Hintergrund

Wir wissen, dass die Kosten von Geschäftsreisen jedes Unternehmen und jede Organisation betreffen können. Und wir wissen, wie wir Ihnen dabei helfen können, den Überblick über Ihre Reisekosten zu behalten und Einsparmöglichkeiten zu ermitteln. Außerdem ist uns bewusst, dass für Wohltätigkeitsorganisationen und Kleinunternehmen jeder Cent zählt und ihre Reiseausgaben nicht auf die leichte Schulter zu nehmen sind.

Wenn Sie eine Wohltätigkeitsorganisation sind, die vollständig von Spenden abhängig ist, müssen Sie mit dem Geld möglichst gut haushalten – es muss lange reichen und vielfältigen Zwecken dienen, und Ihre Einrichtung muss über jede einzelne Ausgabe akribisch Rechenschaft ablegen.

Um einen Überblick über ihre Reisekosten zu erhalten und ihre Richtlinien besser kontrollieren zu können, suchte eine britische Non-Profit-Organisation eine Lösung für ihr Geschäftsreisemanagement. Die Organisation, die im Rahmen einer jährlichen internationalen Feier für Inklusion und eine positive Einstellung wirbt, brauchte eine Möglichkeit, ihre Reisekosten besser zu verwalten.

Die Herausforderung

Die Wohltätigkeitsorganisation setzt sich für Inklusion und Diversität ein und hat die Mission, anderen Menschen mit Akzeptanz und einer positiven Einstellung zu begegnen. Im Rahmen dieser Mission veranstaltet sie einmal im Jahr ein internationales Feierwochenende. Bei dieser Veranstaltung, die die Organisation bis zu 95.000 £ kostet, treten Musiker und andere Künstler aus ganz Großbritannien auf.

Die jährliche Feier der Wohltätigkeitseinrichtung ist mit viel Organisation verbunden. Dabei wird sie von einem Team aus ehrenamtlichen Helfern unterstützt. Außerdem wird jedes Jahr eine andere Auswahl an Künstlern gebucht. Sowohl die Künstler als auch die Ehrenamtlichen müssen möglicherweise reisen. Somit müssen ihre potenziell einmaligen Reisen organisiert werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bestand darin, einen Überblick über die Reisekosten zu erhalten. Die Wohltätigkeitsorganisation wollte sicherstellen, dass alle von ihr eingenommenen Gelder bestmöglich eingesetzt werden und den größtmöglichen Nutzen stiften. Die Nichteinhaltung der Richtlinien und die Seltenheit von Buchungen zu niedrigsten Kosten entwickelten sich zu einem immer größeren Problem.

Kostenkontrolle

Beim Großteil der Reisebuchungen ging es um die Ausrichtung der eigentlichen Feier, doch zudem fanden das ganze Jahr über Planungen, Werbemaßnahmen und Gespräche mit Medien statt. Um ihre Ausgaben besser unter Kontrolle zu bekommen, Geld und Zeit zu sparen und für die erforderlichen Reisen eine eindeutige Richtlinie zu erstellen, entschloss sich die NPO dazu, mit einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) zusammenzuarbeiten.

Egencia unterstützte die Wohltätigkeitsorganisation bei der Definition und Einführung einer Reiserichtlinie, die bezüglich der Ausgaben für Kontrolle und Einheitlichkeit sorgen sollte. Die Senkung der Reisekosten hatte für die Organisation Priorität, und die neue Richtlinie sah vor, dass für alle Reisebuchungen die günstigste verfügbare Preisoption ausgewählt wird. Anschließend konnte die Richtlinie mithilfe der Egencia-Plattform in das Buchungstool integriert werden, sodass es für Reisende leichter ist, sich an die Richtlinie zu halten.

Außerdem konnte die Organisation dank des umfangreichen Hotelangebots von Egencia kostengünstigere Unterkünfte finden als bisher. Die Vertragsraten stellten eine deutliche Verbesserung gegenüber den vorherigen Buchungen dar und ermöglichten es der Organisation, sowohl in der Planungsphase (Werbung und Organisation) als auch während der Veranstaltung selbst (am Wochenende der Feierlichkeiten) Unterkunftskosten zu sparen.

„Ich erziele enorme Einsparungen, weil Egencia so wettbewerbsfähige Preise bietet. Egencia hat ein gutes Angebot und gibt uns ein beruhigendes Gefühl“,

Durch die Abstimmung von Richtlinie, Plattform und Unterstützung konnte die Wohltätigkeitsorganisation ihre jährlichen Reisekosten um ein Drittel senken.

Überblick über die Ausgaben

Der bessere Überblick über die Reisekosten mithilfe der grafischen Darstellung der Daten in Egencia Analytics Studio bot der NPO einen Vorteil, durch den sie Zeit und Geld sparte. Mithilfe der von ihr erhobenen und geprüften Daten kann die Organisation erkennen, wofür das Geld ausgegeben wurde, diese Information mit ihrem Budget und den jeweiligen Werbemaßnahmen oder Veranstaltungen abgleichen und entsprechend abrechnen – alles an einem zentralen Ort.

„Egencia brachte Struktur und Kontinuität in unsere Ausgaben. Durch das Reporting und den Überblick über die Reisekosten wurden uns die Augen geöffnet. Wenn man nicht mit einem TMC zusammenarbeitet, kann es schwierig sein, die Ausgaben nachzuverfolgen“,

Höhere Effizienz

Die Wohltätigkeitsorganisation musste den anspruchsvollen und komplexen Prozess der Reiseverwaltung für verschiedene Künstler, Musiker, Gruppen und Ehrenamtliche, einschließlich Unterkünfte und Transport, vereinfachen.

Um die Reisebuchung für jeden Reisenden einfacher zu gestalten, nutzte der Reisekoordinator für die Buchung der Reisen und Unterkünfte auf der Egencia-Plattform zehn Profile von Gastreisenden. Mithilfe der Profile von Gastreisenden konnte die NPO die Reisen für alle Ehrenamtlichen und Künstler buchen – einschließlich Gruppenbuchungen für Bandmitglieder–, ohne einen zugewiesenen Buchungsnamen zu benötigen. Die Profile von Gastreisenden boten auch die Möglichkeit, die Buchung direkt abzuschließen. Auf diese Weise konnte die Organisation erheblich effizienter arbeiten und wertvolle Arbeitszeit gewinnen, da sie keine kurzfristigen Buchungen oder mehrere Einzelbuchungen mehr vornehmen musste.

„Mithilfe der Profile von Gastreisenden kann ich Einsparungen erzielen, indem ich für Musiker und ihre Crew Apartments buche und sogar ganze Bands zusammen übernachten können. Die Ausgabenkontrolle und das Reporting sind hervorragend – wir können sehen, welche Ausgabe für einen ehrenamtlichen Mitarbeiter und welche Ausgabe für einen Künstler getätigt wurde“,

Geld sparen mit Egencia

Beim Jonglieren mit den Finanzen tragen Wohltätigkeitsorganisationen und kleine Unternehmen eine große Verantwortung. Ein besserer Überblick über die Kosten von Geschäftsreisen und das Ermitteln von Einsparpotenzial sind hervorragende Möglichkeiten, etwas zu verändern. Durch die Zusammenarbeit mit Egencia konnte diese Non-Profit-Organisation bei ihren Geschäftsreisen Zeit und Geld sparen – und diese beträchtlichen Einsparungen wieder in ihre wichtigen Fundraising-Maßnahmen und in die Planung ihrer Feier fließen lassen.

„Die Zusammenarbeit mit Egencia ist so unkompliziert. Unser Account Manager kümmert sich für uns um alle Details und stellt die richtigen Fragen, damit unsere Anforderungen erfüllt werden“,

Kontaktieren Sie uns

Möchten Sie wissen, wie Sie mit Managed Travel bei Geschäftsreisen sparen können? Dann nehmen Sie am besten gleich mit uns Kontakt auf, um es zu erfahren.

Die Wohltätigkeitsorganisation aus dieser Fallstudie möchte anonym bleiben.