Ein Gefühl von Leichtigkeit bei Geschäftsreisen

Geschäftsreisender ändert Reise während der Taxifahrt

Von Lelia Gowland, Principal, Gowland, LLC

Ihr Unternehmen verlässt sich auf Sie als Geschäftsreisekoordinator eines schnell wachsenden Unternehmens, damit Mitarbeiter an ihr Ziel gelangen. Da es immer mehr Reisende gibt, hat Ihre Verantwortung zugenommen, genauso wie die Anzahl der hektischen Reiseänderungen in letzter Minute, die Sie koordinieren müssen. Vielleicht interessiert es Sie, wie Ihr Alltag mit einem Geschäftsreisemanagement-Unternehmen wie Egencia an Ihrer Seite aussehen würde.

Die folgenden zwei Szenarien werden mithilfe unserer fiktiven Lieblings-Vielfliegerin Rhonda durchgespielt.

Erlebnisse mit nicht verwalteten Reisen

Stellen Sie sich zunächst vor, Sie hätten kein Reiseprogramm-Management. Mit ihrer innovativen und flexiblen Denkweise generiert die Vielreisende Rhonda große Einnahmen für Ihr Unternehmen. Leider zeigt sich ihr Geschäftssinn nicht immer in der Sorgfalt fürs Detail bei Reisebuchungen.

Nur selten hält sie sich an die festgelegte Vorgehensweise bei Reisen, doch aufgrund ihres VIP-Status innerhalb des Unternehmens weist Sie Ihr Vorgesetzter an, die Vorschriften zu ignorieren und Rhonda mit allem, was sie braucht, entgegenzukommen.

Rhonda bittet Sie in einer E-Mail, ihr eine Reise für die wichtigste Präsentation des Jahres zu buchen. Nach einem langen Hin- und Her von E-Mails, um die nötigen Details zu bekommen, haben Sie es geschafft, durchgängig freundlich zu bleiben und letztendlich die Buchung zu tätigen. Puh!

Am Sonntag, dem Tag vor der großen Präsentation, ruft Rhonda Sie aufgebracht an, um Ihnen mitzuteilen, dass Sie ihren Flug verpassen wird. Sie muss zum Tierarzt, weil ihr geliebter Spitz ein Dutzend Schokoladentrüffel gefressen hat. Verständlicherweise ist Rhonda aufgebracht und weiß nicht, bis wann Sie es zum Flughafen schaffen wird.

Weil Sie gerade auf dem Weg zur Tanzaufführung Ihrer Nichte sind, fahren Sie sofort rechts ran und prüfen für Rhonda alle ihre Optionen. Falls Rhonda es schafft, für einen Flug um 13 Uhr am Flughafen zu sein, können Sie Ihr einen Direktflug mit einer ihrer bevorzugten Fluglinien buchen. Schafft Sie es erst später, muss sie sich zwischen einer straff getakteten Verbindung über einen verkehrsreichen Flughafen und einem späten Nachtflug entscheiden. Sie freuen sich natürlich nicht darauf, diese Nachricht zu überbringen.

Da Rhonda gerade auf die Ergebnisse des Tierarztes wartet, sitzen Sie auf heißen Kohlen, um ihre Reise umzubuchen.

Gerade als Sie bei der Tanzaufführung ankommen, ruft Sie Rhonda an, um Ihnen mitzuteilen, dass Sie auf dem Weg zum Flughafen ist. Sie freuen sich zu hören, dass mit Ellie alles in Ordnung ist und sie bis zu Rhondas Rückkehr beim Tierarzt bleiben kann. Vom Parkplatz aus buchen Sie für Rhonda den Direktflug um 13 Uhr. Es wird zwar knapp werden, doch Rhonda ist kein Neuling, was Reisen angeht, und wird es schon schaffen.

Sie haben sich endlich auf Ihren Platz in der Aufführung gesetzt, doch gerade als diese beginnt ruft Rhonda an. In der ganzen Eile haben Sie bei der Umbuchung vergessen, dass Rhonda eigentlich nur ihr zweiter Vorname ist. Jetzt passen natürlich die Namen auf dem Flugticket nicht mit denen auf ihrem Reisepass überein, sodass man sie nicht durch die Sicherheitskontrolle lässt. Zum Missfallen Ihrer Familie hasten Sie in die Eingangshalle, um den Fehler zu beheben.

Nachdem Sie Rhondas Namen ausgebessert haben, kehren Sie zur Vorstellung zurück. Insgeheim sehen Sie auf Ihr Smartphone (was Ihren Bruder sehr verärgert) und sind erleichtert als Rhonda Ihnen eine Bestätigung schickt, dass Sie im Flieger sitzt.

Erlebnisse mit einem von Egencia verwalteten Reiseprogramm

In Ihrem alternativen Szenario arbeitet Ihr Unternehmen mit der Reiseplattform von Egencia.

Da die Vielreisende Rhonda in Sachen Reisen Prioritätsstatus hat, achten Sie besonders darauf, ihr die Vorteile des neuen Egencia-Systems aufzuzeigen. Sie freut sich zu hören, dass die Plattform mehr über ihre Präferenzen lernen wird, je öfter Sie die Egencia-Plattform nutzt. Diese bietet personalisierte Suchergebnisse, die ihre bevorzugten Fluglinien, Flughäfen, Zwischenziele und Flugzeiten priorisiert.

Eines Morgens kann Rhonda ab 4 Uhr nicht mehr schlafen und beschließt, einiges an Arbeit vom Tisch zu schaffen, während sich ihr junges Hündchen Ellie an sie kuschelt. Nach ihrer Anmeldung auf der Egencia-Plattform freut sie sich darüber, dass sie jedes Detail ihrer Reise eigenständig und ganz einfach über ihren eigenen Laptop buchen kann.

Aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche der Plattform bucht Sie den Richtlinien entsprechend und hat kein Detail übersehen. Da alle ihre Bonuskarten im System vermerkt sind, weiß sie zudem, dass sie Punkte sammelt, egal bei welchem Unternehmen sie bucht. Enthusiastisch bucht sie einen Fensterplatz mit extra Beinfreiheit, ein Deluxe-Zimmer bei ihrer bevorzugten Hotelkette und eine Hybrid-Limousine.

Am nächsten Morgen genehmigen Sie Rhondas Reise über Ihr Smartphone mit nur zwei schnellen Klicks in der App.

Am Sonntag, am Tag des Abflugs, frisst Ellie dennoch die Schokolade und Rhonda verpasst folglich ihren eigentlichen Flug. Zum Glück aller Beteiligten bucht Rhonda – anstatt verzweifelt Ihre Pläne durcheinanderzubringen – ganz einfach selbst den Flug um 13 Uhr über die Egencia-App auf ihrem Smartphone, während sie im Wartezimmer des Tierarztes sitzt. So erklärt Max Altschuler vom Einhorn-Start-up Outreach sein Reiseprogramm: „Meine Kundenbetreuer wollen sichergehen, dass sie nur eine App öffnen, in der alles zentralisiert ist, und sie alle nötigen Informationen bekommen.“ Genauso verhält es sich für unsere Heldin Rhonda.

Sie weiß, dass Sie während des Flugs ihre Nervosität loswerden muss, deshalb wechselt sie auf einen Sitzplatz am Gang, damit sie während des Flugs aufstehen und sich die Beine vertreten kann. Da sie die Egencia-Plattform nutzt, kann sie zügig eine Umbuchung in letzter Minute beantragen, die gegen die Unternehmensrichtlinien wäre, worüber Sie direkt von der Plattform benachrichtigt werden.

Mit wenigen Klicks auf Ihrem Smartphone können Sie die Richtlinien umgehen und Rhondas Anfrage für Änderungen in letzter Minute genehmigen – und das alles vom Parkplatz der Tanzaufführung aus.

Mit Egencia kann Rhonda ihre Reise ganz einfach anpassen, wodurch Sie ganz für Ihre Familie da sein und die Tanzaufführung genießen können – falls das bei einer zweistündigen Aufführung von Kleinkindern in Ballettröckchen möglich ist.

Der Egencia-Unterschied

Durch die Nutzung von Egencia ersparen Sie sich und Rhonda die Frustration des Hin und Hers bei Reiseänderungen.

Da Rhonda ihren Namen selbst eingegeben hat, gab es keine Probleme bei ihren personenbezogenen Daten. Außerdem hätte sie, im Falle einer nötigen Flugänderung, ihre Optionen selbst abwägen können, indem Sie die Flüge in der Egencia-App basierend auf Flugdauer, Abflugzeit oder Ankunftszeit sortiert. Sie hätten ihr nicht geduldig übers Telefon alle ihre Optionen aufzählen müssen.

Unvorhergesehene Herausforderungen bei Reisen sind unvermeidbar, doch mit Egencia sind Reisende in der Lage, alle nötigen Änderungen selbst vorzunehmen, um an ihr Ziel zu gelangen.

Mit der Nutzung eines Managed-Travel-Unternehmens sind Sie in der Lage Ihre Reisen tatsächlich zu verwalten, anstatt sich im Detail auf einzelne Reisende zu konzentrieren. Dank Egencia bekommen Sie hilfreiche Einblicke in die Bedürfnisse, Gewohnheiten und Trends Ihrer Mitarbeiter auf Reisen. Es wird außerdem so einfach wie nie, Ihrer Sorgfaltspflicht gerecht zu werden. Indem Sie das Traveller Tracking direkt über die App aufrufen, können Sie Ihre Reisenden in wenigen Sekunden ausfindig machen.

Egencia macht Reisen sowohl einfacher als auch angenehmer für Vielreisende wie Rhonda, genauso wie für Travel Manager und Reisekoordinatoren wie Sie.

Finden Sie heraus, wieso das schnell wachsende Unternehmen Splunk sich für Egencia entschieden hat, um die Reisebuchungen für seine Mitarbeiter einfacher zu machen, sodass diese weniger Zeit für die Verwaltung von Reisen und mehr Zeit für das eigentliche Geschäft aufwenden können.