如何在管理变革时发挥自己的优势

差旅经理与旅客讨论变革管理

Gowland LLC 主管 Lelia Gowland

也许这种情况听起来很熟悉?贵公司的旅客已经习惯了无人管理的差旅及相关的差旅政策,但现在两者都正在经历一些重大变化。作为差旅经理,您可能需要负责确保差旅安排顺利过渡——并处理这些变革所引发的旅客情绪。

作为差旅经理,您是商务旅客生活中的关键影响者。变革管理是利用这种影响力并与团队建立更牢固关系的绝佳机会。

解答以下三个问题有助于您有效开展变革管理,同时发挥您的优势。

1)您需要对这种转变保持信心吗?

与您的新差旅管理公司 (TMC) 合作是一个好主意,制定一项策略,对转为托管差旅期间受影响最大的人员发出通知并提供支持。别忘记了,这也包括您自己。

盖洛普认证的优秀教练玛塔·汉森表示,公司通常会教导经理们绕过自己的需求来为公司服务。汉森的方法反而是鼓励管理者在制定计划时,多考虑自己的优先事项和价值观。

她说,当您了解到自己最看重的是什么、激励您的又是什么、以及您在实施过程中可能遇到的个人障碍时,您将会更自信地进行有效的推广。

例如,假设您的旅客习惯通过您预订差旅行程,并且现在您的公司正在转向使用易信达。

在与易信达团队合作实施计划时,汉森建议您用以下句式考虑问题:“当……时,我会得到最好的结果”,以及“当……时,我会得到最糟糕的结果”。

可能您也知道,当您了解如何将自己的个人行为与大局相联系之时,您的工作效果最好。在这种情况下,从各个角度思考您的推广方式,将对您投入支持的旅客产生积极影响。

或者,如果您还记得自己过去在没有清楚了解所有细节的情况下遇到过困难,您可能会希望与您的易信达客户经理密切合作。 

花一些时间,确定需要什么,这样才能在变革过程中充满信心。

2)您如何支持他人获得其所需要的事物?

接下来,汉森建议您带领其他人进行类似的探索过程。

虽然您不太可能与组织中的每位旅客进行单独对话,但您可以对旅客进行调查,以便更好地了解他们的关注点以及他们对新平台最期待的内容。

您很可能会发现一些可操作性较强的主题。

调查可能表明旅客重视他们的独立性。如果是这种情况,请重点说明旅客有权通过易信达平台预订和变更旅行方式,而不必等待您的批准。

如果他们重视连贯性,您可以告诉他们,如果他们在这个平台上预订,就一定是符合政策的预订。又比如,他们不愿意承担会被公司拒绝的费用。

对于主要旅客或与您有私人关系的人员来说,单独谈话非常有效。也许您会听到这样的说法,“作为一名出差常客,我担心我不能参与决策过程。” 

汉森建议您深入探究一下,了解他们关心的核心问题。她建议使用开放式的问题,比如:“能再说说您的想法吗?”您可能会发现,您的旅客担心无人重视他们的观点,或者他们对新系统不如对旧系统那样了解,因此感到不安。

如果您对他们潜在的关注点有更清晰的认识,您就能更好地缓解他们的焦虑。 

在这个过程中,如果您已经了解了这些重要事项,您就可以胸有成竹地向旅客保证:这次变革是值得的。然后,您和易信达团队可以一步一步地讨论并解决问题。

3)实施策略是什么?

虽然前两个问题集中在这个过程的人性方面,但我们的第三个问题考虑了您需要管理的后勤以及如何在这样做时利用您的优势。汉森建议客户考虑以下问题:

  • 怎样才能确定我的哪种工作方式最好? 
  • 我在哪里会遇到问题?
  • 哪些问责机制可以帮助我维持正轨?

一旦您回答了这些问题,就将这些答案纳入策略规划之中。

也许您平常会通过日历安排日程工作,那么将推广计划时间表的每个细节都纳入日程安排,将会有助于您维持正轨。

或者,如果您非常理性,也许与同事的每周例会将有助于您掌握流程并提前规划。

汉森鼓励客户提高意识,以便自然地处理问题和解决方案。这有助于客户了解其为解决任何情况而付出的独特价值。

“以优势为基础的领导力是为了更加了解自我的动机和固有的才能——并且能够更具策略性地利用它们,”汉森说。

人类不是机器人,因此变革管理是一个潜在的情感过程。正如汉森所说,“当我们必须调整事物时,基于优势的方法会促进我们对人员因素的认识”,这可能会使变革管理过程更加有效。 

准备开启变革贵公司的差旅管理?阅读这份特别的实施报告,了解我们的十大建议。