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背景

我们知道每个组织都需要管理差旅支出,我们同样也清楚如何帮助您跟踪差旅支出并找到节省开支的机会。另外,我们明白对于一家非营利慈善机构或小型企业来说,每一分钱都弥足珍贵,而且您的所有旅行开支都很谨慎。

如果您是一家完全依赖筹款的慈善机构,那么您需要对所筹集的资金精打细算——这些资金需要支持长期运营并发挥多种用途,而且组织必须自己记录每一笔开销。

实行支出透明化和政策控制的重要性引导了这家英国非营利组织寻找差旅管理解决方案。慈善机构通过全球年度庆典来宣扬积极包容的精神,它需要一种更好地管理差旅支出的方法。

挑战

慈善机构鼓励包容性和多样性,其使命是以积极包容的态度关怀人类。其中,该使命的宣传活动包括一场全球年度周末庆典。该慈善机构在此次活动上的耗资高达 £95000,邀请了来自英国各地的音乐家和表演者参加演出。 

该慈善机构的年度庆典涉及大量组织工作,并依靠敬业的志愿者团队提供支持。此外,每年都会邀请不同的艺术家参加演出。艺术家和志愿者都有可能需要出差,因此需要妥善安排旅行,而且这种旅行很可能是一次性的。

全面了解他们的差旅支出也是至关重要的。慈善机构希望确保他们筹集的所有资金均得到充分利用并为组织实现最大价值。未能贯彻执行最低成本预订正在成为越发难以管理的问题。     

控制成本

大部分旅行预订不仅涉及当前周末庆典的举办和实施,还涉及贯穿全年的规划、宣传和媒体联系工作。为了更好地控制他们的支出、节省金钱和时间,以及针对必要的差旅制定明确的政策,该慈善机构决定与一家差旅管理公司(以下简称 TMC)合作。

易信达支持该慈善机构着手制定和推广差旅政策,以实现对支出的控制和协调。节省差旅支出是他们的首要任务,而且新政策规定,所有差旅预订都必须选择最低价格。易信达的平台则可以将此项政策集成到预订工具中,使旅客更轻松地按照政策进行预订。

另外,与以前所能预订的住宿相比,该慈善机构还能在易信达广泛的酒店供应中发现价格更低的住宿。这些首选价格极大地优化了他们以前的搜索结果,并使他们能够在规划阶段(宣传和组织)和现场活动(周末庆典现场)中节省住宿费用。

因为易信达的价格具备强大的竞争力,所以我节省了大笔费用。它不仅供应充足,而且清楚明了。”

在调整政策、平台和指导方针的过程中,该慈善机构见证了其 构见证了其每年差旅支出节省三分之一的成果。

支出透明化

利用易信达分析工作室生成的数据可视化报告使得差旅支出一目了然,这对该慈善机构来说是一个优势,为他们节省了时间和金钱。透过这家慈善机构所能收集和审核的数据,他们可以看到资金流向,根据其预算、相关宣传活动或现场活动以及发票衡量该数据,这一切均可在同一平台实现。

“易信达制定支出计划并协调资金的使用。在生成报告和支出透明化方面一直都令人大开眼界。如果没有 TMC,可能很难跟踪支出。”

提高效率

管理所有艺术家、音乐家、团体和志愿者的多项旅行,包括住宿和交通,是困难且复杂的过程,慈善机构需要对此过程进行简化。

为了简化每位旅客的差旅预订,差旅筹备人员在易信达平台中使用 10 个来访旅客个人资料,以安排所有旅行和住宿。使用来访旅客个人资料意味着慈善机构可以为所有志愿者和表演者预订旅行,包括乐队艺术家的团体预订,且无需指定预订名称。慈善机构还能够利用此来访旅客个人资料档案在下单时完成预订,这样确实提高效率并使组织重获宝贵的工作时间,因为这意味着他们不再需要进行最后时限或多个单独的预订。

“利用来访旅客个人资料,我可以通过预订公寓节省费用,音乐家及其后援团队、乃至整个乐队都可以住在一起。这是针对支出控制和报告的有效措施——我们可以看到哪些支出用于受托人,哪些支出用于艺术家。”

通过易信达节省资金

在财务管理方面,慈善机构和小型企业肩负巨大责任。实现差旅支出透明化和节省资金是开始作出转变的良好开端。通过与易信达合作,该非营利组织在其商务差旅方面节省了时间和金钱,他们可将节省出的大量资金重新投入到重要的筹资工作和庆典规划工作中。

“Working with Egencia has been so easy, our Account Manager has helped take care of all the details for us and asks all the right questions to help meet our needs,”

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此案例研究中的慈善机构要求匿名。.

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