Veröffentlicht: 02 Juli 2020

Rund um die Welt bereiten sich Reisende darauf vor, nach dem Coronavirus (COVID-19) wieder auf Reisen zu gehen. Daher wird das Reisekostenmanagement für Unternehmen wichtiger denn je. Die Zusammenarbeit mit dem richtigen Travel-Management-Unternehmen (TMC) kann Sie dabei unterstützen, Einsparungsmöglichkeiten zu erkennen. Sie erhalten hilfreiche Einblicke in Ihre Reisedaten, eine leistungsstarke Reisetechnologie, mit der Sie die Benutzererfahrung verbessern können, und profitieren von einem umfangreichen Online- und Offline-Support.

Im Hinblick auf das Reisekostenmanagement sollte die Zusammenarbeit mit einem TMC mit hohen Online-Buchungsraten besondere Priorität haben, da dies zu erheblichen Einsparungen bei Zeit und Geld beitragen kann. Der erste Schritt zu hohen Buchungsraten: Stellen Sie Ihren Reisenden ein Buchungstool zur Verfügung, mit dem sie gerne arbeiten und das sie immer wieder nutzen.  Für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Reiseprogramms ist es ebenso wichtig, auf das Feedback von Geschäftsreisenden zu hören und darauf einzugehen.

Einsparungen durch hohe Buchungsraten bei der Umpqua Bank und Nasdaq

Wir wissen, dass ein nicht verwaltetes Reiseprogramm einen erhöhten Zeit- und Geldaufwand für Geschäftsreisen mit sich bringt.  Ein verwaltetes Reiseprogramm ist jedoch nur so gut wie seine Buchungsrate – Ihr Team muss das Reisebuchungstool verwenden, damit der größtmögliche Ertrag für Ihr Unternehmen erzielt wird. 

Das Tolle an Egencia ist, dass sie uns zu einem höheren Return on Investment verholfen haben – und das bei einer günstigen Gebührenstruktur. So machen sich unsere Einsparungen beim Management ungenutzter Tickets bezahlt. Das ist einfach großartig. Nur wenn Reisende das Tool eines Unternehmens auch gern verwenden, ist die Online-Buchungsrate hoch. Dazu braucht man ein Tool, das Reisende tatsächlich gerne nutzen.”

— JJ Giachetti, Corporate Travel Manager bei der Umpqua Bank

Da unser digitales Geschäftsreisetool auf jedem Gerät funktioniert, können Reisende ihre Pläne auch unterwegs ändern, ohne sich andere Buchungsmöglichkeiten zu suchen. Dadurch ist es einfacher, eine höhere Buchungsrate zu erreichen. Von unseren Kunden wissen wir, dass eine höhere Buchungsrate schlussendlich zu unternehmensweiten Einsparungen führt.

Sechs Monate nach Beginn der Zusammenarbeit mit Egencia konnte Nasdaq Kosteneinsparungen in Höhe von 500.000 Dollar verzeichnen (was einer Kostensenkung von 32 % entspricht). Außerdem erhöhte sich die Online-Buchungsrate von 30 % auf 61 % und die für die Verwaltung des Reiseprogramms aufgewendete Zeit sank um 50 Wochenstunden.

— Fallstudie Nasdaq

Eine hohe Online-Buchungsrate bedeutet auch, dass Ihre Reisenden alle Initiativen zur Kosteneinsparung sehen, die Sie in Ihr Programm und Ihre Geschäftsreiserichtlinien eingebaut haben – und diese mit höherer Wahrscheinlichkeit befolgen. Vielleicht gelten in Ihrem Unternehmen beispielsweise Ausgabenobergrenzen bei Flugtarifklassen. Möglicherweise nutzt Ihr Unternehmen auch Angebote mit Inklusivleistungen und Technologie zum Finden von Einsparpotenzialen, die Ihre Reisenden nicht verpassen sollten. Unsere Kunden können beispielsweise den Egencia Savings Finder für Flüge und Hotels nutzen und so im Durchschnitt 14 Prozent* pro Flugticket und 7 Prozent** pro optimierter Hotelbuchung sparen.

Ein Reiseprogramm für verschiedene Arten von Reisenden bei James Fisher Marine Services Ltd.

Es ist nicht möglich, ein erfolgreiches Reiseprogramm nach einem Universalprinzip aufzubauen. Für zeitgemäße Unternehmen mit einer modernen Belegschaft ist es unverzichtbar, dass sie den Buchungsprozess und das Buchungserlebnis personalisieren und individuelle Anpassungen zulassen können.

Wie auch immer normale Geschäftsreisen aussehen – der Buchungsvorgang muss für Mitarbeiter und Auftragnehmer anpassbar sein. Egencia bietet eine digitale Geschäftsreiselösung, die gleichermaßen intuitiv und einfach zu bedienen ist. Hier finden Reisende von jedem Ort der Welt alles Nötige für die Buchung und die Änderung einer Reise geräteunabhängig in einem Tool. Zudem können Travel Manager die Richtlinie aktualisieren und Profile ändern und die Egencia-Reiseberater haben Zugriff, wenn Ihre Unterstützung benötigt wird.  Diese zentrale Technologielösung ist flexibel und agil und eignet sich so für Unternehmen aller Arten und Größen.

„Geschäftsreiseunternehmen, mit denen wir vor Egencia zusammengearbeitet haben, hatten Schwierigkeiten damit, unseren Anforderungen gerecht zu werden. Dabei muss berücksichtigt werden, dass wir oft Reisen von über 20 Ingenieuren, Technikern und Tauchern koordinieren, für die wir Flüge, Mietwagen, Hotels und Gepäck benötigen. Dazu kommen weitere Anforderungen wie Sperrgepäck für z. B. Tauchausrüstung. Und das alles oft kurzfristig und mit ortsspezifischen Einschränkungen.“

— Lisa Murphy, Leiterin des Business-Operations-Teams bei James Fisher Marine Services Ltd.

Es ist wichtig, dass Reisende die richtigen Optionen für ihre Anforderungen schnell und einfach finden. Zu einer positiven Reisebuchungserfahrung gehört jedoch noch mehr. Für einer höhere Zufriedenheit ist es ist auch unabdingbar, dass Reisende mit dem Zahlungsprozess zufrieden sind. Durch die Option zur Einbindung von Gastprofilen oder Firmenkreditkarten in Ihr Reiseprogramm können Sie beispielsweise einfacher Reisende unterstützen, die keine Vollzeitmitarbeiter, sondern Vertragspartner sind.

„Subunternehmer haben nicht die Vorteile, die die normale Richtlinie erlaubt. Deshalb ist es toll, dass wir für sie in den Gastprofilen auf der Egencia-Plattform individuelle Anpassungen vornehmen und Grenzen festlegen können“. Außerdem bevorzugen es [Subunternehmer], für Buchungen oder vor Ort nicht ihre Kreditkarte zu verwenden. Deshalb nutzen wir für alle Ausgaben die Firmenkreditkarte. Unsere Vorauszahlung und Rechnungsstellung erfolgen in einem Schritt. Auf diese Weise gibt es keine umständlichen Ausgaben.“

— Lisa Murphy, Leiterin des Business-Operations-Teams bei James Fisher Marine Services Ltd. 

Zuhören und Eingehen auf die Bedürfnisse von Reisenden bei Zeb

Erfahrene Travel Manager wissen, dass ihre Geschäftsreisenden eine zentrale Rolle für das gesamte Unternehmen spielen.  Die einzigartige Geschäftsreiselösung von Egencia integriert die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens in das Buchungstool. Sie können also Ihren Reisenden das Buchen überlassen und somit ihre Zufriedenheit sicherstellen.

Wir glauben daran, dass unsere Mitarbeiter während einer Geschäftsreise selbst Entscheidungen treffen können. Aus diesem Grund kontrollieren wir sie nicht allzu sehr – wir vertrauen einfach auf ihr eigenes Urteilsvermögen während einer Geschäftsreise. Sie verbringen viele Nächte in Hotels, und sie müssen sich wohlfühlen.

— Christian Spieker, Head of Corporate Services bei Zeb 

Geschäftsreiseerfahrene Unternehmen wissen, wie wichtig es ist, dass sich die Mitarbeiter auf Reisen wohlfühlen. Dies wirkt sich nämlich auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus – und letztlich auf die Qualität ihrer Arbeit.

„Wir führen selbst Befragungen unter unseren Geschäftsreisenden durch und fragen sie, wie zufrieden sie sind. Die Zufriedenheit von Reisenden hat eine große Auswirkung auf die Arbeitsqualität in unserem Unternehmen.”

— Christian Spieker

Laden Sie unsere  Spar -Checkliste für Geschäftsreisen herunter, um zu erfahren, wie unsere Technologie und unser Fachwissen Ihnen bei der Verwaltung  Ihrer Reisekosten und beim Sparen helfen können.

*Zahlen des Geschäftsjahres 2019
**Zahlen des Zeitraums zwischen dem 26.11.2019 und dem 06.03.2020

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