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What Does a Travel Manager Do And How Egencia Analytics Studio Helps

3 Beispiele, wie Egencia Analytics Studio Travel Manager unterstützt

5 min
Gepostet: 15 July 2020
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Vielleicht denken Sie, dass Geschäftsreisen ein einfaches Thema sind. Wenn es um die Details geht, kann es jedoch ziemlich komplex werden. Ohne eine effektive Datenanalyse und -visualisierung können Gespräche auf Managementebene über den Erfolg Ihres Reiseprogramms schnell zu einem Ratespiel werden.

Geschäftsreisen lassen sich scheinbar auf einen einfachen gemeinsamen Nenner bringen: Mitarbeiter reisen an einen anderen Ort und buchen auf Kosten ihres Unternehmens Flüge, Züge, Mietwagen und Hotels. Dieser Schein trügt jedoch.

Unabhängig von der Größe des Reiseprogramms haben die meisten Travel Manager nur einige wichtige Kennzahlen im Blick: Wie viele Personen haben wie vorgesehen im Voraus gebucht? Nehmen genügend Mitarbeiter die Dienste des Travel-Management-Unternehmens (TMC) in Anspruch? Wie viel haben wir im vergangenen Quartal durch ausgehandelte Raten an Reisekosten gespart? Unterstützt uns das TMC dabei, automatisch Geld zu sparen? Für präzise Antworten auf diese Fragen benötigen Sie die richtigen Daten und Analysen.

Egencia Analytics Studio ist die Lösung. Dieses benutzerfreundliche Feature unserer Plattform ist speziell auf die tagtäglichen Reporting-Anforderungen von Travel Managern abgestimmt und richtet sich an Mitarbeiter, deren Aufgabe es ist, Geschäftsreisen zu organisieren. Analytics Studio bietet Ihnen die Möglichkeit, Reisekostendaten visuell darzustellen, neue Erkenntnisse zu gewinnen und weitere Einsparquellen zu ermitteln. Indem Sie Trends über einen bestimmten Zeitraum nachverfolgen, können Sie die Ausgaben in verschiedenen Reisekategorien wie Flug, Hotel, Zug und Mietwagen optimieren. Analytics Studio ist mehr als ein Dashboard für Unternehmen. Dank der umfangreichen, schnellen Datenvisualisierung haben Sie die Möglichkeit, wichtige Reisedaten und Ergebnisse schnell an interne Teams und Mitglieder der Geschäftsleitung weiterzugeben.

Informationen darüber, wie viele Ihrer Reisenden das TMC nutzen und innerhalb der Vorgaben buchen, sind ein wichtiger erster Schritt zur effektiven Verwaltung Ihres Reiseprogramms. Dank Analytics Studio müssen Sie bei wichtigen Metriken nicht länger raten. Sie können wesentliche Kennzahlen wie Ausgaben, Online-Buchungsrate oder Richtlinieneinhaltung schnell für das gesamte Programm visuell darstellen und mithilfe verschiedenster Filter können Sie sich beispielsweise die Zahlen zu bestimmten Transportmitteln oder Abteilungen noch genauer ansehen.

Bei unserer Arbeit mit Unternehmen, die Geschäftsreisen als Teil ihrer Wachstumsstrategie betrachten, haben wir beobachtet, dass Analytics Studio Travel Manager auf die folgenden drei Arten unterstützt:

1. Informationen über Ihre Ausgaben

In Analytics Studio hat Egencia ansprechende Berichte erstellt, die Sie der Personal-, Finanz- und Einkaufsabteilung sowie der Geschäftsleitung Ihres Unternehmens präsentieren können. Zu diesem Zweck bieten wir eine konsolidierte Ansicht der Reisedaten. Egencia speichert alle Reisedaten an einem Ort, unabhängig davon, ob eine Buchung online, offline oder in der App vorgenommen wurde. So behalten Sie den Überblick über Ihr Reiseprogramm.

Zu wissen, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, ist ein wichtiger erster Schritt. Nehmen wir zum Beispiel die Ausgaben für Flüge. Sie sollten wissen, welche Strecken am häufigsten genutzt werden, wie oft diese geflogen werden und von wem. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie ermitteln, welche Beträge Ihr Unternehmen dafür aufwendet, und anschließend mit Fluganbietern Raten aushandeln, um Einsparungen zu erzielen. Falls sich die Reisetätigkeit in Ihrem Unternehmen jedes Jahr, jedes Quartal oder je nach Projekt ändert, wissen Sie so genau, wofür Sie Ressourcen bereitstellen sollten.

Über das Dashboard für Flüge liefert Ihnen Analytics Studio umfassende Informationen über Ihre unternehmensweiten Flugkosten. Sie können sich die Ausgaben und Transaktionszahlen für einzelne Reisende, geflogene Strecken oder Fluggesellschaften ansehen. Noch genauere Informationen finden Sie in den Berichten nach Abteilung, Reiseart (Inland oder Ausland) und Kabinenklasse. Solche Dashboards stehen auch für Hotel-, Zug- und Mietwagenbuchungen zur Verfügung.

2. Schnelle Anzeige der verschiedenen Schichten der Reisedaten

Eine wichtige Voraussetzung, um mit Kollegen und Führungskräften effektiv über Reisedaten kommunizieren zu können, ist die Relevanz. Wenn Sie beispielsweise in einem Unternehmen, das in Dutzenden von Ländern tätig ist, Reisen für eine bestimmte Region verwalten, werden Sie sich in erster Linie über die Situation in dieser Region informieren wollen. Ein Gesamtüberblick kann zwar hilfreich sein, doch in der Regel werden sich Ihre Manager vor allem für das Budget in ihrem Bereich und nicht für das gesamte Unternehmen interessieren.

Travel Manager haben in Analytics Studio die Möglichkeit, Mitarbeitern basierend auf Rollen verschiedene Zugriffsebenen zuzuordnen. Das System lässt sich flexibel an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Mithilfe der Regeln werden den Benutzern nur die Informationen angezeigt, die sie für ihre Arbeit benötigen. Somit haben sie keinen Zugang zu Daten, die für sie nicht von Belang sind, und sie werden nicht mit Informationen zu Geschäftsbereichen überfrachtet, die mit ihrer Arbeit nichts zu tun haben.

Analytics Studio bietet außerdem umfassende Detailansichten. So können Sie die Datenvisualisierungen beispielsweise nach Abteilung oder Reisegruppe filtern. Angenommen, Sie möchten untersuchen, wie gut Geschäftsbereich A im Vergleich zu Geschäftsbereich B die Regeln zu Vorausbuchungen befolgt. Hierfür bietet Analytics Studio einfache, klickbasierte Funktionen, mit denen Sie sofort vergleichende visuelle Grafiken erzeugen können. So können Sie in Ihrem Reiseprogramm Muster und Trends erkennen, die möglicherweise die Aufmerksamkeit des oberen Managements erfordern, Einsparmöglichkeiten aufzeigen und Ihre Strategie der Richtlinieneinhaltung optimieren.

MNC-Datenvisualisierung

3. Reporting zur Förderung der Richtlinieneinhaltung

Reiserichtlinien sollen Geld sparen, doch dafür müssen die Richtlinien eingehalten werden. Eine effektive Erhöhung der Richtlinieneinhaltung erfordert eine einfache Ermittlung derjenigen, die gegen diese Richtlinien verstoßen, sowie die Möglichkeit die Daten darüber zu sammeln, welche Kosten durch Nichteinhaltung entstehen. Eine globale Geschäftsreiselösung wie die von Egencia verringert den Aufwand für die Datenerhebung.

Die Nutzung der Daten für erfolgreiche Gespräche über die Richtlinien kann auch zur Einhaltung dieser Richtlinien beitragen. Wenn diese beispielsweise nicht an die örtlichen Reisegepflogenheiten angepasst sind, könnte dies zur Folge haben, dass sie nicht eingehalten werden. Wir von Egencia wissen, wie wichtig es ist, bestimmte Transportmittel zu unterstützen und die passenden Richtlinien dafür zu haben. Ebenso kann die Analyse der Einsparungen durch die Einhaltung örtlicher Vorgaben Hinweise liefern, welche Richtlinien global funktionieren könnten.

Analytics Studio wurde als benutzerfreundliches Tool für Mitarbeiter entwickelt, die sich tagtäglich um Geschäftsreiseprogramme kümmern. Es liefert Ihnen Informationen zur Performance Ihres Reiseprogramms sowie zu Möglichkeiten, diese zu steigern, Einsparungen zu erzielen und auf allen Ebenen des Unternehmens effektiv über das Programm zu kommunizieren.

Mehr erfahren Sie in unserem Datenblatt zu Egencia Analytics Studio.

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