Veröffentlicht am 30. Juni 2020

Das weltweit tätige Versicherungsunternehmen Atradius stellt mithilfe von Egencia eine einzige Geschäftsreiselösung für mehrere Regionen bereit.

Ein dezentrales Geschäftsreiseprogramm verwalten 

 Atradius bietet in 54 Ländern Kreditversicherungen an. Für dieses multinationale Unternehmen spielen Geschäftsreisen eine entscheidende Rolle bei der Förderung der internen und externen Beziehungen.

Atradius hat ein dezentrales Reiseprogramm, bei dem in jedem Land ein Travel Manager ein bevorzugtes Travel-Management-Unternehmen (TMC) oder Reisebüro auswählt und nutzt. Bislang arbeitete Atradius mit einem herkömmlichen TMC zusammen. Für bestimmte Regionen fiel die Wahl aber nun wegen unseres benutzerfreundlichen, intuitiv bedienbaren Online-Buchungssystems auf Egencia.

„Wir haben derzeit weltweit 4.500 Mitarbeiter“, erläutert Arno Beekhuizen, Einkäufer bei Atradius. „Davon befindet sich mehr als ein Drittel in Belgien, Frankreich, den Niederlanden und den USA und arbeitet mit Egencia zusammen.“

Die Zusammenarbeit mit Atradius in mehreren Ländern erleichtert die Verwaltung des Reiseprogramms deutlich. „Wir haben für diese Länder einen einzigen TMC-Vertrag“, so Beekhuizen. „Wenn es nach mir ginge, sollten alle Länder Egencia nutzen.“

„Egencia bemüht sich sehr, jede Region auf lokaler Ebene zu unterstützen. Dabei werden die jeweiligen steuerlichen und rechtlichen Anforderungen jeder Region mit Egencia abgeklärt und berücksichtigt“

Jedes Land hat spezielle Herausforderungen und Anforderungen an Geschäftsreisen. Wir bieten eine einheitliche, regionenübergreifende Lösung, die Reisebuchungen, Geschäftsreisemanagement, Verwaltung, Berichterstellung, Aspekte der Sorgfaltspflicht und ein umfassendes Angebot kombiniert.

Berichterstellung und Kostenabrechnung für Geschäftsreisen vereinfachen

Die Berichterstellung ist für Atradius besonders wichtig und die in Egencia Analytics Studio verfügbaren visuellen Daten helfen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. „Wir nutzen die Funktionen für die Berichterstellung sehr häufig. Die Berichte bieten mir einen Einblick in das gesamte Programm und ich kann die Zahlen auch für andere Bereiche nutzen“, erklärt Beekhuizen. „Wir können daran ablesen, warum Mitarbeiter außerhalb der Reiserichtlinie buchen, und die Richtlinien ggf. ändern.“

Egencia Traveller Tracking bietet außerdem wichtige Berichte zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht. Diese helfen Atradius bei der Planung des Krisenmanagements und der Unterstützung der Reisenden unterwegs. „Wir möchten gern wissen, wo sich unsere Reisenden jetzt gerade und in Zukunft aufhalten bzw. wo sie in der letzten Zeit waren, um unserer Sorgfaltspflicht nachkommen zu können“, so Beekhuizen.

Ein leicht verständliches Kostenmanagement ist Atradius für sein Reiseprogramm ebenfalls wichtig und Egencia kann das Unternehmen hierbei auf verschiedene Weise unterstützen. Wir arbeiten mit spezialisierten Finanzinstituten zusammen, um Firmenkreditkartenoptionen anbieten zu können. Diese Organisationen verfügen über das nötige Finanzfachwissen, während wir die Bezahlung von Reisen über entsprechende Technologien ermöglichen und Know-how über das Geschäftsreisemanagement einbringen. So können wir Atradius ein System zur Verfügung stellen, das umfassende, hilfreiche Daten beinhaltet, die als Grundlage für die Verwaltung und Optimierung der Ausgaben dienen.

„Aus Sicht unserer Reisenden werden die meisten Hotels und Flüge vom Unternehmen bezahlt und es sind keine Kostenabrechnungen nötig. Das hat uns und ihnen viel Zeit und Verwaltungsaufwand gespart“

„Unser Programm umfasst eine Firmenkreditkarte, die ebenfalls sehr nützlich ist. Wir passen unsere Reisekostenabrechnungen an unsere Anforderungen an und kombinieren Sie mit Berichten von Egencia.“

esen Sie hier, wie Egencia globale Unternehmen dabei unterstützt, lokale Richtlinien über mehrere Regionen hinweg zu verwalten.

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Haben Sie Interesse an einem einheitlichen Geschäftsreiseprogramm, das lokale Nuancen berücksichtigt? Dann sprechen Sie mit uns.