Aus der Reaktion der Geschäftsreisebranche auf COVID-19 lernen

Coronavirus verändert Geschäftsreisen

Travel Manager hatten dieses Jahr kaum Zeit, zu verschnaufen. Nach der anstrengenden letzten Zeit, in der sie Geschäftsreisende finden, Reisen stornieren und immer wieder die neuesten Informationen von der Website der Weltgesundheitsorganisation abrufen mussten, gilt es nun, aus den Geschehnissen die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Egencia hat gemeinsam mit Business Travel News vier Webinare durchgeführt, um Unternehmen dabei zu helfen, die Entwicklungen in der Branche seit dem Beginn der Coronakrise zu analysieren. Außerdem haben wir darin Informationen und Erkenntnisse von Führungskräften aus der Reisebranche, von Travel Managern und Reiseanbietern geteilt, um Unternehmen bei der Planung der nächsten Schritte zu helfen.

Im ersten Webinar rekapitulierte Ariane Gorin, President von Egencia, den Beginn der Krise sowie die anfängliche Reaktion der Branche. Sie beschrieb, wie sich das vermeintlich regional begrenzte Problem schnell zu einer weltweiten Pandemie entwickelte. Da nun schnelle Reaktionen nicht mehr so dringend sind, denken Unternehmen darüber nach, wie sie Geschäftsreisen in Zukunft gestalten können.

In unserem Webinar finden Sie Tipps und Ratschläge zum Neustart Ihres Reiseprogramms.

Kundenorientierte Antworten

Die Kommunikation zwischen uns, dem Travel-Management-Unternehmen (TMC), und den Travel Managern unserer Kunden wurde wichtiger denn je. Anhand des Feedbacks und der Wünsche unserer Kunden konzentrierten wir uns schnell auf das Wesentliche. Außerdem kommunizierten wir über so viele Kanäle wie möglich mit den Kunden, um die ständig neu hereinkommenden Informationen zu verwalten und zu teilen.

Intern hielten wir unsere Account Manager durch tägliche Briefings und einen internen Nachrichten-Feed auf dem Laufenden. Extern schickten wir täglich Benachrichtigungen an die Travel Manager und aktualisierten unsere Hilfe sowie andere Websites. Damit endet die kontinuierliche Kommunikation aber nicht. Die Dinge verändern sich immer noch laufend und in dieser neuen Phase für Geschäftsreisen wird die Kommunikation weiter eine Schlüsselrolle spielen.

Geschäftsreisende auf die neue Normalität vorbereiten

Während die Geschäftsreisetätigkeit langsam wieder aufgenommen wird und Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder auf Reisen schicken, konzentrieren sich die Travel Manager auf ganz bestimmte Aspekte. Die folgenden drei stehen ganz oben auf ihrer Liste:

  1. Behördenvorschriften: Diese können je nach Ort, Bundesland, Land und Transportmittel variieren. Arbeiten Sie mit Ihrem TMC und dessen Partnern für das Risikomanagement zusammen, um die Risiken zu analysieren und Ihre Reisenden über geltende Vorschriften zu informieren.
  2. Hilfe bei der Erfüllung der Sorgfaltspflicht durch Online-Buchungen und Richtlinieneinhaltung: Stellen Sie sich einmal Folgendes vor: Sie haben Ihre Geschäftsreiserichtlinien umgestaltet und sie gemeinsam mit Ihrem TMC in das Buchungstool integriert. Außerdem nutzen Sie die Technologie des TMC zur Nachverfolgung Ihrer Reisenden, um zu wissen, wohin sie unterwegs sind bzw. wo sie sich aufgehalten haben. Das ist wunderbar, aber wenn Ihre Reisenden nicht online buchen, hilft das alles nichts. Ihre Reisenden sehen die Reiserichtlinien nicht und Sie können sie im Notfall nicht ausfindig machen. Jetzt ist die richtige Zeit, um die Annahme Ihres Programms zu fördern und auf dessen Bedeutung hinzuweisen.
  3. Aktuelle Kontaktdaten: Egal, ob Ihre Mitarbeiter schon lange im Unternehmen tätig oder noch ganz neu sind – ihre Kontaktdaten können schnell veralten. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter daher, ihre Kontaktinformationen sowie ihre Kontakte im Notfall immer auf dem neuesten Stand zu halten.

Lohnen sich Geschäftsreisen noch?

Ob Ihre Mitarbeiter bereits wieder unterwegs sind oder Sie noch überlegen, wann es wieder losgehen soll – jetzt ist die richtige Zeit, um Ihr Reiseprogramm anhand der Erkenntnisse aus der Coronakrise zu überarbeiten. Wir als Reiseexperten glauben natürlich an den Wert persönlicher Treffen, aber entscheidend sind die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen. Definieren Sie, wie Sie in Zukunft Ziele für Geschäftsreisen setzen und deren ROI messen möchten, um zu zeigen, was Sie mit Ihrem Reiseprogramm erreichen können.

Mit Veränderungen umgehen

Wie Ariane Gorin in dem Webinar sagte, wurden die Geschäftsreiseprogramme in den ersten Wochen der Krise einem Härtetest unterzogen, als Reisen storniert wurden, die Reisenden aber noch unterwegs waren und es keine Planungen für ihre Rückkehr gab.

Ein Großteil unserer jüngsten Innovationen hat sich auf die Unterstützung von Reisenden und Travel Managern bei der schnellen Bewältigung solcher Herausforderungen konzentriert. Unter anderem haben wir Online-Formulare erstellt, mit denen Reisende Reisen selbst stornieren können, damit sie Zeit sparen und nicht lange am Telefon warten müssen.

Wie geht es mit Geschäftsreisen weiter?

Im Moment weiß niemand, wann und ob es zu einer vollständigen Erholung kommen wird. Ariane Gorin wies zum Schluss darauf hin, dass sich die Menschen auf Reisen zunächst unsicher fühlen werden. Travel Manager müssen die Bedenken ihrer Reisenden ernst nehmen und durch Informationen und Material wie unsere Sicherheitscheckliste vor der Reise zu lindern versuchen.

In unserem Webinar finden Sie weitere Erkenntnisse und Empfehlungen zur Vorbereitung Ihres Geschäftsreiseprogramms auf den Neustart.