Egencia unterstützt die Richtlinieneinhaltung und automatisierte Genehmigungen bei Alexander Mann Solutions

Weibliche Geschäftsreisende mit Smartphone

Alexander Mann Solutions ist ein globales Unternehmen mit mehr als 100 Blue-Chip-Kunden, das in über 90 Ländern und 40 Sprachen tätig ist und Unternehmen und Privatpersonen durch Talentakquise und Personalmanagement bei der Entfaltung ihres Potenzials unterstützt.

Mit weltweit mehr als 4.000 Mitarbeitern bietet Alexander Mann Solutions eine einzigartige Kombination aus Outsourcing-Lösungen und einem umfassenden Portfolio an Consulting- und Experten-Services.

WICHTIGSTE ERGEBNISSE

  • Online-Buchungsrate: 89,9 %
  • Richtlinieneinhaltung: 87,4 %
  • Ausgehandelte Einsparungen Flug und Hotel: + 70.000 USD
  • Einsparungen Online-Gebühren: + 110.000 USD

DIE HERAUSFORDERUNG

Geschäftsreisen finden bei Alexander Mann Solutions oftmals für einen bestimmten Kunden oder im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt statt.

Alexander Mann Solutions benötigte einen Genehmigungsprozess, der anstelle der Genehmigung durch einen Vorgesetzten die Genehmigung für Projekte, bestimmte Kunden oder interne Reisen ermöglicht. Idealerweise sollte die Lösung eine Möglichkeit enthalten, zu jeder Reise Projektcodes zu erfassen, und sie sollte dem Genehmiger im Rahmen des Genehmigungsprozesses einen guten Überblick über die Details geben. Außerdem sollte sie der Finanzabteilung die Möglichkeit bieten, die Kosten richtig zuzuordnen und abzugleichen.

DIE LÖSUNG

Die Travel-Management-Plattform von Egencia gibt Kunden die Flexibilität, den Genehmigungsprozess so zu konfigurieren, dass er für die Art von Reisen, die bei ihnen anfallen, geeignet ist. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass für alle Buchungen oder nur für solche Buchungen, die die Reiserichtlinie des Unternehmens nicht erfüllen, eine Genehmigung erforderlich ist.

Außerdem bietet Egencia Funktionen wie eine mehrstufige Genehmigung, Ausnahmen für kurzfristige Reisen, die beliebige Zuordnung von Genehmigungen für verschiedene Produkte (Flug, Hotel, Mietwagen und Zug) und Reiserichtliniengruppen, Einstellungen für die Genehmigung von Inlands- und internationalen Reisen sowie die Anzeige der ausstehenden Genehmigungen sowohl für den Genehmiger als auch für den Travel Manager des Unternehmens.

Um die Anforderungen von Alexander Mann Solutions zu unterstützen, hat Egencia im April 2017 einen Workflow für eine projektbasierte Genehmigung implementiert. Reisende und Reisekoordinatoren können auf der Buchungsabschluss-Seite das entsprechende Projekt oder den entsprechenden Kunden auswählen. Dies löst sowohl bei Online- als auch bei Offline-Buchungen einen automatisierten Genehmigungsworkflow aus, bei dem der für das Projekt oder den Kunden zuständige Genehmiger benachrichtigt wird. Für den Fall, dass ein Genehmiger nicht im Büro ist, besteht auch die Möglichkeit, einen Vertretungsgenehmiger zu ernennen, der die Genehmigungsanfragen bearbeitet.

Die Kunden von Egencia haben die Option, beliebig viele Reiserichtliniengruppen zu erstellen. Sie können verschiedenen Teams, Gruppen oder Einzelpersonen eine maßgeschneiderte Reiserichtlinie zuweisen. Innerhalb jeder Reiserichtliniengruppe können Kunden Angaben zu Übernachtungspauschalen, Frühbuchungen sowie zahlreiche weitere Kriterien wie Kabinenklasse, bevorzugte Anbieter und Preis anpassen.

Nach der Erstellung einer Reiserichtlinie wird den Reisenden (und den Reiseberatern von Egencia) vor einer Buchung sofort angezeigt, was richtlinienkonform ist und was nicht. Wenn Sie eine Änderung vornehmen, wird diese sofort auf sämtliche Buchungskanäle (App, Website und Kundenservice) übertragen.

Dank der unternehmensspezifischen Reiserichtlinienlösung von Egencia konnte Alexander Mann Solutions eine Einhaltung seiner Reiserichtlinie von 87,4 % sowie eine hohe Online-Buchungsrate von 89,9 % erreichen.