei Nasdaq zu einem extrem komplexen und schwer zu handhabenden Reiseprogramm mit hohen Kosten geführt. Daher wurde nach einer einfachen Lösung gesucht, die Zeit- und Kostenersparnisse erreichen könnte.

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Kennzahlen:

  • Kosteneinsparungen in Höhe von 500.000 $
  • Steigerung der Online-Buchungsrate von 30% auf 61%

”Durch Egencia haben wir aufschlussreiche Einblicke in unsere Reisekosten gewonnen, wodurch wir Möglichkeiten für Kosteneinsparungen identifizieren und in Echtzeit darauf reagieren können. 

Der Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen von Egencia nahm den Druck der Richtlinienkonformität vom Travel-Management-Team und übertrug diesen auf die Verantwortlichen, nämlich auf die Reisenden und ihre Manager.“, Global Head of Procurement bei Nasdaq

Die Herausforderung

Geringe Akzeptanz, wenig Transparenz, hohe Kosten

Im Unternehmen wurden die unterschiedlichsten Lösungen für Online- und Offline-Buchungen verwendet. Es war sehr mühsam, sich eine genaue Vorstellung von den Reisegewohnheiten und -kosten innerhalb des gesamten Unternehmens zu machen. Zu dieser geringen Transparenz kam hinzu, dass die Nasdaq-Reisenden zumeist offline buchten. Dadurch machten die Gebühren für das Reisemanagement 7% der gesamten Reiseausgaben aus – und dies im Vergleich zum Branchendurchschnitt von 3–5%. Nasdaq wollte daher mit einem Travel-Management-Unternehmen zusammenarbeiten, das sofort einen genauen Überblick über die Reisekosten des Unternehmens bieten könnte. Außerdem sollte der neue Partner effektiv dabei unterstützen, die Reiserichtlinie zu überwachen, die Gebühren für das Geschäftsreisemanagement zu senken und den Reisenden und Reisekoordinatoren einen nahtlosen Übergang zur neuen Richtlinie zu ermöglichen.

Reibungslose Einführung einer neuen globalen Reiserichtlinie

Nasdaq wünschte sich einen grundlegenden Change-Management-Prozess für Reisende und Reisekoordinatoren, der von Offline- zu Online-Buchungen führen sollte, wobei bei Bedarf weiterhin die Möglichkeit der Unterstützung durch ein Callcenter gegeben sein sollte. Zur erfolgreichen Umsetzung ihrer neuen unternehmensweiten Reiserichtlinie benötigte Nasdaq einen Partner, der den Reisenden ein positives, produktives Reiseerlebnis ermöglichen könnte.

Die Lösung

Nahtloser Übergang und Zufriedenheit der Reisenden

Die Nasdaq-Reisenden wurden gebeten, ihr Verhalten beim Planen, Buchen und Verwalten ihrer Reisen grundlegend zu ändern. Die intuitive Handhabung der Online-Plattform von Egencia in Kombination mit einer hervorragenden Unterstützung durch die Egencia-Mitarbeiter ermöglichte einen nahtlosen Übergang zum neuen Programm. Tatsächlich gaben 90% der befragten Reisenden an, dass sie Egencia mit großer Wahrscheinlichkeit einem Freund oder Kollegen empfehlen würden. Dabei lag ihre allgemeine Zufriedenheit bei 100%.

Höhere Compliance und optimierte Genehmigungsprozesse

Mithilfe der Egencia-Lösung konnten Nasdaqs Travel Manager die neue Reiserichtlinie umsetzen und die Reisenden bei ihren Buchungen ganz leicht zu richtlinienkonformen Optionen hinführen. Dank der Möglichkeit, die Richtlinie nach Bedarf anzupassen, waren sie in der Lage, schnell auf Trends und Gelegenheiten zu Kosteneinsparungen reagieren.

Außerdem wurde ein Prozess zu Genehmigungen vor der Reise eingeführt. Der Übergang von der freien Buchung durch einfaches Anrufen eines Reiseberaters hin zur Online-Buchung mit zuvor erteilter Reisegenehmigung stellte für die Reisenden von Nasdaq eine erhebliche Veränderung dar. Dank der flexiblen, automatisierten Optionen für das Genehmigungsmanagement von Egencia erfolgte der Prozess nahtlos, sowohl für die Nasdaq-Reisenden als auch für die Genehmiger.

Kosteneinsparungen und -Management

Bereits sechs Monate nach Beginn der Zusammenarbeit mit Egencia konnte Nasdaq Kosteneinsparungen in Höhe von 500.000 $ erzielen (was einer Kostensenkung von 32% entspricht). Außerdem hat sich die Online-Buchungsrate von 30% auf 61% gesteigert und die für die Verwaltung des Reiseprogramms aufgewendete Zeit wurde auf 50 Wochenstunden begrenzt.

Diese Ergebnisse übertrafen bei Weitem die ursprünglichen Ziele von Nasdaq, die zu Beginn der Suche nach einem Travel-Management-Unternehmen gesteckt wurden. Damals wurden vor allem eine größere Ausgabentransparenz, eine Senkung der Gesamtkosten, flexible und anpassbare Steuerungsmöglichkeiten für die Richtlinie und ein hervorragender Kundenservice für die Reisenden als Anforderungen an den gesuchten Partner im Geschäftsreisemanagement definiert.

2018 ist es Nasdaq gelungen, die Online-Buchungsrate auf 85% anzuheben. Zudem war das Unternehmen in der Lage, bessere Tarife mit Flug- und Hotelpartnern auszuhandeln.

Nasdaq vertraut bei seinen Reisekosten auf die umfassenden Einblicke von Egencia, um schnell auf neue Trends reagieren und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen nutzen zu können.