您的商务差旅批准流程是否需要更新?

企业差旅经理考虑批准

作者:高级产品营销经理 Natasha Samuel 和高级产品经理 Kritt Agarwal

在过去,商务差旅政策十分严格,注重规则,缺乏灵活性。庆幸的是,如今的差旅政策是围绕旅客福祉、而制定的,因为企业对旅客满意度生产力和忠诚度之间的关系有了更好的了解。

这就引出了一个问题:是否也需要对商务差旅的批准流程进行更新?易信达的数据显示,平均有 19% 的预订需要批准。在这些预订中,只有 1% 被审批人拒绝。现实情况是,在大多数情况下,审批人已经知道计划的行程,并且几乎不可能拒绝请求。

许多公司仍然需要正式的批准流程。这些流程也可以和现代差旅政策一样,设计开明并以旅客为本。

我们结合了一些真实的客户示例以及一些易信达数据,以帮助您完善商务差旅批准的方式。

  1. 首先,了解贵公司和员工的需求

公司设置批准流程的原因有很多。例如预算批准和项目管理、审计目的以及与客户相关的差旅(稍后您可以向他们收费)。

根据我们实施与新客户进行沟通和交流的经验,批准流程中提到的最常见原因是“提高曝光度”。仔细想一想,这就是说要让直属经理了解其员工的行程——但还有什么其他需要考虑的呢?

就旅客、审批人以及负责监督差旅计划的人员而言,我们已经缩小了他们对于批准流程最关键需求的范围。

  • 无论预订方式如何(在线、通过 App 或通过差旅顾问),旅客都希望有一个清晰的自动化批准流程。通过 App 预订和联系旅行顾问不应该对应有两种不同的批准方式。
  • 审批人在批准或拒绝差旅时都希望做出明智的决定。预先为他们提供需要的信息,以便做出明智的选择。
  • 管理日常差旅的人员需要高效灵活的自助工具,以便他们可以在需要时立即调整批准流程。
  1. 评估影响

了解审批人是谁,在哪里以及他们如何批准今天的差旅。  在您介绍新流程或差旅管理公司 (TMC) 之前,这将为您指明变更管理的需求所在。

  1. 获得另一方的中立意见

在启动批准流程之前,我们需要强调与 TMC 合作的重要性,以便了解可行的选项。他们的经验和知识可以帮助您,确保以不负面影响员工的方式为您的流程提供支持。

这是我们亲自参与的几个真实案例,易信达的投入导致了两个截然不同的结果。

  • A 公司希望将所有旅客的所有批准请求都发送到一个中央邮箱。然后,此邮箱将由执行助理进行监督,并且助理不会对请求采取任何措施.

判断:如果没有人检查批准请求,那有什么意义呢?  对旅客的恐吓策略并不能使得他们更认真遵守公司的政策。  此客户并未继续进行批准流程,而是依靠设有内置报告的强大政策来管理任何违规行为。

  • B 公司希望获得为全球 3000 多名差旅人员建立三级批准流程。更为复杂的是,在许多情况下,审批人(每位旅客将分配到 3 位审批人)都位于不同大陆上的不同国家。

判断:我给这位客户的建议?别这么做。对 3000 多名差旅人员及其审批人说明流程,并在不断变化的可订空房和价格波动之间时刻保持平衡——这是不可能的任务。

在这种情况下,客户还是启用了三级批准流程,然而在启用新批准流程的一周内,其领导团队就将其完全停用了。从那以后,他们对不符合政策的行程采取单线经理批准,而非所有行程。他们取消了每次预订的三级批准流程。

  1. 了解文化并提高合规性

通常,更改政策、批准流程以及选择差旅管理公司是基于某一个国家/地区的企业部门决定的,然后授权给其他国家/地区的部门。在所有国家/地区预订行程将有助于遵守法规,并减少您(差旅项目的管理者)必须管理的“噪音”。

  1. 首次批准流程并担心审批人的反应能力?

当公司决定制定差旅批准流程时,通常要担心的是他们的审批人不会及时批准或拒绝旅行。

当旅客在具有实时可订空房的旅行平台上预订时,总会有价格变动和房间短缺的风险,因此必须进行快速的批准流程。如果把批准流程的背景放大到全球,那才是真正让人担心的问题。比如您可能有一位伦敦旅客对应了一位悉尼审批人。您该如何应对时区挑战,尤其是对于最后时刻的预订呢?

不要恐慌。我们的数据表明,审批人可以快速响应他们的要求:70% 的批准请求在一小时内受理,90% 的批准请求在 24 小时内受理。*

  1. 交流、教育和告知

从在线预订很少的环境或没有自动批准的业务转向新流程是一个挑战。不要低估改变您企业文化和行为的难度。在启用新的自动批准流程之前,必须让所有人了解此流程及其职责。

  1. 保持透明

旅客认为批准是差旅管理公司强制执行的事情。告诉您的旅客为什么要进行批准,并说明预期的结果。

  1. 了解可以做什么以及旅行平台的局限性

无论您是初次启用差旅批准、更换差旅管理公司,还是只是审查您的业务流程,都可以与差旅管理公司一起了解其支持的业务范围。

  1. 自动化

在日益自动化的世界中,您可能会希望在您的差旅管理平台中自动化管理旅客的个人资料。这可以通过人力资源系统的一个订阅源来完成。如果您打算使用一个人力资源的一个订阅源来自动化员工资料,请检查您的员工数据库是否可以标识哪些审批人对应哪些旅客。

  1. 将事情简单化

每次旅行是否需要多位审批人?不到 10% 的客户在他们的流程中拥有超过 1 位审批人。

很难说商务差旅行业会愿意看到差旅批准从差旅计划中完全消失。但是,随着政策越来越宽松并且更以旅客为本,严格复杂的审批流程范围正在减少。

商务差旅推动业务增长。经验告诉我们,任何一家公司都很难完全停止差旅。

我们对启用商务差旅批准流程的建议?与您的差旅管理公司的客户经理和实施团队紧密合作,以真正评估启用批准流程后的运作方式。确保您可以清楚地定义流程的好处,并考虑此流程是否会提高您的业务产出和总体旅客满意度。

* 基于易信达客户数据——2018 年机票、酒店、租车和火车票交易的行程批准