Einsparungen durch Geschäftsreisemanagement erzielen

Geschäftsreisende nutzen App am Flughafen

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sind Effizienz bezüglich der Ausgaben für Geschäftsreisen und die Vermeidung unnötiger Kosten wichtige Voraussetzungen für Ihren Erfolg. Und wenn in Ihrem Unternehmen eine kostenbewusste Kultur herrscht, ist es besonders wichtig, dass Sie über die richtige Technologie verfügen, mit der Sie Ihre Ausgaben verwalten und einen soliden Gewinn erzielen können. Sie brauchen eine Technologie zur Darstellung Ihrer Daten, sodass Sie Ihre Reisekosten kontrollieren und Verwaltungsaufgaben reduzieren können. Auf diese Weise gewinnen Ihre Mitarbeiter mehr Zeit.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr einst so effizientes Reiseprogramm den Betrieb nicht mehr wie vorgesehen unterstützt und Sie die Hilfe eines Travel-Management-Unternehmens (TMC) benötigen. Bei nicht verwalteten Geschäftsreisen – d. h. intern ohne Unterstützung verwalteten – besteht die Gefahr, dass sie schwer in den Griff zu bekommen sind. Wurde das Reiseprogramm nicht an das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens angepasst, können die Ausgaben und der Verwaltungsaufwand schnell außer Kontrolle geraten.  Deshalb ist Managed Travel wichtig.

Eine grundlegende Möglichkeit, Ihre Agilität und kostenbewusste Kultur zu unterstützen, ist die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die Ihre Werte teilen und verstehen, warum es wichtig ist, sich schnell weiterzuentwickeln und gleichzeitig kosteneffizient zu bleiben.

Wie können Sie mit Managed Travel sparen?

In erster Linie bietet Ihnen ein Geschäftsreisemanagement eine Technologie, mit der Ihre Reisenden selbst Buchungen durchführen und Änderungen an ihren Reisen vornehmen können. Ein gutes Travel-Management-Unternehmen nutzt außerdem dieselbe Technologie, um auf einer zentralen Plattform Ihre Richtlinien auf diese Buchungen anzuwenden. Das bedeutet, dass Sie die Kontrolle über Ihre Reisekosten und die Einhaltung Ihrer Richtlinien behalten können und kein Engpass bei der Verwaltung der Buchungen entsteht. 

Ohne ein Geschäftsreisemanagement sind Sie einfach unflexibel. Wenn Sie für fünf weitere Reisende einen zusätzlichen Reisemanagement-Mitarbeiter benötigen, müssen Sie viele neue Verwaltungsmitarbeiter einstellen, wenn die Zahl Ihrer Geschäftsreisenden zunimmt. Vielleicht versuchen Sie, Einsparungen zu erzielen, indem Sie diese Mitarbeiter mit der Überwachung der Reiseservices und der Richtliniendurchsetzung beauftragen, doch am Ende werden Sie jegliche Ersparnisse durch Ihre Unternehmensgröße verlieren. Außerdem besteht die Gefahr menschlicher Fehler, die immer weiter zunimmt, je mehr Mitarbeiter Sie für diesen mitunter anspruchsvollen und komplizierten Prozess einsetzen. Wenn Sie bei einem Ansatz ohne Geschäftsreisemanagement bleiben, während Ihr Unternehmen wächst, werden Ihre Einsparungen insgesamt immer geringer.

Mit einem TMC, das sich um Ihr Geschäftsreisemanagement kümmert, entfällt die Notwendigkeit, dass Sie Mitarbeiter für Reisebuchungen einplanen. Wenn Ihr TMC über die richtige Technologie für diese Aufgabe verfügt, können Sie Ihren Reisenden die Kontrolle übertragen und ihnen für ihre Reisen Zugang zu sämtlichen Optionen geben, die der Richtlinie entsprechen. Auf diese Weise können sie schnell und unkompliziert diejenige Option buchen, die ihre Anforderungen am besten erfüllt, und sich gleichzeitig an die Richtlinie halten.

Wenn es Ihren Reisenden leicht gemacht wird, die Optionen, die ihre Anforderungen erfüllen, selbst zu buchen und dabei Ihre Reiserichtlinie zu beachten, erhöht sich die Richtlinieneinhaltung. Tatsächlich verzeichnen unsere Kunden dank ihres Geschäftsreisemanagements im Durchschnitt eine Richtlinieneinhaltung von über 80 Prozent. Können Sie dasselbe von einem nicht verwalteten Reiseprogramm behaupten?

Noch mehr Einsparungen

Wenn alle Mitarbeiter über dieselbe Plattform buchen, erhalten Sie einen immer größeren Datensatz, den Sie zugunsten Ihres Unternehmens nutzen können. Sie können nicht nur einfach die Kosten erfassen, sondern auch erkennen, wo es Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen gibt, mit denen Sie Zeit und Geld sparen können. 

Vielleicht stellen Sie fest, dass sich Ihr Team häufig für ein bestimmtes Hotel oder einen bestimmten Mietwagenanbieter entscheidet. Jetzt können Sie diese Informationen nutzen, um Gruppenermäßigungen auszuhandeln. Und falls Sie das bereits tun, lohnt es sich, sich darüber zu informieren, wie Sie Ihren Ansatz mit Managed Travel weiter verbessern können. 

Mit Managed Travel haben Sie Zugang zu den Vorteilen, die ein deutlich größeres Netzwerk von Reisenden außerhalb Ihres Unternehmens bietet. Ein TMC, das Ihre kostenbewusste Kultur unterstützt, sollte seine Macht und seinen Einfluss nutzen, um auf Grundlage seines gesamten Kundenstamms und aller Reisenden die besten Preise auszuhandeln. Dadurch können Sie oftmals von günstigen Preisen profitieren, die Sie selbst kaum aushandeln könnten. Als Teil der Expedia Group können wir Ihnen eine enorme Auswahl an Reiseoptionen für verschiedene Orte bieten. Und wenn Sie bereits über ausgehandelte Raten mit Anbietern in einem bestimmten Gebiet verfügen, können wir Sie mit weiteren Optionen unterstützen.

Zufriedene Reisende halten sich an die Richtlinien

Die Personalbeschaffung und die Mitarbeiterbindung gehören zu den größten Kostenfaktoren eines Unternehmens. Ihre Mitarbeiter sind Ihr größtes Kapital, und die Einbeziehung von Mitarbeitern ist mittlerweile eine wichtige Voraussetzung, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.[1]

Sie haben mit einer deutlich höheren Wahrscheinlichkeit zufriedene und treue Kunden, wenn diese es mit engagierten, zufriedenen Mitarbeitern zu tun haben, die positive Erfahrungen mit Geschäftsreisen gemacht haben. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt somit von der Mitarbeiterzufriedenheit ab. Laut Forbes fühlen sich Mitarbeiter in ihrem Job nur dann richtig wohl, wenn sie das Gefühl haben, dass ihr Arbeitgeber sie respektiert und ihnen das gibt, was sie brauchen, um sowohl in ihrem Berufs- als auch in ihrem Privatleben erfolgreich zu sein. [2]

Wie könnten Sie einen Mitarbeiter besser motivieren und unterstützen, als wenn Sie ihm die Verantwortung für seine Reisebuchungen übertragen? Und diesen Vorgang einfach halten? Mit dem Managed-Travel-Programm eines TMC, das Ihre kostenbewusste Kultur unterstützt, ist das möglich. Gleichzeitig behalten Sie den Gesamtüberblick und setzen mit einer in den Buchungsvorgang integrierten Richtlinie Obergrenzen für die Gesamtausgaben.

Woher wissen Sie, dass es Zeit für ein Geschäftsreisemanagement ist?

Es gibt einige wichtige Anzeichen, auf die Sie in Ihrem Unternehmen achten sollten, um zu beurteilen, ob ein Wechsel zu Managed Travel sinnvoll ist:

  • Gibt es in Ihrem Unternehmen einen administrativen Engpass, wenn es um die Buchung oder Änderung von Geschäftsreisen geht?   
  • Werden Reisevergünstigungen nicht genutzt oder nicht in Anspruch genommen, weil keiner den Überblick darüber hat?   
  • Haben Sie Rückmeldungen erhalten oder Gerüchte gehört, dass Ihre Geschäftsreisenden mit dem Buchungsvorgang oder den Einschränkungen bei Reisebuchungen unzufrieden sind?   
  • Haben Sie festgestellt, dass sich Ihre Mitarbeiter immer weniger an die Reiserichtlinien halten, während Ihr Programm insgesamt wächst?   

Jedes dieser Szenarien ist ein guter Grund, nach einer Managed-Travel-Lösung Ausschau zu halten – je früher, desto besser. Ihr TMC wird ein bedeutender Partner Ihres Unternehmens sein, und es ist wichtig, sich für einen Partner zu entscheiden, dessen Vision zu Ihrer passt. 

Wenn in Ihrer Unternehmenskultur Einsparungen wichtig sind, muss Ihr TMC an diesem Ziel ausgerichtet sein. Das TMC muss eine effiziente, kostengünstige Lösung bereitstellen, ohne dass sich dies auf die Zufriedenheit der Reisenden auswirkt. Ein TMC sollte Travel Manager mit der notwendigen Technologie zur schnellen und effizienten Erledigung ihrer Aufgaben ausstatten. Die Technologie sollte sie in die Lage versetzen, beste Arbeit zu leisten, und dafür sorgen, dass Ihr Reiseprogramm den höchstmöglichen Mehrwert schafft. 

Möchten Sie mehr über ein Geschäftsreisemanagement in einer kostenbewussten Unternehmenskultur erfahren? Lesen Sie das Whitepaper „Geschäftsreisen unterstützen eine kostenbewusste Kultur“.

[1] Accenture Strategy. „Employee Experience Reimagined“, Accenture, 2017. 

[2] Alan Kohll. „What Employees Really Want At Work“, Forbes, 2018.