差旅费用管理和收益增长之路

寻找增长机会

差旅费用管理往往侧重于管理差旅费用。现在一些商业领导者所了解的是,差旅也是收益增长的关键驱动因素。面对面会晤是完成交易的需要。比起打一通电话,员工前去与潜在客户会面则更有可能亲自将其发展成客户。不加区别地削减差旅预算并不符合企业的最佳利益。挑战在于了解哪些差旅可以带来最多的收益增长,而这就需要数据和分析。

差旅与收益的关联

削减差旅是企业情理之中的应对措施,特别是当盈利放缓时。在某一层面上,减少差旅和费用 (T&E) 似乎是明智的,因为企业仍然可以在没有人踏上旅途的情况下运作。但许多首席财务官 (CFO) 和首席采购官 (CPO) 也清楚,削减 T&E 并非万全之策。

如果您曾遇到过客户看向他们的手表,或者在电话那头打了个哈欠,请想一下。这并不是那么容易的,对吧?如果您亲自与别人会面,就会知道谈话的方式出了问题。如果您的工作是要创造收入,那么您就会明白在很多情况下亲赴现场是至关重要的。除了可以接收到微妙的线索之外,面对面的会议可以表明您对客户有足够的兴趣并因此而赴约。

面向客户的员工通常依靠 T&E 预算来完成及增加销售额。数据证明了这一点。2017 年美国企业的差旅支出为 $3170 亿,企业利润超过 $6.8 万亿,这表明对差旅的投资可以带来高收益。美国旅游协会此前的研究也证实了这一点。

或者考虑一下酒店业的情况。酒店经营者担心,网络会议的增加将减少面对面会议和活动的需求。但是,尽管虚拟技术有所发展,但活动对于业务来说仍然有着重要价值。这有一定的道理,因为亲临现场的会议的转化率要高得多。

智能差旅费用管理如何推动增长

CFO 和 CPO 清楚能够带来收益的差旅并不是随机的。在业务领域中,并没有“预订行程,就能赚钱”的法规。当智能差旅费用管理到位时,就会实现增长和有效的策略执行。了解差旅对盈利交易的贡献,将帮助您使用 T&E 资金及发展业务。

在实体和地理扩张方面,差旅和业务增长也会联系起来。作为易信达的客户,一家教育行业初创公司发现,差旅费用管理可以使公司经济、有效地开设新的地点。当公司开设新地点时,差旅费用可能会急剧攀升。出现这种情况的部分原因,在于员工在筹备和招聘工作人员时,必须往返新的工作地点。此外,新地点的差旅预订可能会超出政策驱动的集中差旅管理办公室的控制范围。通过与易信达平台合作,该公司得以跟踪差旅费用及计划合规性,从而在不超出差旅预算的前提下开设新的办公室。

收益增长必须与成本控制相一致,才能增加盈利。增加销售和费用对收益没有多大帮助,这也是企业需要高效差旅管理流程的原因。差旅是公司的第二大可控费用。面临的挑战是根据需要削减成本,同时不降低业务回报。这正是差旅管理合作伙伴和技术带来解决方案的用武之地。

差旅管理使差旅直接成本节省高达 20%,间接成本节省 65%。易信达的客户 Nasdaq 通过使用差旅管理平台,在 6 个月内节省了 50 万美元。您也可以像这样节省成本。考虑以下潜在的节流机会:住宿占 T&E 费用的 14%,但平均而言,指定酒店入住率(指定酒店的过夜住宿次数)徘徊在 40% 左右。这意味着有 60% 的住宿费用不在公司政策范围内。如果贵公司的住宿费用总额为 1400 万美元,那么有超过 800 万美元的支出费用未能发挥最大效用。

与适合的差旅管理公司 (TMC) 合作可以帮助提高指定酒店同比入住率,并提升项目预订的可见性。例如,基于技术构建的 TMC 可以提供自动的实时通知,以便在预订不符合政策的住宿时通知差旅管理人。

数据的角色

数据对于实现差旅费用管理中固有的收入潜力至关重要。效率是一个因素,通过详细、自动的差旅数据报告,采购部门将更加稳固地掌握 T&E 支出,而无需员工花费数小时手动追踪信息。

详细信息也非常重要。易信达分析工作室提供整个组织的差旅支出和计划合规性的综合视图。这个工具可以将差旅计划的情况更加生动地展现出来。差旅经理可以通过该工具以可视方式探索数据,发现隐藏的分析信息,并确定新的节流来源。通过这种方式,他们可以优化航空、酒店、火车和汽车等差旅类别的支出。分析工作室允许用户以可视化的方式将预购的影响与政策和差旅类型(例如国际、国内、跨境)的关系展示出来。

差旅费用管理为收益增长铺路。与 TMC 合作并利用差旅管理技术平台为您提供工具和流程,使 T&E 保持在预算和合规范围内,让您专注于可同时创造收益的差旅支出。

如需了解更多有关易信达及采购和差旅趋势的内容,点击此处下载我们的白皮书。