Geschäftsreise-Einblicke von Experten

Diskussionsrunde über die Kultur der Geschäftsreisen bei Egencia Elevate in London

Von Rob Greyber, President bei Egencia

Seit fast 20 Jahren ist Egencia führend, wenn es um Innovationen bei Geschäftsreisen geht.  Ein neues Jahrzehnt steht unmittelbar bevor und wir sehen so viele Möglichkeiten wie nie für Egencia – und noch wichtiger: für unsere Kunden.

Im September 2019 hatte ich die Ehre, bei der Egencia Elevate Tour in London mit einigen talentierten Branchenkennern über die neuesten Untersuchungen, Empfehlungen und Meinungen zur Zukunft des Reisens zu sprechen.

Die Egencia Elevate Tour führt uns schon seit Mai 2019 rund um den Globus.  Bei diesen Treffen teilen einige der bekanntesten Gesichter der Branche ihre wichtigsten Einblicke. Über diese Einblicke diskutieren wir gemeinsam, um zu verstehen, was sich bei den Unternehmen heutzutage verändert.  Von Reisekultur bis hin zu Technologietrends – einige unserer profiliertesten Kunden, Branchenkenner und Kollegen ließen uns bei diesen Veranstaltungen an ihren Erfahrungen teilhaben. Und es geht noch weiter!

Geschäftsreisen verstehen

Wir helfen Unternehmen dabei, Lösungen für ihre Reiseherausforderungen zu finden. Dabei greifen wir auch auf unsere eigenen Erfahrungen zurück, denn als weltweit agierendes Team, das täglich per Telefon und Video miteinander kommuniziert, sind wir mit diesen Herausforderungen bestens vertraut. Aber ganz ehrlich: Es ist schwierig und nichts ersetzt die persönliche Anwesenheit vor Ort. Wir priorisieren das Reisen und sind uns darüber bewusst, dass es Geschäftsergebnisse beeinflussen kann. Unsere Erfahrung und die Wissenschaft unterstützen uns dabei, wie man im Bericht von Harvard Business Review Analytic Services in Zusammenarbeit mit Egencia sieht: „Reisekultur Ihr Wettbewerbsvorteil in einem globalen Markt.“ Dieser Bericht kommt zu dem Schluss, dass Unternehmen mit einer stark ausgeprägten Reisekultur – bei der das ganze Unternehmen und die Führungskräfte Geschäftsreisen als wertvolle, strategische Investition sehen und Prozesse entsprechend ausgerichtet sind – bessere Geschäftsergebnisse erzielen.

Spagat zwischen Mitarbeitern und Kosten

Bei Egencia Elevate London sind wir näher auf diesen Bericht eingegangen. Bei der Podiumsdiskussion am Vormittag nahmen neben mir auch Caroline Strachan, Managing Partner von Festive Road, und Susilla Galantis, Efficiency Projects Director bei unserem Kunden L’Oréal, teil, um Reisen, Reisekultur und ihren Platz innerhalb einer Geschäftsstrategie im Detail zu besprechen.

Über den Bericht sagte Caroline, er sei eine der wichtigsten Untersuchungen in unserer Branche. Unternehmen müssten sich die Frage stellen, was wichtiger ist – die Kosten oder die Mitarbeiter? All die sachkundigen, talentierten Menschen sollten sich auf ihr Reiseziel konzentrieren können, nicht auf die Reise selbst. Die Buchung und das Reisen sollten so funktionieren, dass die Mitarbeiter sofort zur Tat schreiten können, wenn sie am Reiseziel ankommen – das habe oberste Priorität. „Der CEO einer Anwaltskanzlei, die zu unseren Kunden gehört, meinte einmal zu mir: ‚Wir müssen aufhören, den Einkauf von Reisedienstleistungen so zu behandeln wie den Einkauf von Toilettenpapier.‘

Die Mitarbeiter haben für viele Unternehmen Vorrang und die Kosten sind immer ein wichtiger Faktor. Aber wie wir auch während der Veranstaltung festgestellt haben, sehen viele Unternehmen Geschäftsreisen als Teil ihrer Strategie, sei es, um Änderungen herbeizuführen, um Kunden zu überzeugen oder um Wachstum zu ermöglichen.  Diese Unternehmen verwenden Richtlinien, Daten und Feedback, um den Erfolg jedes Unterfangens zu messen.

Richtlinien und Diversität

Wir bei Egencia ermutigen unsere Kunden dazu, Richtlinien als Wegbereiter von Reisen zu sehen. Die Unternehmenskultur definiert auch die Richtlinien – und wie die Mitarbeiter reisen. Richtlinien sind also ein wichtiger Teil der Reisekultur. Wie Mitarbeiter verreisen, hat großen Einfluss auf den ROI. Aber was bedeutet das für die Diversität und Flexibilität? Sollte es eine Richtlinie geben, die für alles passt?

„Der Fairness halber sollte es eine Richtlinie geben, die für alles passt, aber wir haben eine flexible Richtlinie, die unterschiedliche Szenarien zulässt,“ erklärte Susilla. Caroline stimmte zu: „Man muss mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, die richtigen Fragen stellen und damit dann Richtlinie und Kultur in Einklang bringen.“

Kulturell auf einer Wellenlänge

Wie sieht eine stark ausgeprägte Reisekultur eigentlich aus?

„Wir beschreiben [Kultur] oft als ‚wie etwas funktioniert, wenn keiner hinschaut‘. Es ist das eingeschliffene Verhalten, das zu einer Entscheidungsfindung führt“, erklärte Caroline.

Susilla erzählte davon, wie sie bei L‘Oreal ein Unternehmen gefunden haben, dessen Einstellung zu ihrer eigenen Unternehmenskultur passte: „Wir haben ein Travel-Management-Unternehmen gesucht, das kostenneutral ist, aber das Budget hatte nie oberste Priorität. Uns ging es in erster Linie um Feedback und dann um die Online-Buchungsrate. Vor Egencia hatten wir eine Online-Buchungsrate von 59 %. Jetzt, nach gerade einmal zwei Monaten, sind wir bei 95 %.“

„Wenn man jemanden findet, dessen Einstellung zur eigenen Kultur passt, tritt die Werbung unserer Meinung nach oft in den Hintergrund. Wir haben festgestellt, dass es teurer ist, sich mit einem TMC zusammenzutun, das nicht für unser Unternehmen arbeitet“, schilderte Caroline ihre Sicht der Dinge.

Maschinelles Lernen für Reisekultur?

Nach der Diskussion erläuterte Egencia CTO Alex Kaluzny in einer Präsentation, was künstliche Intelligenz (KI) für Geschäftsreisen bedeutet. Sein Vortrag fand großen Zuspruch und führte zu einer regen Diskussion.

Ein Teilnehmer fragte zum Beispiel, ob maschinelles Lernen (ML) für die Reisekultur genutzt werden könnte. Alex bejahte, „wenn wir zum Beispiel auf Obergrenzen für Richtlinien schauen. Auf Grundlage der aktuellen Daten und Algorithmen des Kunden können wir diese ermitteln, anstatt sie willkürlich zu deckeln oder jede Menge unnütze Vorschriften festzulegen.“

Zweifelsohne können ML und KI einen großen, positiven Einfluss auf das Reiseprogramm eines Unternehmens haben und sie sollten dazu eingesetzt werden, um die Reisekultur mit Fakten und Einblicken zu stärken. Alex besprach das Ganze natürlich noch sehr viel ausführlicher und nicht nur ich ging mit einem „Aha-Moment“ aus der Veranstaltung heraus, beispielsweise bei dem Zusammenhang zwischen Netflix und Geschäftsreisen – und ich rede nicht von Bordunterhaltung im Flugzeug.

Positives Fazit

Ich konnte leider nicht zum Networking-Lunch oder für die Nachmittagsgesprächsrunde über Produktupdates und NDC bleiben – ich aß mein Mittagessen im Flugzeug, auf dem Weg nach Hause (#Geschäftsreise).

Auch die ganze Energie, die Fragen und die angeregten Gespräche kann ich unmöglich in einem Blogartikel zusammenfassen.

Stattdessen lade ich Sie ein, selber an einer Veranstaltung von Egencia Elevate teilzunehmen. Sie werden überrascht sein, wie viel los ist und wie spannend die nächsten Jahre für uns alle werden.

Dieser Artikel wurde zuerst auf LinkedIn veröffentlicht.