公司

James Fisher Marine Services Ltd.

行业

海洋工程

员工

600+

James Fisher Marine Services Ltd. (JFMS) 隶属于英国领先的海事服务供应商 James Fisher and Sons plc,为全球能源行业提供各种技术和运营服务。该公司负责庞大的海上工业,为石油钻井平台、风力涡轮机、风力发电场、船舶等的维护提供总承包解决方案

JFMS 在英国的众多地点拥有约 200 名员工,并有 400 多个分包商,需要能够满足其需求的差旅计划。

挑战

为离岸行业提供支持需要不同的专业领域,因为每种情况都是独特的。例如,有时会召集专业潜水员来修理船只,而在石油钻井平台上可能迫切需要资深工程师。与此类服务行业的许多公司一样,JFMS 并不全职雇用具有项目特定专业知识的个人,因为他们参与的需求通常较为零散。相反,分包商扮演着重要的角色,其中有超过 400 人在指定时间为公司工作。 

在 JFMS 内部有一个专门的项目服务团队,负责多项职责,包括公司的所有物流和商务差旅。这也包括 24 小时运营支持,以协助进行中的海上项目。  

项目服务团队面临着商务差旅的各种挑战和问题。领导 JFMS 业务运营团队的丽莎·墨菲将她的工作重点优先放在寻找处理不间断的差旅障碍的解决方案上。  

JFMS 的独特要求意味着 Murphy 需要找到一家具有响应力、信息量和高效的差旅管理公司 (TMC),以应对企业的运营和物流需求。  “我们以前的差旅公司没有足够的响应能力来满足我们在海事行业中面临的复杂需求。”墨菲说。“易信达的一个主要卖点是自助预订功能,这意味着个人能够查看自己的行程计划,并通过点击按钮取消预订。这点非常必要,因为我们的许多项目都非常紧急,需要灵活变通。”

与易信达一起提速

通过使用易信达的差旅管理,项目服务团队能够自信地对差旅请求做出反应,有信心在他们常遇到的有限时间内满足需求。 

“在选择易信达之前,以前的差旅管理公司很难满足我们的需求,”墨菲说,“就这一点而言,我们经常需要协调 20 多名工程师、技术人员和潜水员的行程,包括航班、汽车、酒店、行李及其他要求,例如潜水设备等大件行李。这些通常是临时发生的,时间紧迫,并且会受到特定地点的限制。” 

这些问题通过易信达的单一数字差旅平台的功能得以解决,该平台为团队的预订功能提高了速度和效率,并减轻了差旅管理的沉重负担。 

该平台功能包括批量数据管理、旅客个人资料、住宿卡等,简化了旅客和差旅经理的预订和管理体验。通过批量数据管理,差旅经理可以一次创建和更新多个旅客个人资料。旅客个人资料使管理分包商的行程变得更加容易——作为短期员工,差旅经理无需为了预订行程而创建完整的个人资料。 

该平台的报告功能也可以为项目服务团队提供支持。所有差旅活动的报告都非常便于查看,借助数据可视化可以更轻松地浏览支出和旅行趋势,以确定他们的差旅计划的执行情况。 

墨菲说:“我们的易信达客户经理非常棒。她用报告来说明旅客团体的合规模式,并强调我们可以完全消除的痛点,如不合规和延迟预订。”

报告还可用于按计划行程来追踪员工和分包商,这有助于墨菲的团队根据需要登录并协助旅客。 

“我们的工作性质意味着我们需要随时待命,以协助我们的员工及旅客。”墨菲说。“当然,在我们服务的行业中存在紧急和意外的情况,JFMS 找到一家 24 小时全天候运营以协助我们团队需求的公司非常重要。”

“通过易信达平台,我们可以随时随地登录并直接查找旅客信息,甚至可以进行修改。”

简化多层面员工的财务

项目服务团队能够在差旅平台中设置政策限制,并根据旅客的员工或分包商身份进行相应调整。  

“分包商没有普通政策允许的权限,而现在我们可以在易信达平台上对旅客个人资料进行定制和设置限制,非常方便。”墨菲说。 

“他们也不愿意在预订或入住时提供信用卡,因此我们使用住宿卡支付所有费用。我们一次性预付并开票,没有繁琐的费用。” 

这种简单有效的解决方案使项目服务团队的工作更轻松,并提高了员工和分包商的旅客满意度。旅客无需记录其费用或等待付款。 

住宿卡意味着墨菲的团队不必收集分包商的费用报告,而是可以通过住宿卡管理平台上的所有费用。通过将费用统一归入平台,项目团队已经能够确保集中处理大量复杂的旅行支出,从而简化了记录。 

发现节流

通过使用易信达分析工作室,项目服务团队首次了解了他们的旅行支出。这有助于企业发现节流机会,并向关键利益相关者展示其成本管理。 

“支出是变化的,因项目而异,”墨菲说,“所有开支都按照一条路线推进,没有分散,这样简化了报告,节省成本。” 

公司通过向项目团队中的特定人数授权预订来控制成本。这些团队成员负责监督道旅途中的员工和分包商的差旅管理。 

项目服务团队成员批准并完成预订之前,旅客可以登录平台并自行选择。虽然这个过程对于 JFMS 来说相对独特,但我们平台的功能意味着任何企业都可以利用平台功能以适应其特定流程和需求。 

平台上提供的大量内容也有助于在控制费用方面发挥作用。  “我们通过预订易信达的[首选]价格来节省差旅费用。”墨菲说。对于像 JFMS 这样的公司来说,这是一个很大的优势。JFMS 有大量的员工和分包商经常同时出行,且通常很少提前通知。这样一来,他们无需提前预订也可能享受到较低的房价。

随时待命的客户服务

客户服务对 JFMS 的旅客来说非常重要。他们的行程所涉及的需求和要求可能非常独特、苛刻,提供快速、便捷、紧急的专家协助非常重要。 

“客户服务对于额外行李方面非常有帮助。我们的一些行程需要携带大型设备,因此客户服务通过电话帮助解决问题,这点非常有用。”墨菲说。

转为与易信达合作管理差旅以来,项目服务团队已经能够全面支持员工。我们全年无休,24 小时以多种本地语言提供支持,超过 80% 的呼叫在 20 秒内应答。

易信达解决方案

JFMS 团队在从之前的 TMC 转为与易信达合作后发现了许多优势。 

“团队感觉执行过程很简单,得到了很好的支持。”墨菲说。尤其是全面的帐户管理支持和定期技术更新,不断改善 JFMS 的差旅体验。通过与易信达合作,JFMS 还能够借助我们的差旅技术和始终如一的客户服务,专注于降低成本和提高灵活性。 

旅客满意度和易于使用是促进差旅计划和鼓励合规的关键;该公司实现了 95% 的在线采用率。 

“旅行选择的可见性很好,而且易于使用。我们可以在一个订单中同时预订酒店和交通服务,这点对我们来说也很重要——因为很实用,所以大家希望使用它。”墨菲解释道。“只有出现问题时我才会收到通知,因此对我来说,‘没消息就是好消息’。”

需要更优质的差旅管理解决方案?我们来帮您。