Datenschutzerklärung der Egencia GmbH

 

Oktober 2, 2017

Datenschutzerklärung von Egencia

Wir bei Egencia („Egencia“, „wir“, „uns“, „unser(e)“) wissen, dass Sie uns großes Vertrauen
entgegenbringen, wenn Sie Reisen online buchen. Wir nehmen Ihr Vertrauen sehr ernst und legen großen
Wert darauf, die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die Sie
oder Ihr Unternehmen uns zur Verfügung stellen (beispielsweise Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre
E-Mail- Adresse oder Ihre Zahlungsdetails).

In dieser Datenschutzerklärung werden unsere Datenschutzverfahren wie folgt gegliedert dargelegt:

Wenn Sie Reisen über Egencia buchen, müssen wir bestimmte Entscheidungen darüber treffen, wie und
warum Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, um Ihre Reisebuchungdurchzuführen. Wir
sind daher während des gesamten Reisebuchungsvorgangs verantwortlich für den Schutz Ihrer
personenbezogenen Daten.

Dies wird in der vorliegenden Datenschutzerklärung dargelegt, in der die Richtlinien von Egencia
hinsichtlich der Verwaltung Ihrer personenbezogenen Daten erläutert werden. Ferner wird beschrieben,
welche Art personenbezogener Daten Egencia speichert, die Zwecke, für die diese personenbezogenen
Daten gespeichert werden, sowie die Art und Weise, in der Egencia diese Daten erhebt, speichert,
verwendet und offenlegt.

Egencia LLC ist unter dem EU-US und Schweizer-US Privacy Shield zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie unten.

Corporate Travel Program – Overview

Ihr Unternehmen hat sich beim Geschäftsreiseprogramm von Egencia angemeldet und Egencia mit dem
Management von Geschäftsreisen beauftragt. Im Rahmen dieses Programms kann Ihr Unternehmen einen
Travel Manager („Travel Manager“) bestimmen, der die Reiseanforderungen Ihres Unternehmens regelt
und verwaltet. Zudem kann Ihr Unternehmen einen oder mehrere Reisekoordinatoren
(„Reisekoordinator“) bestimmen, um Reisebuchungen einzelner Mitarbeiter („Reisende“) oder anderer
Personen, wenn dies vom Unternehmen für angemessen erachtet wird („Gäste“), vorzunehmen und zu
verwalten.

Regeln für Buchungen durch Reisende
Um eigene Reisen buchen und verwalten zu können, müssen sich Reisende als Mitglied bei Egencia
anmelden oder das Implementierungsteam von Egencia muss ihre Profildaten in unser System geladen
haben. Wenn sich Reisende nicht als Mitglied bei Egencia anmelden, muss ihr Travel Manager oder
Reisekoordinator die Reisebuchungen für sie vornehmen. Wenn Sie Reisender sind, gilt diese
Datenschutzerklärung für die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unabhängig
davon, ob Sie Ihre Reise selbst buchen oder über Ihren Travel Manager oder Reisekoordinator buchen
lassen. Demgemäß bezieht sich, sofern nicht ausdrücklich anders ausgewiesen, die Anrede „Sie” innerhalb
dieser Datenschutzerklärung auf Sie als Reisender, unabhängig davon, ob Sie für sich selbst oder über
einen Travel Manager oder Reisekoordinator handeln.

Travel Manager und Reisekoordinatoren
Diese Datenschutzerklärung richtet sich in erster Linie an Reisende, gilt jedoch ebenso für Travel Manager und Reisekoordinatoren.

Alle personenbezogenen Daten, die ein Travel Manager oder Reisekoordinator über sich im Zusammenhang mit dem Geschäftsreiseprogramm mitteilt, werden wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt behandelt. Egencia behält sich jedoch das Recht vor, Travel Manager oder Reisekoordinatoren wie im Geschäftsreisevertrag zwischen Ihrem Unternehmen und Egencia vorgesehen zu kontaktieren (z. B. zur Einholung von Feedback zum Programm, zur Diskussion der geschäftlichen Beziehungen oder zur Diskussion neuer oder aktualisierter Dienstleistungsangebote). Diese Kontaktaufnahme kann per Telefon, E-Mail, SMS oder Postsendung erfolgen.

Wenn die Buchung und Organisation von Reisen im Namen des Reisenden vorgenommen wird, müssen die Travel Manager oder Reisekoordinatoren die Einwilligung des jeweiligen Reisenden oder Gasts einholen. Travel Manager und Reisekoordinatoren müssen ferner sicherstellen, dass der jeweilige Reisende oder Gast diese Datenschutzerklärung erhält und zur Kenntnis nimmt.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Reise direkt bei uns buchen oder Ihrem Travel Manager oder Reisekoordinator die Buchung in Ihrem Namen überlassen, können befugte Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff auf Ihre Mitglieds-ID und den Namen Ihres Mitgliedskontos haben und Ihre Reisepläne und alle anderen Daten in Ihrem Konto einsehen, und sie können uns auch anweisen, diese Daten für die Nachweisführung und sonstige zulässige Zwecke an Dritte weiterzugeben. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann auch Ihre Profileinstellungen (ausgenommen Ihre Mitglieds-ID und Ihr Passwort) und Ihre Reisevorlieben gemäß Ihren Anweisungen aktualisieren. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann ferner Ihre Reisepläne einsehen, ändern oder stornieren, soweit dies notwendig ist, um Ihre Anweisungen zu erfüllen, oder soweit dies in Einklang mit Ihren Vereinbarungen mit ihnen geschieht.

Geltungsbereich der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung legt dar, welche Daten Egencia erhebt und wie diese erhoben und verwendet werden. Die Richtlinien oder Praktiken Ihres Unternehmens können hiervon abweichen. Wir sind nicht verantwortlich für die Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine Person in Ihrem Unternehmen oder eine Handlung oder Unterlassung Ihres Unternehmens, eines Travel Managers oder Reisekoordinators. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Ihr Unternehmen, Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator Ihre personenbezogenen Daten behandelt oder Reisen in Ihrem Namen bucht oder verwaltet, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Verantwortlichen Ihres Unternehmen oder informieren Sie sich in der Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens.

Welche Daten erheben wir von Ihnen?

Um auf die Egencia-Website zugreifen zu können, müssen Sie sich als Mitglied mit Ihrer Mitglieds-ID und Ihrem Passwort anmelden. Generell erhebt und speichert Egencia alle Daten, die Sie Egencia zur Verfügung stellen, unter anderem alle personenbezogenen Daten über Sie, die Sie ausdrücklich und freiwillig für uns bereitstellen oder uns in anderer Weise mitteilen. Dazu gehören Daten, anhand derer Sie identifizierbar sind („personenbezogene Daten“), einschließlich Vor- und Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Reisepassdaten und Abrechnungsdaten (z. B. Kreditkartennummer, Name des Karteninhabers und Ablaufdatum). Möglicherweise bitten wir Sie auch, Ihre Reisevorlieben zu nennen, einschließlich Sonderwünsche bei Mahlzeiten, Sitzplatzauswahl, Vielflieger-/Hotel-/Mietwagenprogramme, deren Mitglied Sie sind, sowie Ticketausstellungsoptionen. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann uns zusätzliche personenbezogene Daten zu Ihnen als Mitarbeiter nennen, z. B. Ihre Personalnummer.

Egencia erhebt unter anderem personenbezogene Daten, wenn Sie:

  • Egencia-Mitglied werden
  • ein Profil als Reisender anlegen
  • eine Reise buchen
  • den Reisekoordinator-Service nutzen
  • an einer Befragung teilnehmen
  • Kontakt mit uns aufnehmen

Passagierdaten: Egencia erfasst bei der Buchung einer Reise über Egencia durch einen Reisenden den vollen Namen, die Kontaktnummer und andere personenbezogene Daten, die für die Reisebuchung erforderlich sind, z. B. Reisepassnummer und Abrechnungsdaten. Möglicherweise bitten wir Sie auch, Ihre Reisevorlieben zu nennen, einschließlich Sonderwünsche bei Mahlzeiten, Sitzplatzauswahl, Vielflieger-/Hotel-/Mietwagenprogramme, deren Mitglied Sie sind, sowie Ticketausstellungsoptionen.

Daten von Reisegästen: Wenn Sie über diese Website eine Reservierung für eine andere Person vornehmen, benötigen wir möglicherweise personenbezogene Daten und Reisevorlieben dieser Person. Bevor Sie uns die personenbezogenen Daten und Reisevorlieben der jeweiligen Person zur Verfügung stellen, müssen Sie die Einwilligung dieser Person einholen und dafür Sorge tragen, dass sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis nimmt, da jeder Zugriff auf deren Daten zum Zwecke der Einsicht oder Änderung nur über Ihr Konto möglich ist. Die Erfassung, Verwendung und Weitergabe der personenbezogenen Daten dieser Person erfolgt ausschließlich zu Reservierungszwecken.

Automatische Datenerfassung: Beim Besuch dieser Website erfassen wir automatisch einige Informationen über Ihren Computer. Dazu gehören IP-Adresse, Webbrowser-Software (zum Beispiel Firefox, Safari oder Internet Explorer) und verweisende Website. Darüber hinaus erfassen wir möglicherweise Informationen über Ihre Online-Aktivitäten, etwa angezeigte Reisen oder getätigte Buchungen. Mithilfe dieser automatischen Datenerfassung möchten wir die Benutzererfahrung personalisieren und Betrug erkennen und verhindern. Weitere Informationen finden Sie unter „Cookies und ähnliche Technologien“.

Anrufüberwachung: Anrufe, die bei unserem Kundenservice eingehen oder von diesem getätigt werden, können zum Zwecke der Qualitätssicherung und zur Schulung des Personals aufgezeichnet oder überwacht werden. Aufzeichnungen von Telefonaten werden solange wie notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben gespeichert und anschließend gelöscht. Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen während eines solchen Anrufs erhalten, werden entsprechend dieser Datenschutzerklärung behandelt.

Versäumnis der Angabe von Daten: Um auf die Egencia-Website zugreifen zu können, müssen Sie sich als Mitglied mit Ihrer Mitglieds-ID und Ihrem Passwort anmelden. Wenn Sie über diese Website Reisen planen oder eine Buchung vornehmen, müssen Sie die angeforderten Kontakt- und Finanzdaten angeben. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten, um die angeforderten Dienstleistungen zu reservieren, Ihnen Details der Bestätigung zu senden, für Abrechnungszwecke und um Sie über alle Aktualisierungen oder Änderungen Ihrer Reisepläne zu informieren. Wenn Sie die angeforderten Daten nicht angeben, können Sie nicht auf die Egencia-Website zugreifen und wir können unter Umständen Ihre Anfragen oder Aufträge nicht abschließen.

Verwendung Ihrer Daten
Egencia verwendet sensible Abrechnungsdaten (z. B. den Namen des Karteninhabers, die Kreditkartennummer und das Ablaufdatum), um die Reisebuchungen abzuschließen, die Sie auf unserer Website tätigen. Andere Informationen über Sie verwenden wir zu den nachstehenden allgemeinen Zwecken: um Sie als Egencia-Mitglied zu registrieren, um Ihnen die gewünschten Produkte und Leistungen zu liefern/zu erbringen; um Ihnen Reisebestätigungen und aktuelle Informationen zu Ihren Reisen zukommen zu lassen; um Ihnen Informationen zu Aktualisierungen der Leistungen oder zu Leistungen zukommen zu lassen, die möglicherweise interessant für Sie sind; um allgemein mit Ihnen in Kontakt zu treten; um auf Ihre Anfragen und Anliegen zu antworten; um das Interesse an unseren Produkten, Leistungen und unserer Website zu ermitteln und diese Elemente zu verbessern; um die Egencia-Website in anderer Weise an Ihre Vorlieben anzupassen; um die Einlösung einer Prämie im Rahmen eines Bonus- oder Treueprograms, an dem Sie teilnehmen möchten, zu ermöglichen; um Informationen von Ihnen zu einzuholen, auch in Form von Befragungen; um Streitigkeiten beizulegen, Gebühren einzuziehen oder Probleme zu beheben; um potenziell verbotene oder rechtswidrige Aktivitäten zu verhindern; um unsere Nutzungsbedingungen durchzusetzen; aber auch zu anderen Zwecken, über die wir Sie zum Zeitpunkt der Erhebung in Kenntnis setzen.

Offenlegung Ihrer Daten

Egencia und seine Dienstleister können Ihre personenbezogenen Informationen an folgende Personen weitergeben:

Reisedienstanbieter, die von Ihnen gebuchte Reisedienstleistungen erbringen, wie zum Beispiel Hotels, Fluggesellschaften, Bahnunternehmen, Mietwagenunternehmen und Anbieter von Aktivitäten. Auf der gesamten Website sind sämtliche Leistungen, die von Drittanbietern angeboten werden, als solche gekennzeichnet. Diese Anbieter verarbeiten Ihre Daten gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzrichtlinien der Reisedienstanbieter zu lesen, deren Leistungen Sie über Egencia buchen möchten. Bitte beachten Sie, dass solche Reisedienstanbieter Sie gegebenenfalls auch kontaktieren können, um zusätzliche Informationen über Sie einzuholen oder um Ihre Reisebuchung durchführen zu können.

  • Drittanbieter, die in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringen oder Funktionen erfüllen können, unter anderem das Verarbeiten von Kreditkartenzahlungen, das Durchführen betriebswirtschaftlicher Analysen, das Bereitstellen von Kundenservice außerhalb der Geschäftszeiten, die Versendung von Newslettern oder E-Mail-Befragungen oder das Verhindern von Betrug. Auf Anweisung Ihres Arbeitgebers können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Drittanbieter weitergeben, die Dienstleistungen wie Kostenüberwachung und -rückerstattung erbringen. Diese Unternehmen haben nur in dem Maße Zugriff auf personenbezogene Daten, wie sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie sind jedoch nicht berechtigt, diese Daten zu irgendeinem anderen Zweck zu verwenden oder weiterzugeben. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie unsere Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten behandeln, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf wie im Abschnitt „So erreichen Sie uns“ beschrieben.
  • Andere Personen innerhalb Ihres Unternehmens, z. B. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator, wie oben im Abschnitt „Travel Manager und Reisekoordinatoren“ beschrieben.
  • Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe. Wir können bestimmte Daten für Hosting-, Speicherungs-, Analyse und Berichtszwecke an unsere Konzerngesellschaft Expedia weitergeben.  Insoweit eine Konzerngesellschaft Zugriff auf Ihre Daten hat, um Dienstleistungen für uns zu erbringen, hält sie Vorgaben ein, die mindestens ebenso streng sind wie die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung.

Wir und unsere Dienstleister können Ihre Daten auch in folgenden Fällen weitergeben:

  • Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin.
  • Als Reaktion auf Anordnungen auf Herausgabe von Daten, Gerichtsbeschlüsse oder sonstige rechtliche Verfahren, zur Durchsetzung oder Ausübung unserer gesetzlichen Rechte, zur Verteidigung gegen rechtliche Forderungen oder wie ansonsten durch das geltende Recht vorgeschrieben oder zulässig. In diesen Fällen behalten wir uns das Recht vor, rechtliche Einwendungen oder Rechte geltend zu machen oder darauf zu verzichten.
  • Wenn die Weitergabe Ihrer Daten nach unserer Einschätzung angemessen ist, um rechtwidrige oder mutmaßlich rechtswidrige Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder um Maßnahmen dagegen zu ergreifen; um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von Egencia, unserer Kunden oder anderer zu wahren und zu schützen; und in Verbindung mit unseren Nutzungsbedingungen und anderen Vereinbarungen.
  • An Strafverfolgungsbehörden und staatliche Stellen in aller Welt zu Sicherheits-, Zoll- und Einwanderungszwecken. So verlangt beispielsweise gemäß US-Recht das Bureau of Customs and Border Protection des US Department of Homeland Security, dass bestimmte Reise- und Reservierungsdaten, nämlich die Fluggastdatensätze (Passenger Name Records oder PNR), für Reisende, die in die USA einreisen, aus den USA ausreisen oder den US-Luftraum durchfliegen, dem Department vor einer solchen Reise übermittelt werden. Wir können diese Daten an Fluggesellschaften oder andere Reisedienstanbieter weitergeben, damit diese sie an die jeweiligen Strafverfolgungsbehörden oder staatlichen Stellen weiterleiten können.
  • Im Zusammenhang mit einer vorgeschlagenen oder abgeschlossenen Unternehmenstransaktion wie beispielsweise einer Veräußerung, Fusion, Verschmelzungoder dem Verkauf von Vermögenswerten sowie im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz.
Ihre Optionen in Bezug auf die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten
  • Sie können auf den Seiten Mein Profil und Meine Reisen auf Ihre Daten zugreifen, dort Daten ergänzen, aktualisieren und löschen oder Ihr Konto wie nachstehend beschrieben schließen.
  • Sie haben auch die Möglichkeit, eine schriftliche Anfrage auf Zugang zu den personenbezogenen Daten an uns zu richten, die wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie eine solche Anfrage machen, ist Egencia berechtigt, einen geeigneten Identitätsnachweis von Ihnen zu verlangen, bevor wir dieser Anfrage nachkommen. Sie können eine schriftliche Anfrage auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten an uns richten, indem Sie sich wie im nachstehenden Abschnitt „So erreichen Sie uns“ beschrieben an uns wenden. Wir sind bestrebt, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist und in jedem Fall innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu antworten.

Als Teilnehmer des Egencia-Programms erhalten Sie möglicherweise Mitteilungen von uns mit Reisenachrichten und aktuellen Informationen. Sie können den Erhalt solcher E-Mail-Newsletter jederzeit auf der Seite „Mein Profil“ in den E-Mail-Einstellungen deaktivieren oder durch eine Mitteilung an ihren Travel Manager oder Reisekoordinator, dass Sie keine weiteren Mitteilungen dieser Art von Egencia wünschen, abbestellen. Darüber hinaus enthält jede solche E-Mail, die wir an Sie senden, auch eine Option zum Abbestellen des Newsletters. Wir behalten uns allerdings das Recht vor, Ihnen Mitteilungen anderer Art wie zum Beispiel Hinweise zu unserem Service, Nachrichten zu Verwaltungsangelegenheiten und Befragungen in Bezug auf Ihr Egencia-Konto oder Ihre auf Egencia getätigten Transaktionen zu senden, ohne Ihnen die Möglichkeit zu geben, solche Nachrichten abzubestellen.

Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert werden können (wenn Ihr Webbrowser dies erlaubt). In der Symbolleiste der meisten Browser finden Sie ein Hilfemenü mit Informationen dazu, wie Sie das Setzen neuer Cookies verhindern, wie Sie vom Browser im Falle eines neuen Cookies benachrichtigt oder wie Cookies deaktiviert werden können. Sie sollten jedoch beachten, dass Ihnen viele der auf unseren Websites angebotenen Reisetools nicht zur Verfügung stehen, wenn Sie Cookies ablehnen. Als Mitglied oder Besucher dieser Webseite kann Ihnen ein permanenter Cookie auf der Festplatte Ihres Computers zugewiesen werden. Sie können den Erhalt von Cookie-Dateien ablehnen, indem Sie Ihren Webbrowser so einstellen, dass Cookies nicht zugelassen werden oder Sie gefragt werden, bevor Cookies angenommen werden. Dieser Cookie enthält zwar keine personenbezogenen Daten, kann jedoch mit Ihren personenbezogenen Daten verknüpft werden, um gezielt auf Sie zugeschnittene E-Mail-Benachrichtigungen an Sie zu liefern.

Egencia erfasst beim Besuch dieser Website automatisch einige Informationen über Ihren Computer. Dazu gehören Informationen zu Ihrer IP-Adresse, zum Betriebssystem und zur Webbrowser-Software (zum Beispiel Firefox, Safari oder Internet Explorer). Darüber hinaus erfassen wir möglicherweise Informationen über Ihre Online-Aktivitäten, etwa angezeigte Reisen oder getätigte Buchungen. Wir verfolgen mit der automatischen Erfassung dieser Informationen unter anderem das Ziel, Ihre Benutzererfahrung zu personalisieren, Ihnen eine bequemere Nutzung unserer Website zu ermöglichen und Analysedaten zu erheben, um unsere Website kontinuierlich zu verbessern. Wir können Cookies verwenden, die uns helfen zu erkennen, dass unsere Website von Ihrem Browser aus bereits besucht wurde, und alle Einstellungen, die der Benutzer beim Navigieren auf der Website angegeben hat, zu speichern und wieder abzurufen. Wir können auch Ihr Passwort in einem Cookie aufzeichnen, wenn Sie die Option „Mein Passwort auf diesem Computer speichern“ aktiviert haben. Beachten Sie, dass Mitglieds-IDs, Passwörter und andere kontobezogene Daten, die in solchen Cookies enthalten sind, aus Sicherheitsgründen verschlüsselt werden. Egencia speichert nie sensible personenbezogene Daten wie Kreditkartennummern in einem Cookie. Zusätzlich zu den oben genannten Cookies können wir LSO-Objekte (Local Shared Objects), auch als Flash-Cookies bezeichnet, auf unserer Website verwenden. Diese werden benutzt, um Ihre Benutzererfahrung zu verbessern, indem Ihre Benutzereinstellungen (z. B. Lautstärke und Stummschaltung) gespeichert werden, ebenso wie in Verbindung mit animierten Inhalten auf unserer Website. LSO-Objekte ähneln Browser-Cookies, können jedoch komplexere Daten als einfachen Text speichern. Weitere Informationen zu Flash-Cookies und wie diese deaktiviert werden können, finden Sie auf dieser Website: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html.

Auf dieser Website können auch Web-Beacons (auch als Clear-Gifs, Pixel-Tags oder Web-Bugs bezeichnet) verwendet werden, kleine Grafiken mit einer eindeutigen Kennung, die ähnliche Funktionen wie Cookies haben und im Code einer Webseite platziert sind. Wir verwenden Web-Beacons zur Überwachung der Bewegungsmuster von Benutzern von einer Seite innerhalb unserer Websites zu einer anderen, zur Lieferung von Cookies oder zur Kommunikation mit diesen, um festzustellen, ob Sie über eine Online-Anzeige auf der Website eines Dritten zu unserer Website gelangt sind, und um die Leistung der Website zu verbessern. Wir können auch unseren Dienstleistern die Verwendung von Web-Beacons erlauben, damit wir besser feststellen können, welche E-Mails von Empfängern geöffnet wurden, und um den Besucherverkehr und die Aktionen auf unserer Website nachzuverfolgen. Dies hilft uns, die Wirksamkeit unserer Inhalte und anderer Angebote zu messen.

Von Dritten erhobene Daten/Anzeige zielgerichteter Werbung

Drittinserenten, beispielsweise Unternehmen und Geschäftspartner, die Werbeanzeigen schalten, können Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Web-Beacons) nutzen, um Daten über Ihre Online-Aktivitäten zu erheben. Die Zwecke der Erhebung dieser Daten umfassen Folgendes: Messen und Nachvollziehen der Nutzung unserer Website; Analysieren, Ändern und Personalisieren von Werbeinhalten auf dieser Website und auf anderen Websites zur Anpassung an Ihre erkennbaren Interessen. Wir haben keinen Zugriff auf und keine Kontrolle über Cookies oder andere Funktionen, die von diesen Dritten eingesetzt werden, und die Datenschutzpraktiken dieser Dritten sind nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung. Weitere Informationen zu Drittinserenten und zu Möglichkeiten, die Erhebung solcher Daten zu verhindern, erhalten Sie auf den folgenden Websites:

Do-Not-Track-Signale und ähnliche Mechanismen
Einige Webbrowser können „Do-Not-Track“(Nicht nachverfolgen)-Signale an Websites übertragen, mit denen der Browser kommuniziert. Da die einzelnen Webbrowser diese Funktion unterschiedlich integrieren und aktivieren, ist nicht immer klar, ob die Benutzer beabsichtigen, diese Signale zu übermitteln, oder ob ihnen das überhaupt bewusst ist. Die Mitglieder der führenden Organisation für die Festlegung von Internetstandards, die sich mit diesem Problem beschäftigen, arbeiten gerade daran zu ermitteln, ob Websites etwas tun sollten, wenn sie solche Signale empfangen, und was sie tun sollten. Egencia ergreift derzeit keine Maßnahmen als Reaktion auf diese Signale. Falls und sobald ein endgültiger Standard entwickelt und akzeptiert wird, werden wir neu bewerten, wie wir auf diese Signale reagieren.

Verwendung der mobilen Egencia-Apps für Smartphone und Tablet (die „mobilen Apps“)

Wenn Sie eine mobile Egencia-App nutzen, erheben und verwenden wir Daten über Sie in derselben Weise und für dieselben Zwecke wie bei Ihrer Nutzung unserer Website.

Darüber hinaus verwenden wir auch bestimmte andere Daten, die wir bei Ihrer Nutzung unserer mobilen Apps automatisch erheben.  Insbesondere gilt Folgendes:

  • Wir erheben Daten über die Funktion der mobilen App, auf die Sie zugreifen und die Sie nutzen.  Dies ermöglicht es uns, die Bereiche der mobilen App zu ermitteln, die für unsere Kunden interessant sind, damit wir die mobile App weiter verfeinern und ständig verbessern können.
  • Wenn Sie die Funktion „Hotels suchen“ einer mobilen App unter Verwendung Ihres „aktuellen Standorts“ nutzen, verwenden wir Informationen über Ihren aktuellen Standort – die Ihr Mobilgerät mithilfe von GPS oder ähnlichen Technologien liefern –, um in der Nähe gelegene Hotels anzuzeigen.  Wir erfassen Standortdaten erst dann, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, indem Sie auf die Funktion „Hotels suchen“ unter Verwendung Ihres „aktuellen Standorts“ als Zielort klicken oder die Erfassung von Standortdaten im Menü „Einstellungen“ Ihres Smartphones aktivieren. Wenn Sie der Weitergabe von Standortdaten an uns über Ihre App oder die Geräteeinstellungen zustimmen, können wir diese Standortdaten nutzen und weitergeben, um Ihnen auf den Standort zugeschnittene Hotel- oder Transportoptionen anzubieten oder Ihnen andere relevante Informationen oder Dienstleistungen zu liefern.
  • Jede mobile App sendet uns darüber hinaus Fehlerberichtinformationen, wenn sie hängen bleibt oder abstürzt.  Das ermöglicht uns, den Fehler zu untersuchen und die Stabilität der mobilen App in zukünftigen Versionen zu verbessern. In diesen Fehlerberichten, die die mobile App an uns sendet, sind Informationen zu Typ und Version des Mobilgeräts, Ihre Kunden-ID, der Zeitpunkt des Auftretens des Fehlers, die verwendete Funktion und der Status der Anwendung beim Auftreten des Fehlers enthalten.  Wir verwenden diese Informationen ausschließlich für den Zweck der Untersuchung und Behebung des Fehlers.
  • Wir können Ihnen Push-Benachrichtigungen zu Änderungen des Flugstatus oder zu anderen Ereignissen senden, die während Ihrer Reise eintreten. Darüber hinaus können wir Push-Benachrichtigungen auch verwenden, um wichtige Mitteilungen Ihres Travel Managers/Arbeitgebers in einem Notfall weiterzugeben. Sie können diese Berechtigungen immer über die Einstellungen Ihres Mobilgeräts verwalten.
  • Wenn Sie „Reiseberater kontaktieren“ auswählen und die Option „Rückruf anfordern“ in der Egencia-Hilfe wählen, sendet die mobile App Ihre Kunden-ID, die Reiseplaninformationen und möglicherweise weitere Informationen über ihre letzte Verwendung der Mobil-App an den Reiseberater. Dies geschieht, um die Interaktion mit dem Kundenservice zu beschleunigen und einen reibungsloseren Austausch auf der Basis von mehr Informationen zu ermöglichen.

Sie haben immer die Möglichkeit, bestimmte Daten zu steuern, die eine mobile App an uns sendet.  Sie können die Erfassung von Standortdaten jederzeit im Menü „Einstellungen“ Ihres Smartphones deaktivieren.  Alternativ dazu können Sie auch die mobile App vollständig von Ihrem Mobilgerät entfernen und über unsere Website oder telefonisch auf unsere Dienstleistungen zugreifen.

Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir möchten, dass Sie sich sicher fühlen, wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um eine Reise zu planen und zu buchen, und wir sehen uns in der Pflicht, die von uns erhobenen Daten zu schützen. Kein Unternehmen kann absolute Sicherheit garantieren, aber wir haben entsprechende verwaltungstechnische, technische und physische Sicherheitsverfahren umgesetzt, mit denen die personenbezogenen Daten geschützt werden, die uns anvertraut wurden und unter unserer Kontrolle sind. So haben beispielsweise nur autorisierte Mitarbeiter für genehmigte Geschäftstätigkeiten Zugriff auf personenbezogene Daten. Darüber hinaus setzen wir bei der Übertragung vertraulicher personenbezogener Daten zwischen Ihrem und unserem System Verschlüsselungstechnologien ein und verwenden Firewalls und Angriffserkennungssysteme, um den Zugriff auf Ihre Daten durch unbefugte Personen zu verhindern.

Wie können Sie auf Ihre Daten zugreifen?

Sie haben in den folgenden Bereichen dieser Website Zugriff auf Ihre Daten:

Mein Konto
Auf der Seite Mein Profil auf der Egencia-Website können Mitglieder ihre Kontoeinstellungen einsehen und ändern. In den E-Mail-Einstellungen können Sie Ihre E-Mail-Adresse ändern und Ihr Abonnement des Reise-Newsletters und andere Abonnements verwalten. Sie können auch Ihr Passwort ändern und festlegen, dass Sie automatisch mit Ihrem Passwort angemeldet werden, wenn Sie sich bei dieser Website einloggen. Sie können in Ihrem Mitgliedsprofil neue Reisende hinzufügen und bestehende Reisende löschen, Namen, Telefonnummern, Reisepassdaten und Notfallkontakte für mit Ihrem Profil verbundene Reisende aktualisieren oder berichtigen und Ihre Reisevorlieben aktualisieren.

Anforderung zum Auflösen eines Kontos
Sie können Ihr Egencia-Konto auflösen, indem Sie uns wie unten beschrieben kontaktieren. Nachdem Sie ein Konto aufgelöst haben, können Sie sich bei diesem Konto nicht mehr anmelden und haben keinen Zugriff mehr auf die mit dem Konto verbundenen Daten. Sie können jedoch jederzeit ein neues Konto eröffnen. Wir senden Ihnen eine E-Mail mit einer Bestätigung der Kontoauflösung an die im Mitgliedsprofil enthaltene E-Mail-Adresse.

Meine Reisen

Auf der Seite Meine Reisen dieser Website können Mitglieder Ihre gespeicherten Reisepläne anzeigen, aktualisieren oder löschen. Wenn Sie Egencia mitteilen, dass bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen nicht richtig, vollständig oder aktuell sind, unternimmt Egencia angemessene Schritte, um die personenbezogenen Daten so zu berichtigen, dass sie richtig, vollständig und aktuell sind.

Externe Links

Wenn an irgendeiner Stelle dieser Website auf andere Websites verwiesen wird, die weder unser Eigentum sind noch von uns betrieben werden, fallen diese Websites nicht unter diese Datenschutzrichtlinie. Wir empfehlen, dass Sie die Datenschutzbestimmungen auf diesen anderen Websites lesen, um sich über deren Vorgehensweise für die Erhebung, Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten zu informieren.

Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Egencia speichert und verarbeitet personenbezogene Daten über Reisende in einer sicheren Umgebung in den USA und anderen Ländern. Im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Daten von Nicht-US-Reisenden muss Egencia für die Erbringung seiner Dienstleistungen Ihre personenbezogenen Daten zur Verarbeitung an seine verbundenen Unternehmen und/oder Dienstleister in den USA und unter Umständen in anderen Ländern, deren Datenschutzgesetze anders sind als in Ihrem Land, übermitteln. Egencia wird sicherstellen, dass Ihre Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den Anforderungen des anwendbaren Datenschutzrechts geschützt werden, unabhängig davon, wo sie verarbeitet werden.

Für personenbezogene Daten aus Europa wird Egencia solche Datenübermittlungen in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und anwendbarem Recht durchführen, einschließlich ihrer EU-US und Schweizer-US Privacy Shield Selbstzertifizierungen.

EU-US und Schweizer-US Privacy Shield

Egencia LLC hat sich unter dem vom US Department of Commerce geschaffenen EU-US und Schweizer-US Privacy Shield Rahmenabkommen zur Erfassung, Nutzung und Speicherung von personenbezogenen, aus der Europäischen Union und der Schweiz übertragenen Daten, selbst-zertifiert. Wir haben bestätigt, dass wir die Privacy Shield Prinzipien Informationspflicht, Wahlmöglichkeit, Verantwortung für Weitergabe, Sicherheit, Datenintegrität und Zweckgebundenheit, Auskunftsrecht, Rechtsschutz, Durchsetzung und Haftung einhalten. Wenn Sie mehr über die Privacy Shield Prinzipien erfahren und unsere Zertifizierung einsehen möchten, klicken Sie bitte hier.

Wir werden personenbezogene Daten nur in einer Art und Weise verarbeiten, die mit den oben in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken (oder denjenigen, denen Sie später zustimmen) vereinbar ist. Bevor wir Ihre personenbezogenen Daten für wesentlich andere Zwecke verwenden oder sie gegenüber unabhängigen Dritten offenlegen, werden wir Ihnen die Gelegenheit geben, dem zu widersprechen (‚opt out‘). Weitere Wahlmöglichkeiten und Mittel, die Ihnen zur Verfügung stehen, um die Nutzung und Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten z ubegrenzen, sind oben in dem Abschnitt „Ihre Optionen in Bezug auf die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten“ dargelegt.

Wie in dieser Datenschutzerklärung erläutert, können wir Ihre personenbezogenen Daten Dritten zur Verfügung stellen, die Dienstleistungen in unserem Auftrag erbringen. Wenn wir personenbezogene Daten, die wir unter dem Privacy Shield erhalten haben, einem Beauftragten oder Drittdienstleister übermitteln und diese Ihre personenbezogenen Daten in einer Art und Weise verarbeiten, die mit den Privacy Shield Prinzipien nicht vereinbar ist, bleiben wir unter dem Privacy Shield haftbar, es sei denn wir können belegen, dass wir für das Ereignis, das zu dem Schaden geführt hat, nicht verantwortlich sind.

Unter bestimmten Umständen können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten nach berechtigten Aufforderungen von Behörden offenzulegen, einschließlich zur Erfüllung nationaler Sicherheitsanforderungen oder zur Strafverfolgung.

Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten, die Egencia LLC von Ihnen gespeichert hat und zu verlangen, dass wir sie berichtigen, ergänzen oder löschen, soweit sie unrichtig sind oder in Verletzung des Privacy Shields verarbeitet werden.

Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zu unserer Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unter dem Privacy Shield haben, kontaktieren Sie uns bitte zunächst über privacy@egencia.com. Wir werden Ihre Anfrage dann umgehend beantworten. Für den Fall, dass es uns nicht möglich ist, Ihrer Beschwerde zu Ihrer Zufriedenheit abzuhelfen oder wir auf Ihre Beschwerde nicht rechtzeitig erwidern, haben wir uns verpflichtet, mit den Gremien der europäischen Datenschutzbehörden und der Schweizerische Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte zu kooperieren und ihren Anforderungen im Hinblick auf die Beilegung von Privacy Shield-Beschwerden zu entsprechen. Einzelpersonen können unter bestimmten Umständen auch die Möglichkeit haben, ein bindendes Schiedsgerichtsverfahren für Privacy Shield-Beschwerden einzuleiten, denen durch die oben genannten Mechanismen nicht abgeholfen wurde. Für weitere Informationen zu bindenden Schiedsgerichtsverfahren klicken Sie bitte hier.

Um eine Einhaltung des Privacy Shields zu gewährleisten, ist Egencia LLC den Ermittlungs- und Durchsetzungsbefugnissen der US Federal Trade Commission unterworfen.

Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre Daten nicht länger als für unsere Geschäftszwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften notwendig auf. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir bestimmte Daten nach Auflösung Ihres Kontos durch Sie aufbewahren können, z. B. wenn dies notwendig ist, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, einschließlich einer Aufbewahrung von Daten für Steuer- und Buchhaltungszwecke.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Egencia behält sich vor, diese Datenschutzerklärung in der Zukunft zu ändern. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung per E-Mail-Benachrichtigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse oder durch einen Hinweis auf unserer Website informieren. Wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzerklärung haben, senden Sie uns bitte eine E-Mail. Unsere Kontaktdaten sind unten aufgeführt.

So erreichen Sie uns

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzverfahren allgemein wenden Sie sich bitte über die folgenden Kontaktmöglichkeiten an uns:

E-Mail: kundenservice@egencia.de. Wir versuchen, Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden zu beantworten.

Telefonisch: In dringenderen Fällen rufen Sie uns bitte unter folgender Nummer an: +49 89-2020 88 0.

Per Post: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, USA.

Wir möchten sicherstellen, dass Sie als Kunde von Egencia Kontrolle über Ihre Online-Vorgänge haben, angefangen bei der Planung und Buchung Ihrer Reise bis hin zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die Kundenservice-Mitarbeiter von Egencia helfen Ihnen gerne rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche bei Fragen oder in sonstigen Belangen in Verbindung mit Ihren Egencia-Reisen. Sie können auch jederzeit den Kundenservice telefonisch über die Nummer kontaktieren, die Sie bei der Anmeldung Ihres Unternehmens erhalten. Zusätzlich können Sie sich auch direkt unter der in Ihrem Reiseplan angegebenen Telefonnummer oder Adresse an den Reiseanbieter wenden.

Diese Datenschutzerklärung gilt ab [Oktober 2, 2017].