成功运营全球差旅计划

成功运营全球差旅计划的基本原则

对全球性机构而言,将差旅计划从本地管理转移到全球管理势在必行。将预订工具和数据收集简化是进行合并的最主要优点,但它似乎仍是一项艰巨的工作。各机构必须考虑多种因素,涵盖旅客体验、节省成本、沟通和政策等。

在伦敦举行的商务差旅展上,几位商务差旅和采购高级经理参与了以下主题小组讨论:“成功运营多国差旅计划的基本原则——差旅管理和采购角度”。期间,他们就如何更好地管理全球差旅计划提供了一些建议。

建立一个针对各地细微差别的全球框架

如果您的跨国公司需要管理涉及多国多个供应商的差旅,那么现在应该考虑换用一家全球差旅管理公司 (TMC)。全球 TMC 可以为您提供全球支持,并显著提高效率。

Hilti GB Ltd. 的 GB 供应经理 Ana Gibson 表示:“我们认为有必要开始简化流程,而不是在可以协同整合的情况下仍然使用多家不同的供应商,我们已整合了欧洲的资源,[然后]全球化。”

利用您的全球规模和差旅量,可以帮助买家节约大量资金并在与供应商的谈判中加大砝码。一旦供应商看到了报告上的数字——在同一个视图中展示数千客房间夜和航班,买家就可以在谈判中占据上风。

还要记住,全球协商的合同并不能涵盖所有路线和地点。考虑一下,您也许可以转向 80% 的全球协商合同,并保留 20% 的当地团队进行谈判。尽管在全球范围内简化流程可能很诱人,但也应考虑当地的细微差别。

Gibson 女士解释说:“这是一个全球性的过程,但不是一种专政。要记得,您需要考虑到不同的文化……如果缺乏这种灵活性,大家就难以执行您的差旅计划。”

将节省成本和旅客满意度纳入考虑范围

在转而采用全球差旅计划时,考虑节省成本和旅客满意度是非常重要的因素。您的首席财务官可能最关注支出底线,但在差旅支出之外还有其他需要考虑的因素。不满意的旅客会对您的业务产生巨大影响。

“如果您让旅客入住他们不喜欢的酒店,那么在第三晚,他们可能会问自己:我来这做什么呢?我选了合适的工作吗?当然,公司可能会省钱,但如果人们不满意,他们就会离开或者降低工作效率。”ZEB 的公司服务负责人 Christian Spieker 博士如是说。

旅客不满意,通常也意味着不合规,因此沟通是关键。通过调查、公司内部网和教育所获得的信息,每个小组成员都认为应优先与旅客进行沟通。

Spieker 博士说:“您必须倾听您员工的意见。真相不止一个。”

通过明确定义的集成策略,旅客使用同一个工具即可轻松预订,如此用户更容易保持合规。当旅客在不同平台上预订临时差旅行程时,就会影响报告和谈判力,并导致其面临风险,因为公司很难追踪他们的位置。易信达允许公司将政策内置于预订工具之中,以促进合规性。

Spieker 博士表示:“每个人都使用相同的系统,无论身处何方或职位如何——96%[的差旅行程]是在预订工具中在线完成的。”

在制定全球差旅政策时,您需要考虑您的公司文化以及您所在地区的文化差异。

Spieker 博士建议:“与[您的旅客]交谈并告诉他们:我们必须了解各种不同的期望值。一位到访伦敦的德国旅客可能会说房间太小而且太贵,反之亦然。”

如何采取行动

首先,Gibson 女士建议您保持简化流程。“在您开始之前,了解您从本地转移到全球之后希望达成的目标。如果您不知道,就难以设置正确的框架。

转向全球管理的计划将涉及许多利益相关者——无论是旅客、差旅筹备人员还是当地差旅经理。如果您没有从管理层获得授权,您的策略就很容易脱离正轨。讨论小组都一致同意,展示数字对于证明您的策略尤其重要。什么是投资回报?必须达成多少交易,这次飞行出差才有价值?虽然衡量难度很大,但您会如何展示旅客满意度对公司成功的影响?

公司文化也会影响您在机构内更好地推广您的战略。如果贵公司文化具有成本意识,请展示数字并计算投资回报率。如果重点关注员工的福祉,请展示如何全球支持旅客满意度和安全性,以及当地的细微差别。

研究并了解差旅计划中的不同国家,并在开始设计新计划时考虑其意见。Spieker 博士建议“让大家参与,并让他们了解您的行动”。如果早期行动时就从高级管理人员之外的利益相关者处获得了支持,您推广策略时的预期阻碍就会减少,可以进一步将本地细微差别纳入您的全球差旅计划,以实现成功运营。

最后,选择一个足够灵活的差旅合作伙伴,以满足您的需求。问问自己,他们可以覆盖贵公司的所有地区吗?他们可以在当地服务您的旅客吗?他们能提供您需要的全球报告吗?如果贵公司发展良好,他们可以在未来几年内仍然为您提供支持吗?