Fortschritt bei Einkaufstechnologie und Geschäftsreisen

Digitale Transformation geht über das Kundenengagement hinaus. Die Transformation kann und sollte sich auch auf Ihre internen Abläufe auswirken. Beispielsweise können der Chief Financial Officer (CFO) und der Chief Procurement Officer (CPO) mithilfe des Fortschritts bei der Einkaufstechnologie positive Veränderungen und eine erhöhte Profitabilität herbeiführen. In dieser Hinsicht bieten gerade Reisen die Möglichkeit für eine Neugestaltung.

Die interne Wirkung der Einkaufstechnologie-Entwicklungen

Die digitale Transformation nutzt Technologiefortschritte, um stärkere, tiefere und nachhaltigere Beziehungen mit den Kunden aufzubauen. Das ist wunderbar, aber nur ein Teil des Ganzen. Datengesteuerte Plattformen, API-basierte Integration und Mobilgeräte sorgen ebenfalls für neue Kundenerfahrungen, weil sie Raum für eine Umgestaltung der Geschäftsprozesse und der Arbeitsplatzkultur geben.

Die Senkung der Grundkosten ist einer der Hauptvorteile der neuen Einkaufstechnologien. Sie können die Einkaufsprozesse beschleunigen, schneller die ersten Schritte zur Zusammenarbeit mit einem neuen Anbieter vornehmen und bessere Kaufentscheidungen auf der Grundlage neuer Daten treffen. Das ist aber noch nicht alles. Die Technologie ermöglicht auch eine strategische Ausrichtung des Einkaufs an den Geschäftsinitiativen, die unterstützt werden.

Die Rolle von CFO und CPO im Wandel

Früher sahen sich CFOs und CPOs selbst als Führungskräfte, die Preisverhandlungen führten und Budgets ausglichen. Das ist jetzt anders. Mittlerweile haben diese Rollen eine größere Bedeutung bei der Gestaltung der Unternehmensstrategie für den Anstieg von Umsatz, Profitabilität und Effizienz. Eine Deloitte-Forschungsstudie ergab, dass über 70 Prozent der befragten Führungskräfte aus dem Finanzbereich die Unterstützung der Entscheidungsfindung als ihr oberstes Ziel angaben. CFOs und CPOs tragen auch immer noch die Verantwortung für die Kostensteuerung.

Technologie nutzen und Profitabilität durch Geschäftsreisen ankurbeln

Die Ausrichtung des Einkaufs an der digitalen Strategie führt zu nachweisbaren Ergebnissen für Geschäftsreisen. Mithilfe der Technologie sind CFOs und CPOs jetzt in der Lage, die Profitabilität durch Reisen anzukurbeln, indem die aktuellen Prozesse vereinheitlicht und verbessert werden. Dies ist die Zukunft des Geschäftsreisens.

Eine Partnerschaft mit einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) ist wesentlich für den Erfolg. Durch eine derartige Partnerschaft und die Technologie-Plattform des TMC kann ein Unternehmen das kostspielige und ineffiziente manuelle Travel Management und unregulierte Buchungen durch die jeweiligen Mitarbeiter hinter sich lassen.

Eine TMC-Partnerschaft könnte auch durch fachkundige Mitarbeiter helfen; laut der Deloitte-Studie ist dieser Bereich nämlich eine weitere Herausforderung für CFOs und CPOs, die eine Transformation der Geschäftsreisen anstreben. Sechzig Prozent der CPOs glauben nicht, dass ihre derzeitigen Teams die erforderlichen Fähigkeiten haben, um ihre Einkaufsstrategien umzusetzen. Stattdessen ist es sinnvoll, den effizientesten und innovativsten Partner gewinnbringend einzusetzen, einen Partner, der das Geschäftsreiseteam stärken und fordern kann, damit dieses seine Ziele erreicht.

Warum Daten wichtig sind

Ein TMC stellt gemeinsam mit seiner Plattform für den Einkauf von Reisedienstleistungen Daten für Travel Manager, CFOs und CPOs zur Verfügung. Die Datenberichterstattungsfunktionen der Plattform sind entscheidend für die Implementierung einer internen digitalen Transformation der Geschäftsreisen. Je besser die Plattform bei der Datenvisualisierung und Analyse helfen kann, umso mehr kann sie ein wirksamer und strategischer Hebel für Ihr Unternehmen sein.

Eine Plattform mit Analyse- und Datenvisualisierungsfunktionen zeigt den Travel Managern und Einkäufern die Gesamtreiseausgaben sowie die Einhaltung der Reiserichtlinien und die bevorzugten Buchungskanäle an. Die Plattform kann Einblicke in entgangene Einsparungen, Zeitfenster für Vorausbuchungen und die Online-Buchungsraten geben. Daten ermöglichen auch eine aussagekräftige Kommunikation über Reisen mit Anbietern und internen Beteiligten. Dank der Einblicke in die Reisedaten erhält der CFO beispielsweise informationsgestützte Argumente für Reiseausgaben, die zu einem Umsatzwachstum beitragen.

Vorteil: Erhöhte Einhaltung der Reiserichtlinien

Die Einhaltung der Reiserichtlinien spart Geld und trägt dazu bei, die Zufriedenheit der Reisenden zu verbessern — ein wichtiger Faktor für den Geschäftsverlauf. Mit einem TMC und seiner Plattform können Organisationen Einkaufsrichtlinien für Flugreisen festlegen und ihre Einhaltung überwachen. Insbesondere Einkaufsrichtlinien für Vorausbuchungszeitfenster bei Flugreisen können zu erheblichen Einsparungen führen.

Die Einhaltung der Hotelrichtlinie ist ebenfalls ein bedeutender Bereich, in dem Einsparungen möglich sind. Laut der vierten Auflage der „Business Travel and Technology“-Studie von Egencia haben 60 Prozent der Unternehmen eine gültige Reiserichtlinie. Allerdings dürfen über die Hälfte der befragten Geschäftsreisenden ihre Reisen über jeden beliebigen Kanal buchen. Satte 46 Prozent haben dies für Hotelbuchungen genutzt. Geschäftsreisende weichen beim Buchen von der Richtlinie ab, weil sie entweder kein Hotel gefunden haben, das nahe genug am Zielort liegt (37 Prozent) oder ein besseres bzw. günstigeres Hotel im Rahmen ihrer Tagespauschale gefunden haben (37 Prozent).

Mit einem TMC bekommen Sie Zahlen an die Hand, die das Verhalten von Reisenden, die sich nicht an die Richtlinien halten, transparenter machen. Über eine Travel-Management-Plattform können Mitarbeiter effizient Hotels buchen, die innerhalb der Richtlinie und des Budgets liegen. Bedenkt man, dass Hotel Business für 2019 einen Anstieg der weltweiten Hotelpreise um 3,7 Prozent voraussagt, ist jetzt ein günstiger Zeitpunkt, um diese Herangehensweise in Betracht zu ziehen.

Vorteil: Senkung versteckter Kosten

Reiseeinkäufer und Travel Manager verbringen häufig durchschnittlich 40 Stunden im Monat damit, Reisekosten und Zahlungsdaten abzugleichen. Ein TMC automatisiert den Einkauf und die Nachweisführung und verringert dadurch diese mühsame manuelle Arbeit enorm. Müssen sich Mitarbeiter nicht um den Abgleich von Ausgaben und Zahlungen kümmern, bleibt ihnen mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren und strategische Geschäftspläne umzusetzen.

Der Fortschritt bei der Einkaufstechnologie und Datenanalyse kann eine tief greifende und positive Wirkung auf Geschäftsreisen haben. Reisen sind ein Bereich, in dem CFOs und CPOs ihre Rollen so umgestalten können, dass sie die interne digitale Transformation vorantreiben. Die möglichen Ergebnisse, die in die Zukunft der Geschäftsreisen weisen, verbessern unter anderem die Einhaltung der Reiserichtlinien und verringern mühsame manuelle Prozesse. Allgemeiner ausgedrückt passen neue Reiseplattformen die Reisen an die Umsetzung der Geschäftsstrategien zur Umsatzsteigerung und intelligenten Kostensenkungen an.

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