Fünf Gründe für ein Reiseprogramm-Management

travel manager meeting

Ein Reiseprogramm-Management beinhaltet eine Reihe bewährter Vorgehensweisen für die Buchung von Geschäftsreisen. Gut verwaltete Reisedienstleistungen schaffen ein solides Gleichgewicht zwischen Zweckmäßigkeit, Komfort und Sicherheit für Ihre Geschäftsreisenden und sparen Ihrem Unternehmen gleichzeitig Geld.

Den richtigen Zeitpunkt für den Aufbau eines Reiseprogramm-Managements zu finden, fällt vielen Organisationen jedoch nicht leicht. In der Regel vertreten Geschäftsreisende eine andere Meinung als die Mitarbeiter in den Abteilungen Beschaffung, Personal und Finanzen. Die Vorteile eines Wechsels zu einem Reiseprogramm-Management sind zwar vielleicht nicht immer gleich offensichtlich, aber viele Unternehmen verfolgen damit bestimmte zentrale Ziele.

Zu den 5 wichtigsten Gründen für den Aufbau eines Reiseprogramm-Managements zählen folgende:

Verbesserung der Erfahrung für die Reisenden durch Technologie und Service

Vielleicht überrascht es Sie, dass Kosteneinsparungen nicht der Hauptgrund dafür sind, warum Ihr Unternehmen ein Reiseprogramm-Management einführen sollte. In der Regel sind sie aber ausschlaggebend für die Entscheidung eines Unternehmens, Änderungen vorzunehmen. Unabhängig von den Gründen ist die Erfahrung der Reisenden ein wichtiger Faktor. Die Verbraucher sind mit intuitiv bedienbarer Technologie, die es ihnen erlaubt, die besten Angebote zu finden und zu buchen, bestens vertraut. Warum sollten dann Geschäftsreisende nicht dieselbe individuelle Betreuung erwarten? Nahtlose Integration und mobile Reiseangebote, die es ihnen ermöglichen, unterwegs auf ihren Reiseplan (einschließlich etwaiger Änderungen) zuzugreifen, sowie die Möglichkeit, überall mit anderen zu kommunizieren, sind heute für erfahrene Reisende eine Selbstverständlichkeit.

Einblick in Reisekosten und -muster

Ein Reiseprogramm-Management automatisiert meist den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Begleichung der Kosten. Dadurch stehen Travel Managern Reisekostendaten zur Verfügung, die nicht nur Einblicke in die Ausgaben gewähren, sondern auch in Reisemuster. Sie können daraus beispielsweise ablesen, dass ein Reisender einen günstigeren Flugpreis abgelehnt hat, um einen vierstündigen Zwischenstopp an einem völlig uninteressanten Ort zu vermeiden. Dank eines automatisierten Systems können Travel Manager Reisen genehmigen, bevor sie gebucht werden, und so auch rechtzeitig die Kosten abschätzen.

Verwaltung der Kosten und Erzielen von Einsparungen bei Flügen, Mietwagen und Hotels

Natürlich sind Kostenersparnisse auch ein wichtiger Grund, der für ein Reiseprogramm-Management spricht. Travel-Management-Unternehmen wie Egencia nutzen ihre langjährigen Beziehungen zu Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenfirmen, um besondere Raten oder Dienstleistungen auszuhandeln. Unter uns gesagt, sorgt Egencia hier für Einsparungen, die andere Travel-Management-Anbieter nicht erreichen. Da so die günstigsten Tarife gefunden und gebucht werden, können Unternehmen ihre Reisekosten eindämmen.

Einführung von Vorgehensweisen für sicheres Reisen und Senken von Risiken

Das einzig Sichere an Reisen ist ein gerüttelt Maß an Unsicherheit. Es lässt sich kaum vorhersagen, was alles Auswirkungen auf Reisen haben kann – von Naturkatastrophen wie Hurrikans, Vulkanausbrüchen oder Winterstürmen bis zu Bedrohungen durch Terroristen. Egal, ob sich Ihre Mitarbeiter in der Luft oder auf dem Boden befinden, Sie müssen stets wissen, wo sie sind. Insbesondere müssen Sie in der Lage sein, in Krisenzeiten Risiken so gering wie möglich zu halten. Mit einem Reiseprogramm-Management wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Mitarbeiter zu finden und mit ihnen zu kommunizieren.

Erzielen von Effizienzsteigerungen und verbesserte Verwaltung des Reiseprogramms

Ein professionelles Reiseprogramm, das sich schwerpunktmäßig auf die Zufriedenheit der Reisenden konzentriert (wie in Punkt 1 dargelegt), sorgt dafür, dass mehr Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchen, die Reiserichtlinie besser eingehalten wird und die Administratoren und Reisekoordinatoren weniger Arbeit haben. Insgesamt unterstützt Sie ein kompetentes Reiseprogramm-Management, das zu Ihrem Unternehmen passt, beim Erzielen von Effizienzsteigerungen und der Verbesserung der Reiseprogramm-Verwaltung. Sie werden sich gar nicht mehr vorstellen können, wie Sie ohne überhaupt zurecht gekommen sind.

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