Mehr als eine RFP: Die moderne Art, Reisen einzukaufen

Modernisieren Sie Ihren Einkaufsprozess für Geschäftsreisen.

Von Dan Godsell, global sales

Es ist eine anerkannte Tatsache, dass das Tempo der Veränderungen in der weltweiten Wirtschaft immer schneller wird. Die Kunden haben immer höhere Erwartungen, und Unternehmen müssen immer innovativer werden, um die Kundenerfahrungen zu verbessern. Unternehmen müssen agil, flexibel und anpassungsfähig sein. Das erfordert eine regelmäßige Aktualisierung der Prozesse.

Wenn sich in einem Umfeld eines immer schnelleren Wandels die Bedeutung einer bestimmten Funktion nicht in den entsprechenden Prozessen widerspiegelt, kommt es zu Problemen. Was passiert beispielsweise, wenn etwas, das bislang als alltägliche Ware betrachtet wurde, plötzlich eine strategische Überlegung darstellt? Die Anpassung herkömmlicher Einkaufspraktiken und -tools kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Das hat Auswirkungen für das Unternehmen. Geschäftsreisen sind Teil dieser sich verändernden Landschaft, und ich möchte diese Dynamik aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.

Denken Sie an Autobatterien – ja, Sie haben richtig gelesen, Autobatterien (bitte verzeihen Sie meinen Exkurs). Autobatterien waren wichtig, weil Autohersteller sie regelmäßig für Verbrennungsmotoren benötigten. Aber wurden die Batterien als strategischer Bestandteil der Lieferkette betrachtet? Wahrscheinlich nicht. Beim Einkauf einer Batterie spielten zweifellos die Kosten eine entscheidende Rolle. Doch die Technologie, Bedenken im Hinblick auf Emissionen und der Wettbewerb durch neue Marktteilnehmer auf einem sehr traditionellen Markt haben dazu geführt, dass die Batterie einen anderen Status eingenommen hat. Der Umstieg auf Elektrofahrzeuge, der derzeit weltweit zunimmt, führt dazu, dass sich der Status der Batterie als alltägliche Ware drastisch verändert, und Unternehmen wie Tesla bauen heutzutage ein ganzes Geschäftsmodell rund um Autobatterien auf.

Oder denken Sie daran, wie sich Arbeitsplätze im Rahmen der Wissensökonomie weiterentwickelt haben. Vor nicht allzu langer Zeit arbeiteten viele von uns in einer Zelle im Großraumbüro. Die Kosten eines Arbeitsplatzes ließen sich ganz einfach berechnen, indem die Quadratmeterzahl durch die Anzahl der Mitarbeiter dividiert wurde, und sie konnten mithilfe dieser dünnen, billigen Trennwände auf ein Minimum reduziert werden. Heutzutage macht man sich viele Gedanken darüber, diese Flächen so zu gestalten, dass sie über verschiedene Bereiche für Interaktion und Zusammenarbeit verfügen. Arbeitsplätze sind nicht einfach nur zerstückelte Flächen, sondern bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kultur zu definieren, Innovationen voranzutreiben und Mitarbeitererfahrungen zu prägen. Unternehmen investieren in ein durchdachtes Design, nicht in einen Lastwagen voller Trennwände.

Solche Veränderungen der Bedeutung einer Ware oder Dienstleistung werden im Zuge des immer schnelleren Wandels in der globalen Wirtschaft immer häufiger zu beobachten sein. Kaum jemand würde bestreiten, dass der Einkaufsprozess bei einer Batterie für ein vollständig elektronisch betriebenes Fahrzeug genauso aussehen sollte wie bei einer Batterie, die zum Starten eines Verbrennungsmotors benötigt wird. Diese Diskrepanz lässt sich einfacher anhand eines greifbaren Gegenstandes im Vergleich zu Dienstleistungen wie Geschäftsreisen aufzeigen. Herkömmliche Einkaufspraktiken – bei denen oftmals eine Ausschreibung (RFP) im Mittelpunkt steht – halten mit dieser Veränderung der Rolle von Geschäftsreisen für den Unternehmenserfolg nicht Schritt.

Neue Reiseoptionen

Die größte Veränderung im Bereich der Geschäftsreisen wurde interessanterweise von einer Revolution bei den Privatreisen ausgelöst. Unsere Muttergesellschaft, die Expedia Group, war einer der Hauptakteure dieses Wandels.

Unzählige Tools, Anwendungen, Optionen und Möglichkeiten zum Vergleich von Flug- und Hotelkosten, Standorten und Ausstattungsmerkmalen haben die Welt der Privatreisen verändert. Für Geschäftsreisen bedeutete das, dass die Mitarbeiter anspruchsvoller wurden und höhere Erwartungen hatten, wie eine moderne Geschäftsreiseerfahrung auszusehen hat. Für Unternehmen stellte es zudem eine Herausforderung dar, dafür zu sorgen, dass sich diese anspruchsvollen Mitarbeiter an die Reiserichtlinien halten.

Beim Einkauf von Reisedienstleistungen können die greifbaren Bestandteile dieser Veränderung berücksichtigt werden: Preise, Prozentsatz der Richtlinieneinhaltung und so weiter. Allerdings gehen Reisen heutzutage auch mit weniger greifbaren betrieblichen Aspekten einher. Gute Reiseerfahrungen wirken sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus – eine Kennzahl, die oftmals intern von der Unternehmensleitung ermittelt wird. Eine gute Reiserichtlinie kann als Tool zur Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern genutzt werden. Geschäftsreisen können den Umsatz eines Unternehmens ankurbeln. Und vieles mehr.

Es ist schwierig, all diese nicht greifbaren Aspekte in einer RFP/RFI zu erfassen. Nach meiner Erfahrung lassen sie sich in drei grundlegende Kategorien unterteilen:

  • Beginn eines Prozesses: Es wird ein breites Netz ausgeworfen, und die Optionen werden mithilfe einer standardisierten Liste beurteilt. Die potenziellen Anbieter werden geprüft, und es wird eine Favoritenliste für weitere Recherchen und Diskussionen erstellt.
  • Ende eines Prozesses: Der Großteil der Entscheidungsfindung hat bereits stattgefunden. Die RFP ist ein Überprüfungsprozess, der die Verhandlungen zu den letzten Details einleitet.
  • Die RFP ist der Prozess: Der Anbieter nimmt daran teil und wartet ab, was passiert.

Jeder dieser Prozesse hat seine Vorteile, und in vielen Unternehmen haben sich diese Standardpraktiken schon seit einiger Zeit nicht mehr geändert. Bei denjenigen, die immer noch den traditionellen Ausschreibungsprozess anwenden, wird es für differenzierte Anbieter immer schwieriger, zu erkennen, wo sie einen Mehrwert bieten können. In vielen Fällen führt das dazu, dass kein Angebot abgegeben wird. Das bedeutet nicht, dass wir auf Ihren Auftrag keinen Wert legen. Wir müssen jedoch sorgfältiger prüfen, ob unsere Zusammenarbeit zu Ihren Anforderungen passt.

Einkauf von Reisedienstleistungen: Von einer Ware zu einer strategischen Partnerschaft

Bei der Verbesserung des Einkaufs von Reisedienstleistungen geht es um mehr als nur um die Neupositionierung der RFP innerhalb des Prozesses. Die einzige Möglichkeit, sowohl die nicht greifbaren Aspekte als auch die Punkte auf der Checkliste zu verstehen, besteht darin, mit den Menschen zu sprechen, auch wenn Sie in nächster Zeit keinen Anbieterwechsel anstreben. Wenn Travel Manager und Einkaufsmitarbeiter wissen, welche Anbieter es auf dem Markt gibt und wie deren Angebot aussieht, sind sie deutlich besser vorbereitet, wenn es darum geht, den richtigen Anbieter zu finden, wenn sie zu einer Veränderung bereit sind.

Wir möchten mit Ihnen in Dialog treten, um etwas über Ihre Unternehmenskultur zu erfahren. Kennen sich Ihre Reisenden mit der Technologie aus? Was sind ihre Erwartungen? Betrachtet Ihre Unternehmensleitung Geschäftsreisen als Investition oder als Kosten, die es zu minimieren gilt? Was sind die übergeordneten Ziele und die Vision Ihres Unternehmens, die Sie mit dem Reiseprogramm abstimmen müssen? Möchten Sie diese mit Ihrem Reiseprogramm abstimmen? Diese Fragen gehen über eine Checkliste hinaus, doch die Antworten können enorme Auswirkungen auf die Kosten und die Effizienz haben.

Eine der wichtigsten Diskussionen, die wir führen können, ist folgende: Werden Ihre Reisenden mit unserer Plattform zufrieden sein? Die Antwort auf diese Frage gibt Aufschluss darüber, ob sich die Reisenden an die Richtlinie halten werden und ob es langfristig Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen gibt.

Für ein wirklich erfolgreiches Geschäftsreisemanagement ist eine Partnerschaft erforderlich, und es kann einige Zeit dauern, bis man den richtigen Partner gefunden hat. In einer aktuellen Erfolgsgeschichte haben wir uns im Laufe von mehreren Monaten viele Male mit einem potenziellen Kunden getroffen, um seine Anforderungen zu verstehen und um zu erörtern, ob wir ihm weiterhelfen können. Für diesen Kunden ging es um mehr als um Veränderungsmanagement und den ROI – er stand vor der strategischen Entscheidung, sein Reiseprogramm so weiterzuentwickeln, dass es besser zu den Unternehmenszielen passt. Die Investition in diese Diskussionen hat den Angebots- und Veränderungsmanagementprozess deutlich einfacher gestaltet.

Das alles führt zu der Frage: Wie passen wir die Einkaufspraktiken an, um Geschäftsreisen (oder die Reisekosten) in diesem digitalen Zeitalter effektiver zu verwalten, kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen und bessere strategische Entscheidungen zu treffen? Mein bescheidener Vorschlag lautet, dass der erste Schritt darin bestehen sollte, Ihre Unternehmensziele und die Ziele Ihres Reiseprogramms möglichst eng aufeinander abzustimmen.

Weitere Informationen zu unserem modernen Ansatz zum Einkauf von Geschäftsreisedienstleistungen finden Sie in unserem Whitepaper.