Ist Ihr Genehmigungsprozess auf dem neuesten Stand?

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Von Natasha Samuel, senior Product Marketing Manager, und Kriti Agarwal, senior Product Manager

Früher waren Geschäftsreiserichtlinien strikt, regelbasiert und unflexibel. Heutzutage basieren Reiserichtlinien glücklicherweise auf der Zufriedenheit der Reisenden und einem besseren Verständnis für den Zusammenhang zwischen zufriedenen Reisenden und Produktivität und Loyalität.

Das wirft folgende Frage auf: Muss der Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen ebenfalls aktualisiert werden? Daten von Egencia zeigen, dass im Durchschnitt 19 Prozent der Buchungen zur Genehmigung weitergeleitet werden. Von diesen Buchungen wird nur 1 Prozent vom Genehmiger abgelehnt. In der Realität ist der Genehmiger in denen meisten Fällen bereits über die geplante Reise informiert und es ist sehr unwahrscheinlich, dass er eine Anfrage ablehnt.

In vielen Unternehmen ist ein formeller Genehmigungsprozess nach wie vor notwendig. Doch das bedeutet nicht, dass dieser nicht genauso aufgeklärt und auf den Reisenden fokussiert sein kann wie moderne Reiserichtlinien.

Wir haben einige reale Kundenbeispiele – und Egencia-Daten – für Sie zusammengestellt, um Sie bei der Optimierung Ihres Genehmigungsprozesses bei Geschäftsreisen zu unterstützen.

  1. Entwicklung eines Verständnisses für die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen über einen Genehmigungsprozess verfügen. Diese Gründe reichen von budgetbasierten Genehmigungen und dem Projektmanagement bis hin zu Auditzwecken und kundenbezogenen Reisen (deren Kosten später zurückerstattet werden).

In unseren Gesprächen mit Neukunden haben wir die Erfahrung gemacht, dass als häufigster Grund für einen Genehmigungsprozess „Transparenz“ genannt wird. Bei näherer Betrachtung stellt man fest, dass das einfach bedeutet, dass der Vorgesetzte Transparenz bezüglich der Reise des Mitarbeiters hat – doch was muss sonst noch beachtet werden?

Wir haben die wichtigsten Anforderungen eingegrenzt, die Reisende, Genehmiger und Reiseprogrammverantwortliche an den Genehmigungsprozess stellen.

  • Reisende wünschen sich einen klaren, automatisierten Genehmigungsprozess, der unabhängig von der Art ihrer Buchung (online, per App oder über einen Reiseberater) ist. Der Prozess sollte bei einer Buchung per App nicht anders aussehen als bei einer Buchung über einen Reiseberater.
  • Genehmiger möchten bei der Genehmigung oder Ablehnung einer Reise informierte Entscheidungen treffen. Geben Sie ihnen vorab die Informationen, die sie für eine informierte Entscheidung brauchen.
  • Mitarbeiter, die für die tagtägliche Reiseverwaltung zuständig sind, wünschen sich effiziente und flexible Self-Service-Tools, mit denen sie die Genehmigungsprozesse bei Bedarf sofort anpassen können.
  1. Beurteilung der Auswirkungen

Überlegen Sie sich, wer Ihre Genehmiger sind, wo sie sich befinden und wie sie heute Reisen genehmigen.  Das gibt Ihnen einen klaren Hinweis auf das erforderliche Veränderungsmanagement, bevor Sie einen neuen Prozess einführen oder mit einem neuen Travel-Management-Unternehmen (TMC) zusammenarbeiten.

  1. Einholung einer zweiten, neutralen Meinung

Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, dass Sie mit Ihrem TMC zusammenarbeiten, um die verfügbaren Optionen zu kennen, bevor Sie einen Genehmigungsprozess einführen. Mit seinen Erfahrungen und seinem Wissen kann ein TMC Ihren Prozess so unterstützen, dass sich keine negativen Auswirkungen für Ihre Mitarbeiter ergeben.

Im Folgenden werden einige reale Beispiele vorgestellt, mit denen wir persönlich zu tun hatten und bei denen die Mitwirkung von Egencia zu zwei sehr unterschiedlichen Ergebnissen geführt hat.

  • Unternehmen A wollte, dass alle Genehmigungsanfragen von allen Reisenden an eine zentrale E-Mail-Adresse gesendet werden. Der Posteingang sollte von einem Reisekoordinator überwacht werden, der bezüglich der Anfragen jedoch nicht tätig werden sollte.

Unser Urteil: Wenn sich niemand die Genehmigungsanfrage ansieht, worin besteht dann der Sinn?  Eine Abschreckungstaktik sorgt nicht dafür, dass sich Reisende stärker an die Unternehmensrichtlinien halten.  Der Kunde hat sich gegen einen Genehmigungsprozess entschieden und verlässt sich stattdessen auf eine sinnvolle Richtlinie mit einer integrierten Berichtsfunktion, um mit Richtlinienverstößen umzugehen.

  • Unternehmen B wünschte sich drei Genehmigungsstufen für seine weltweit mehr als 3.000 Reisenden. Eine weitere Komplikation bestand darin, dass sich die Genehmiger (pro Reisendem drei an der Zahl) in verschiedenen Ländern, ja sogar auf verschiedenen Kontinenten befanden.

Unser Urteil: Sie möchten wissen, was ich diesem Kunden empfohlen habe? Tun Sie es nicht. 3.000 Reisende und ihre Genehmiger über den Prozess aufzuklären und dies mit sich ständig ändernden Verfügbarkeiten und schwankenden Preisen in Einklang zu bringen, wäre schlichtweg ein Ding der Unmöglichkeit.

In diesem Fall hat der Kunde tatsächlich drei Genehmigungsstufen eingeführt. Innerhalb einer Woche nach Einführung des neuen Genehmigungsprozesses wurde dieser vom Führungsteam komplett abgeschafft. Seitdem ist ein einziger Vorgesetzter für die Genehmigung von Reisen zuständig, die nicht der Richtlinie entsprechen. Der dreistufige Genehmigungsprozess für jede einzelne Buchung wurde gestrichen.

  1. Entwicklung eines Verständnisses für die Kultur und bessere Richtlinieneinhaltung

Änderungen bezüglich der Richtlinie, des Genehmigungsprozesses und der Auswahl des TMC werden oftmals in einem Land beschlossen und anschließend in vielen weiteren Ländern angeordnet. Die Unterstützung durch alle Länder sorgt für eine bessere Richtlinieneinhaltung und reduziert den Unmut, um den Sie, der Reiseprogrammverantwortliche, sich kümmern müssen.

  1. Es wurde erstmals ein Genehmigungsprozess eingeführt und Sie machen sich Sorgen wegen der Reaktionsfreudigkeit der Genehmiger?

Wenn ein Unternehmen beschließt, einen Genehmigungsprozess für Reisen einzuführen, ist eine häufige Sorge, dass die Genehmiger die Reise nicht rechtzeitig genehmigen oder ablehnen.

Wenn Reisende auf einer Reiseplattform mit Live-Verfügbarkeit buchen, besteht immer ein Risiko, dass sich der Preis ändert und Zimmer ausgebucht sind. Daher ist ein schneller Genehmigungsprozess unerlässlich. Kommt dann noch ein globaler Kontext hinzu, macht sich schnell Panik breit. Während sich der Reisende in London befindet, sitzt der Genehmiger vielleicht in Sydney. Wie gehen Sie mit der Herausforderung unterschiedlicher Zeitzonen um, insbesondere bei kurzfristigen Buchungen?

Keine Panik. Unsere Daten zeigen, dass Genehmiger schnell auf Anfragen reagieren: 70 Prozent der Genehmigungsanfragen werden innerhalb einer Stunde und 90 Prozent innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.*

  1. Kommunizieren, schulen und informieren

Der Wechsel von einer nur schwach ausgeprägten Online-Buchungsumgebung oder einem Unternehmen ohne automatisierte Genehmigung zu einem neuen Prozess ist eine Herausforderung. Unterschätzen Sie nicht, wie schwierig es ist, Änderungen der Kultur und des Verhaltens herbeizuführen. Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass alle Beteiligten über den Prozess und ihre Verantwortlichkeiten informiert sind, bevor Sie einen neuen automatisierten Genehmigungsprozess einführen.

  1. Transparent sein

Reisende betrachten Genehmigungen als etwas, das ihnen vom TCM aufgezwungen wird. Nennen Sie Ihren Reisenden die Gründe für einen Genehmigungsprozess und erläutern Sie ihnen die erwarteten Ergebnisse.

  1. Entwicklung eines Verständnisses für die Möglichkeiten und Grenzen Ihrer Reiseplattform

Wenn Sie zum ersten Mal einen Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen einführen, Ihr TMC wechseln oder einfach Ihre Geschäftsprozesse überarbeiten, sollten Sie mit Ihrem TMC zusammenarbeiten, um zu ermitteln, welche Schritte unterstützt werden können.

  1. Automatisierung

Wir leben in einer immer stärker automatisierten Welt, und Sie möchten vielleicht innerhalb Ihrer Geschäftsreisemanagement-Plattform die Verwaltung der Reisendenprofile automatisieren. Das kann mithilfe eines Feeds in Ihrem Personalsystem erfolgen. Wenn Sie beabsichtigen, Mitarbeiterprofile mit einem HR-Feed zu automatisieren, überprüfen Sie, dass Ihre Mitarbeiterdatenbank ermitteln kann, welche Genehmiger mit welchen Reisenden verknüpft sind.

  1. Einfachheit siegt

Ist mehr als ein Genehmiger pro Reise erforderlich? Weniger als 10 Prozent unserer Kunden haben einen Prozess mit mehr als einer Genehmigungsstufe.

Es ist unwahrscheinlich, dass die Genehmigung von Geschäftsreisen komplett aus Reiseprogrammen verschwindet. Doch im Zuge der immer entspannteren Richtlinien, bei denen der Reisende im Mittelpunkt steht, sind strikte, komplexe Genehmigungsprozesse auf dem Rückmarsch.

Geschäftsreisen unterstützten das Unternehmenswachstum. Und die Erfahrung hat uns gezeigt, dass es extrem selten ist, dass ein Unternehmen Geschäftsreisen verhindern möchte.

Unsere Empfehlung bezüglich der Einführung eines Genehmigungsprozesses für Geschäftsreisen? Arbeiten Sie eng mit dem Account Manager und dem Implementierungsteam Ihres TMC zusammen, um wirklich zu verstehen, wie der Genehmigungsprozess nach der Einführung funktioniert. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorteile eines Prozesses klar definieren können, und überlegen Sie, ob sich dadurch Ihre Geschäftsergebnisse und die Zufriedenheit der Reisenden insgesamt verbessern.

*Basierend auf Kundendaten von Egencia – Reisegenehmigungen für Flug-, Hotel-, Mietwagen- und Zugtransaktionen 2018