商旅经理该如何为未来的差旅做足准备

商务差旅经理就未来差旅的讨论

您是否已为商务旅客在新冠疫情期间进行未来的商旅做好充足准备?起初可能无从下手,令人生畏。疫情在不断变化,身处旅游业的我们仍将面临持续存在的、前所未有的挑战,并亟需快速了解安全解决挑战的方法,时刻保持警觉。

做好万全准备至关重要。目前差旅何时能恢复常态还不可知,许多企业也在计划怎样才能让员工在此特殊时期,以最安全、最受保护的方式完成商务旅行。易信达将为这些企业提供支持,并努力发现并响应旅客的担忧,降低其在商务差旅计划中可能面临的风险。

我们与来自不同行业的众多客户的商务差旅经理商讨,并询问一系列问题,了解他们如何为其差旅计划以及旅客未来的商旅做好充足准备。

  1. 就未来的差旅,您采取了什么差旅计划准备措施?

更新信息:差旅经理希望能够了解正在差旅的员工、地点及时间,以便有任何变化或问题时,可立即联系到员工。从审查差旅档案,到鼓励旅客在其易信达档案中查看其紧急联系人,差旅经理始终非常重视旅客信息的更新。

“我们将更新差旅档案的紧急联系人,并确保所有信息准确无误。我们还正在整理未用差旅退款,以查看哪些退款会受到新冠疫情的影响。同时我们还将决定哪些差旅可算作必要旅行。” 

— Engineered Structures, Inc. 差旅经理 Whitni Willmore

沟通:公司对经常差旅的旅客进行了调查,以了解他们是否愿意继续差旅以及满足其哪些需求能让他们觉得差旅更安心。许多企业还和其易信达客户经理合作,开始开设有关未来差旅的培训和咨询会。

确定必要旅行:根据组织性质,例如某些特定服务角色,可能基本所有差旅都为必要旅行。然而,对于大部分商务差旅经理来说,确定必要旅行将需要有关差旅人员、客户需求,以及差旅地点的更多信息。

未用机票/车票管理:对于大多数公司来说,了解未用机票/车票和差旅退款以及如何利用非常重要。参阅易信达如何帮助差旅经理凭借清晰数据充分利用机票退款

  1. 您是否要更新商务差旅政策?如果是,该如何操作?

推出必要旅行规则:许多企业正努力研究如何定义必要旅行。一旦公司确定了此标准,便可以将此规则加入到商务差旅政策中,在有关易信达差旅管理解决方案的搜索结果中显示,并在涉及新冠疫情的差旅信息发布后按需更新。

“我们正着手研究以下方面:正常差旅费用以外的支出、涉及的时间、对环境的影响、时间安排的有效性等。我们希望我们可以在差旅的各个方面均保持高效,以确保我们的公司成功且获益。”

— Engineered Structures, Inc. 差旅经理 Whitni Willmore

更新提前预订和临时通知差旅:通常,提前预订会更便宜,并且在正常情况下,许多公司也鼓励这种做法。但对于现在的情况而言,我们的一些客户将缩短预订窗口,以提供差旅前的更多灵活性。

经常沟通:作为差旅管理公司 (TMC),我们不断提升与商务旅客的沟通频率,确保他们获知最新更新的信息。我们的一些客户表示,他们与其旅客的期望一致,并会鼓励旅客定期保持联系。

“我们将调整新的差旅规定,并要求旅客持续保持联系,以应对紧急情况。”

— Merritt Woodwork 高级行政助理 Irene Lavell

限制:我们的商旅管理解决方案可让差旅经理轻松锁定前往特定目的地或搭乘某种交通工具的差旅。我们的一些客户表示,他们很重视这一点,并根据国家以及特定地区的官方旅行信息,按需布置限制。

批准:一些客户为支持安全差旅,新增了批准流程。例如,前往高风险目的地的差旅需要通过更严格的批准流程。正常情况下,批准流程或许用处不大,但在当前特殊情况下,批准流程可助力降低和管理差旅风险。

  1. 您计划如何在商旅前后为旅客提供支持?

遵循指导原则:与我们沟通过的每位商务差旅经理均表示他们会遵循 CDC 指导原则,并实时关注当前差旅警告以及国家、省/市/自治区、地区特定的差旅禁令、限制和要求。

打造旅客出行包,包含个人防护装备 (PPE)我们的一位客户表示,他们商讨计划派发旅客出行包,其中包含个人防护装备 (PPE),如口罩、手套、消毒液和湿巾。此出行包将内含一张小贴士,告知如何执行航空公司、租车公司、铁路公司以及酒店的全新清洁要求。

自我隔离:大多数公司均执行自我隔离规范,并严格遵守各目的地的旅行禁令和要求清单。了解各目的地的隔离要求也将有助于确定有关必要旅行的决定。

  1. 什么工具或支持可帮助您了解这些更新和变化?

总体而言,我们的客户认为以下三个重点方面的支持尤为重要。

  • 充分利用未用机票和退款:

参阅此博客,了解有关未用机票管理和报告的更多信息。

  • 确定受影响航班以及查看省/市/自治区以及国家指导原则:

观看此视频,了解有关访问“帮助中心”的具体信息。您可以在“帮助中心”了解受影响航班和国家/地区具体规定的最新信息。

  • 了解如何为旅客做好商务旅行的准备:

下载此旅客出行前的安全清单,并分享给您的商务旅客。

  1. 您以及您的旅客对重返旅途最期待的是什么?

毫无疑问,我们的客户表示,他们真的很希望能恢复面对面交流。商务差旅经理一次又一次地表示,他们认为最好的事情就是可以“与客户、供应商和同事面对面地交流”。

了解您所需的帮助

我们知道了。没有什么能比得上面对面交流。在一切恢复正常之前,我们会在这里为客户提供支持,帮助他们安全成功地适应“新常态”。

正在尝试寻找可为您提供安全差旅支持、缓解旅客焦虑、提供更合理计划支出的差旅管理公司 (TMC) 吗?下载寻找合适差旅管理公司的方法清单,了解您的选择标准。