Vier Tipps für ein besseres Geschäftsreisemanagement

Arbeiten Sie an einem ganz neuen Geschäftsreisemanagement-Programm? Oder sind Sie gerade dabei, Ihre aktuellen Dienste für das Geschäftsreisemanagement zu rationalisieren? Vielleicht möchten Sie auch zu einem anderen Travel-Management-Unternehmen wechseln? Welche Veränderungen an Ihrem aktuellen Programm auch anstehen – wir helfen Ihnen gerne.

Bei der Gestaltung eines erfolgreichen Geschäftsreisemanagement-Programms für Ihr Unternehmen geht es darum, unterschiedliche Interessen zu berücksichtigen. Sie müssen einerseits die Ziele Ihrer Organisation erfüllen und andererseits dafür sorgen, dass das Programm von den Mitarbeitern bereitwillig genutzt wird.

Die richtige Kommunikation ist entscheidend. Sobald Ihr Team die Vorteile der Veränderung erkannt hat, wird es sie bereitwillig akzeptieren. So profitieren alle. Im Folgenden erhalten Sie vier Tipps für einen besseren Umgang mit Änderungen an Ihrem Geschäftsreisemanagement-Programm.

1. Fragen Sie alle Beteiligten nach ihrer Meinung zu Ihrem Geschäftsreisemanagement-Programm.

Wie wir alle wissen, ist erfolgreiche Kommunikation keine Einbahnstraße. Die Prioritäten und Bedenken des CEO und der Unternehmensleitung unterscheiden sich unter Umständen von denen der Mitarbeiter, die häufig reisen müssen. Indem Sie für eine offene Kommunikation sorgen, können Sie Bedenken hinsichtlich Ihrer Änderungen an den Geschäftsreisemanagement-Diensten sofort entgegentreten.

Fragen Sie zunächst alle Beteiligten, was sie ggf. am aktuellen Geschäftsreisemanagement-Programm ändern würden. Was stört sie daran und welche Richtlinien würden sie gerne beibehalten? So können Sie nicht nur herausfinden, wie Sie Ihre Gründe für die anstehenden Änderungen am besten vermitteln, sondern Sie stellen auch sicher, dass alle Betroffenen angehört werden.

2. Lassen Sie Erstanwender und Mitarbeiter, die vom Geschäftsreisemanagement-Programm überzeugt sind, für sich arbeiten.

Identifizieren und unterstützen Sie Förderer Ihres neuen Programms. Indem Sie diese interne Gruppe anerkennen und eine positive Einstellung gegenüber dem Travel Management fördern, unterstützen Sie die Akzeptanz eines veränderten Geschäftsreisemanagement-Ansatzes im Unternehmen. Nutzen Sie die Begeisterung dieser Personen für die neuen Reiserichtlinien und Vorgehensweisen. Sie werden diese innerhalb der Organisation weitertragen und ihre Kollegen anstecken.

Setzen Sie gegenüber Mitarbeitern, die häufig reisen, Assistenten der Geschäftsleitung und Technologie-Teams dieselbe Strategie ein. Behandeln Sie sie als Executive Sponsors und machen Sie sie so zu Verfechtern Ihres Geschäftsreisemanagement-Programms. Ziehen Sie sie auf Ihre Seite und stellen Sie sie dem Rest des Unternehmens als ehrliche und offene Ansprechpartner für das Geschäftsreisemanagement zur Verfügung. Diese Personengruppe wird auch für weitere Vorzüge Ihrer neuen Geschäftsreisemanagement-Dienste werben.

3. Erkennen Sie an, dass manche die Änderungen an Ihren Geschäftsreisemanagement-Diensten ablehnen.

Egal, wie Sie Ihr neues und verbessertes Geschäftsreisemanagement-Programm auch präsentieren – es wird immer jemanden geben, der sämtliche Veränderungen ablehnt. Hier ist es ebenfalls wichtig, allen das Gefühl zu geben, angehört zu werden. Sie werden nicht sofort alle von den Aktualisierungen, neuen Richtlinien und Verfahren überzeugen können, aber geben Sie nicht auf. Verlassen Sie sich auch hier auf die Mitarbeiter, die vom Geschäftsreisemanagement-Programm überzeugt sind und dafür begeistert eintreten. Fördern Sie den Austausch und verfolgen Sie einen Teamansatz, um sicherzustellen, dass alle über die erforderlichen Informationen verfügen, um die notwendigen Änderungen zu akzeptieren und das neue Programm zu nutzen.

4. Denken Sie daran, dass Travel-Management-Unternehmen Ihre wichtigsten Verbündeten sind.

Ob Sie nur kleine Änderungen an Ihren Geschäftsreisemanagement-Diensten vornehmen oder das gesamte Programm überarbeiten – bedenken Sie stets, dass dies ein mehrstufiger Prozess ist, der seine Zeit braucht. Alleine können Sie nur einen gewissen Teil leisten. Nutzen Sie daher das Fachwissen eines erfahrenen Travel-Management-Unternehmens

wie Egencia. Dessen Experten unterstützen Ihr Unternehmen kompetent bei der Einführung eines neuen Geschäftsreisemanagement-Programms. Darüber hinaus sparen Sie so auch Zeit und Geld, denn Sie erhalten Empfehlungen für Best Practices sowie kontinuierlichen Support.

Veränderungen sind zwar häufig nötig, aber nicht immer einfach. Mit den richtigen Änderungen an Ihrem Geschäftsreisemanagement-Programm können Sie jedoch den Arbeitsaufwand verringern, für eine bessere Einhaltung der Richtlinien sorgen, Kosten einsparen und die Zufriedenheit Ihrer Geschäftsreisenden erhöhen. Auf dem Weg zur richtigen Lösung sind Veränderungen jeden Cent wert.

Hier erhalten Sie praktische Tipps zur erfolgreichen Umsetzung von Änderungen an Ihrem Reiseprogramm.