Business as unusual: Sechs Tipps zum Umgang mit Unbeständigkeit bei Geschäftsreisen

Die Woche nach dem 7. November 2016 war sicher interessant.

Am Dienstag, den 8. November, erklärte der indische Premierminister die 500- und 1000-Rupien-Scheine für ungültig. Am selben Tag ging Donald Trump als Sieger aus der US-Präsidentenwahl hervor. Der Kandidat konnte während seiner Kampagne viele Pluspunkte für seine protektionistische Politik verzeichnen.

Am Mittwoch, den 9. November, setzte Kanada eine neue Regelung durch, nach der Reisende, die visumfrei mit dem Flugzeug in das Land einreisen, die Reisegenehmigung eTA (Electronic Travel Authorization) einholen müssen.

Die Woche endete mit unangenehmen Nachrichten aus Neuseeland: Ein Erdbeben der Stärke 7,8 verursachte auf der Südinsel Schäden in dreistelliger Millionenhöhe und blockierte wichtige Verkehrsverbindungen in das Land.

All diese Ereignisse hatten Auswirkungen für die Unternehmen, deren Reisende geschäftlich in diesen Ländern zu tun hatten. Und diese Woche wurde zufällig gewählt! Dies zeigt, dass derartige Vorkommnisse für diejenigen, die für einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsreisen und das Erreichen von Unternehmenszielen sorgen sollen, zum Alltag gehören.

Und dabei werden hier übliche Störungen, wie Flugänderungen, Stau usw., die auch eine perfekt geplante Reise durcheinanderbringen können, noch gar nicht erwähnt.

Wie können Travel Manager und Buchende da immer auf dem Laufenden bleiben? Die folgenden sechs Tipps helfen Ihnen dabei, Änderungen vorwegzunehmen und richtig auf Notfälle zu reagieren:

  1. Mit Ihrem Travel-Management-Unternehmen (TMC) in Kontakt bleiben

Unterstützung außerhalb der Geschäftszeiten ist sehr praktisch, wenn Änderungen Reisepläne beeinträchtigen, vor allem wenn Ihre Reisenden bereits unterwegs sind.  Das ganze Jahr über sorgt Service rund um die Uhr in 65 Ländern dafür, dass Ihre Reisenden möglichst schnell und problemlos nach Hause kommen. Egencia geht davon aus, dass Geschäftsreisende 2015 durch die mobile Hilfe mit nur einem Klick 22.000 Stunden Zeit gespart haben.

  1. Dank Reisewarnungen auf dem Laufenden bleiben

Die Twitter-Feeds des US Department of State, des deutschen Auswärtigen Amts und der entsprechenden Institutionen anderer europäischer Länder sind eine hervorragende Quelle für Reiseinformationen aus aller Welt. Sie informieren über Natur- und von Menschen verursachte Katastrophen und anderes Wissenswertes rund ums Reisen.

  1. Filter verwenden

Nicht alle müssen alles wissen. Die Flut an Reisewarnungen und anderen Informationen führt leicht dazu, dass Reisenden das Wichtige entgeht, da sie einfach abschalten, wenn eine Benachrichtigung kommt. Stellen Sie sicher, Informationen so zu filtern, dass sie nur denjenigen angezeigt werden, die sie wirklich benötigen. Idealerweise versendet Ihr TMC automatische Warnungen nur an die Reisenden, für die eine Reise in die betroffene Region ansteht.

  1. Apps für Reisende nutzen

Bei Alltagsproblemen ist es entscheidend, dass Ihren Geschäftsreisenden ein Kommunikationsinstrument zur Verfügung steht. Eine Reise-App Ihres TMC, z. B. die Egencia-App, benachrichtigt Reisende, wenn ihr Flug Verspätung hat oder annulliert wurde und nennt ihnen die nächsten möglichen Schritte, z. B. das Umbuchen auf einen späteren Flug. So können sie die Reise mit möglichst wenig Unterbrechung fortführen.

  1. Mit seriösen, zuverlässigen Partner zusammenarbeiten

Risikomanagement rückt immer mehr in den Blickpunkt und Beratungsunternehmen können Unternehmen fachkundige Ratschläge zu diesem Thema geben. Egencia arbeitet seit vielen Jahren mit Anbietern wie International SOS zusammen, um Reisenden vor der Reise die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Es ist zudem wichtig, ein TMC zu haben, dass Ihnen immer sagen kann, wo sich Ihre Reisenden planmäßig gerade befinden und Backoffice-Prozesse hat, die es Ihnen ermöglichen, im Notfall angemessen zu reagieren.

  1. Feedback von Reisenden einholen

Die nützlichsten Informationen erhalten Travel Manager und Bucher oft von ihren Reisenden und nicht von Dritten. Travel Manager sollten also – sofern sie es nicht bereits tun – Feedback von Reisenden zu Hotels und Problemen am Reiseziel einholen, die Reisen beeinträchtigen können, und diese mit anderen Mitarbeitern mit demselben Zielort teilen.