公司:

NTT Singapore Pte Ltd

行业:

信息通信技术解决方案

员工人数:

约 200 人

NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) 于 1997 年创立,在提供信息和通信技术 (ICT) 解决方案方面有着 20 多年的专业经验。NTT Ltd 作为全球 ICT 供应商,共有约 4 万名员工,遍布 57 个国家/地区的多样化、充满活力的工作场所,贸易业务涉及 73 个国家/地区,并为超过 200 个国家/地区提供服务。

挑战

NTTS 是一家尖端科技公司,其下一代员工期待采用灵活和个性化的商务差旅管理方式。NTTS 之前合作的差旅管理公司 (TMC) 采用的是传统的旧玩法,行政规划部执行副总裁 Tricia Lim 和采购经理 Raymond Thor 表示,他们非常希望与能够与他们的企业价值相匹配的 TMC 合作。

“在选择易信达之前,员工如需预订机票和酒店,需要向管理中心申请,”Tricia 说,“这样会花费大量时间,我们无法自由选择偏好,而且如果员工在最后时限作出变更,还会产生高昂的费用。”

寻找合拍的企业文化

“我们选择易信达是因为该公司与我们 NTTS 具有相似的愿景,我们同是利用技术和创新为我们的员工、客户和更广大的群体提供互联未来,”Tricia 解释道。他们发现易信达会助力他们摆脱死板的差旅计划,给他们赋能,让他们构建能够真实反映企业价值的强大商旅文化。  

“NTTS 不依附于传统的商旅体验,每个人都可以预订自己的旅程,”Tricia 说,“我们选择了易信达之后,员工动动手指就能够自主制定差旅计划。”

在易信达全球商务平台预订非常容易。旅客和差旅经理可以作为我们易信达的差旅顾问访问同一平台,让差旅预订和管理体验统一且可预见。旅客和安排人员可以通过任何设备访问平台,甚至可以跨平台预订,例如在笔记本电脑上预订,并在智能手机上完成。

“我们最在乎的一点是差旅的简易性,易信达在这一点上提供了很大帮助,”Tricia 说,“旅客可以借助易信达门户网站查找目的地周边的酒店,甚至可以在最后时限预订机票和酒店。”

个性化选项可让每次旅程更加轻松。我们的平台基于旅客偏好和之前的搜索来提供搜索结果,并结借助机器学习来处理 NTTS 差旅政策信息以及从公司内外的其他旅客处收集的大数据集,不断实现改进。

人性化服务也至关重要。Tricia 回忆起公司 CEO 在美国出差时需要帮助的故事。他的行程在最后时限需要变更,这意味他的机票和酒店预订需要紧急变更。“客户服务非常高效 — 他们在他不得不变更酒店和机票预订时,给予了他及时的支持,”她说。

NTTS 具有创新精神和企业家思维。借助易信达的平台技术,NTTS 的旅客可随心所欲地自行预订和管理他们的差旅。得益于我们一流的客户服务,他们完全可以信任我们,我们会随时帮助他们解决不时之需。

节约成本且预订体验更优

在过去,集中管理型差旅团队在处理差旅申请时,需要负责大量的管理工作。

每次旅客预订行程都需要花费一个小时,反反复复进行几轮报价和确认。凭借我们的平台,预订和审批时间可缩短至 15 分钟。

重塑集中管理体系也为 NTTS 节省了令人惊喜的成本。得益于智能技术,易信达与传统旅行社相比,预订费用更低。此外,预订门户网站可根据最低成本自动推荐符合 NTTS 政策的差旅选项。

选择易信达为合作伙伴后,经计算,NTTS 已在服务费用方面节省 60% 的成本,并在一年的时间里,在机票方面节省了 27%-58%。

“易信达门户网站在帮助我们控制成本的同时,还助力改善旅客体验,”Raymond 说。它还让旅程更顺畅,也就是说让旅客能够真正专注于工作。“NTTS 是一家大公司,易信达平台可帮助我们轻松查找全球办公室地点,并预载全部位置信息。现在,我们的旅客可以了解距离他们需要拜访的地点最近的可订酒店。” 

智能数据、增强的合规性和强大的变更管理

差旅经理可从集中管理所有差旅数据这一方式中受益。这让他们可以监控差旅支出、按个人或业务集团分析差旅数据,并通过展现计划的各个方面的可视化报告向主管汇报。“这些数据记录可以帮助我们查看差旅支出、与运营商洽谈业务并获得更划算的公司价。”Raymond 说。

使用易信达门户还可以提升合规性。

“在过去,我们依赖个人去管控,”Tricia 说,“现在,我们将差旅政策和审批流程融入了平台。它已帮助我们实现最大程度的合规性,并且改进已在审计中有所体现。”

将差旅政策集成到平台中也让旅客更加轻松。在过去,“公司有太多需要执行的政策,我们不能指望每个人都牢记于心,”Tricia 分享道,“但是借助易信达,你不需要再去记住那些政策。因为政策就展示在平台中。”这使得总务团队可以在需要管理员工差旅计划时,不出差错地让其员工了解最新政策。

在易信达,我们提供全面的初始流程和管理变更支持,以帮助差旅经理和采购专员为员工开始使用新的方式处理差旅预订而做准备。此流程还包括向旅客表明益处;包括:轻松获取公司的差旅政策、提供与休闲度假预订相似的预订平台,以及可短时间内及时获得专业人员支持的服务。

助力应对危机

除了提升合规性和大大节约差旅时间和成本之外,我们的平台还为 NTTS 提供危机信息,以防不时之需。“在过去,我们非常苦恼不能实时追踪我们的员工,”Tricia 强调。

由于这样的信息鸿沟,2011 年日本海啸爆发后,我们遭受了毁灭性的打击。“我们有许多员工在那里工作,但是没有任何信息可以告诉我们他们在哪。现在,得益于易信达,我们可以知道我们员工的计划行程地点。并且,由于每个人都通过该平台预订,我们可以通过旅客追踪工具获取他们的位置,这可真正帮助我们制定危机管理计划。

完美契合

我们的全球商旅平台已借助易于使用的预订工具,帮助 NTTS 的旅客从旧的流程中解放出来。同时,得益于优质用户体验和集成式差旅政策,合规性明显提高。

收集的数据和报告也帮助差旅经理通过分析寻找显著节约成本之道、洽谈更划算的价格并追踪世界各地的员工。

Tricia 将这一切视为帮助组织管理其全球差旅计划、赋能旅客和创建积极向上的差旅文化的巨大优势。“易信达帮助我们提升了效率,同时让我们能够为下一代员工赋能。”

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