Business Travel News sagt ein weiteres Jahr mit unbeständigen Hotelpreisen voraus. Da sich Hotelpreise heutzutage oft ändern, haben wir die Travel Manager des Egencia Connect Customer Advisory Board und Egencias Geschäftsreisemanagement-Consulting-Team nach Ratschlägen zur Verwaltung von Höchstbeträgen oder Per-diem-Vorgaben für Hotels gefragt.

Immer die passenden Höchstbeträge für Hotels

Die Zeiten, in denen Sie Hotelraten am Jahresanfang festgelegt und sich dann nicht mehr weiter um sie gekümmert haben, sind vorbei. Obwohl Hotelraten fluktuieren, sehen die Reiseberater bei Egencia Höchstbeträge für Hotels als sehr hilfreich an, vor allem wenn das Travel-Management-Programm erst kürzlich eingeführt wurde. Sie können Ihnen dabei helfen, Richtlinien festzulegen, Markttrends zu verstehen und Zielvorgaben für Einsparungen zu treffen. Wenn Sie gerade erst loslegen, legen Sie am besten einen Standard-Höchstbetrag für Hotels fest, der weltweit für alle Ihre Reisenden verwendet werden kann. Passen Sie den Betrag dann für die Städte und Länder an, die Ihre Reisenden am häufigsten besuchen, um sicherzustellen, dass sie gute Hotels zu angemessenen Preisen finden können. Priscilla, ein Global Travel Manager, sagt beispielsweise: „Wir reisen häufig zu hochpreisigen Städten, in denen die Raten häufig fluktuieren. Deswegen nutzen wir hier die höchste logische Rate. In allen anderen Städten gelten 275 $ als Richtwert, der nicht überschritten werden darf.“

Höchstbeträge für Hotels an ausgehandelte Raten anpassen

Rosemary, Senior Manager Global Travel, findet Per-diem-Vorgaben nützlich, sagt aber: „Für bestimmte hochpreisige Märkte, wie New York City und Tokio, müssen wir die Pauschale im Laufe des Jahres immer wieder anpassen. Die Basis unserer Höchstbeträge für Hotels sind unsere ausgehandelten Raten. So liegen sie immer innerhalb der Reiserichtlinie, auch wenn an Daten mit erhöhter Nachfrage die Preise steigen. Das ermöglicht es uns, sicherzustellen, dass unsere Reisenden einen angemessenen Preis zahlen.“ Jennie, Travel Manager, sagt: „Wie bei Rosemary, basieren unsere Höchstbeträge für Hotels auf unseren ausgehandelten Raten. Wir ändern nur die Per-diem-Vorgaben in Städten mit hohem Volumen nach Saison.“

Einsparungspotenzial in einem länger bestehenden Programm entdecken

Wie die Travel Manager angemerkt haben, werden die Höchstbeträge für Hotels in den am häufigsten besuchten Städten eines Unternehmens oft nach den ausgehandelten Raten festgelegt. Möglicherweise können Sie auch für mittelgroße Märkte mit viel Volumen, das aber nicht groß genug ist, um ausgehandelte Raten zu garantieren, zusätzliches Einsparungspotenzial entdecken. Bezüglich dieser Märkte können Sie sich gerne an Ihren Account Manager wenden und eine Per-diem-Analyse basierend auf den Empfehlungen von Egencia anfragen.

Noch ein letzter Tipp! Zusatzleistungen nicht vergessen

Ausgehandelte Raten und Daten aus der Branche stellen zwar großartige Anhaltspunkte zum Festlegen von Per-diem-Pauschalen fest, berücksichtigen aber möglicherweise keine Zusatzleistungen. Wenn Sie die beliebtesten Zusatzleistungen (z. B. Frühstück, Parkplätze, WLAN) bei Ihrer Per-diem-Vorgabe gleich mit einbeziehen, haben Sie von vornherein eine genauere Vorstellung davon, was Sie zahlen und bieten Reisenden eventuell eine größere Auswahl.