Voyage d’affaires et diversité des employés  

Les entreprises à croissance rapide connaissent bien le changement et l’adaptation. Souvent formées d’équipes diversifiées, elles sont bien placées pour répondre aux besoins d’une clientèle elle aussi diversifiée. Être entouré des bonnes personnes est inestimable, mais être à la bonne place au bon moment l’est tout autant. Un programme de voyages intelligent est crucial pour pouvoir déplacer les bonnes personnes là où elles doivent être.

Le transport aérien et l’Internet ont aidé à réduire les distances qui nous séparent et, par conséquent, les entreprises et leur clientèle sont maintenant beaucoup plus diversifiées. Le voyage d’affaires a pris du galon et a aidé à faire progresser les nouveaux marchés mondiaux. L’Inde, par exemple, a un taux de croissance projeté de 7,3 % pour 2018-2019 comparativement à un taux de croissance de 2,9 % pour les É.-U. pour cette même période[1]. Beaucoup d’entreprises en pleine croissance investissent dans les marchés émergents et dans d’autres marchés dans l’espoir d’implanter leurs activités dans de nouvelles régions.

Imaginez que vous êtes un producteur de t-shirts de Los Angeles qui distribue son produit en ligne et qui a aussi un point de vente physique. Vous remarquez que le nombre de commandes provenant de l’Europe augmente constamment et vous pensez que l’ouverture d’une boutique à Paris serait une belle occasion de croissance. Vous décidez de vous rendre sur place pour trouver le bon endroit où établir votre commerce et pour engager des employés de la région. Comme les ventes montent en flèche, vous décidez qu’il serait plus rentable de produire les t-shirts en Europe plutôt que de les faire venir des É.-U. La demande croissante vous pousse à ouvrir une autre boutique, à engager de nouveaux employés et à chercher au moins un nouveau fournisseur. Pour mettre en œuvre et gérer une telle croissance, il vous faut examiner attentivement vos solutions de voyages d’affaires. Pour réussir à s’ajuster à un tel changement, les petites entreprises à croissance rapide doivent recourir à une société de gestion de voyages (SGV), qui répondra à leurs besoins particuliers.

Connaître la destination de vos voyageurs 

Vos voyageurs devront peut-être visiter des endroits où aucun membre du personnel n’est encore jamais allé. Dans un tel cas, votre SGV peut les aider et les renseigner sur leur destination. Des conseils utiles concernant les endroits où manger et demeurer ainsi que de l’information sur la culture locale et l’accès à des outils libre-service flexibles donnent aux voyageurs beaucoup de latitude sur leur déplacement. Les gestionnaires de voyages peuvent aussi utiliser ces outils pour améliorer l’expérience des voyageurs et gérer les coûts. Par exemple, si trois voyageurs atterrissent au même aéroport à peu près à la même heure, ils pourraient recevoir un message leur suggérant de partager un taxi vers l’hôtel où ils séjournent.

Il faut aussi garder à l’esprit que les normes culturelles varient d’un pays à l’autre, voire d’une région à l’autre. Il est important d’avoir une politique de voyage qui reconnaît ces nuances pour chaque voyageur.

Par exemple, un programme de voyages devrait renseigner à l’avance les voyageurs sur les lois et les coutumes de leur destination. Dans plusieurs pays, les lois concernant les relations homosexuelles sont très strictes. D’autres régions peuvent imposer des règles rigides sur la façon dont les hommes et les femmes doivent se comporter en public. Et la culture libre et ouverte d’autres régions peut être choquante pour certains voyageurs. Tous ces éléments peuvent avoir une répercussion sur votre voyage d’affaires. Vous pourriez éprouver de l’incertitude tant sur la façon de mener vos activités d’affaires que sur la façon de vous comporter dans vos temps libres.

La création d’un forum en ligne pour discuter des expériences de voyage serait une bonne idée. Imaginez qu’un de vos employés se rende pour la première fois à Perth, en Australie, et qu’un autre de vos employés ait grandi là-bas. Le natif de Perth pourrait être une excellente source de renseignements pour son collègue, et l’information que ces deux personnes échangeraient pourrait être sauvegardée sur le forum.

Si les gestionnaires de voyage aident les voyageurs à s’orienter et à s’informer sur les politiques auxquelles ils doivent se conformer, ils feront d’une pierre deux coups et aideront aussi l’entreprise.

Répondre aux besoins de vos voyageurs

Une équipe diversifiée est la clé du succès des entreprises d’avenir. Comme l’a déclaré Ernst &Young, « l’innovation qu’apporte la diversité nous aidera à bâtir nos avantages concurrentiels, à devenir les chefs de file du marché et à offrir de meilleures solutions clients. »[2]

Le programme de voyages des entreprises à croissance rapide doit répondre aux besoins individuels des employés. C’est un fait qu’il faut bien comprendre pour promouvoir la diversité. Les besoins d’une directrice enceinte qui prend un vol court sont différents de ceux d’un employé qui fait un voyage prolongé à l’autre bout du monde. Est-ce que votre politique de voyage actuelle tient compte de ces différents besoins?

Une bonne politique de voyage doit aussi accommoder les voyageurs qui ont des besoins particuliers. On pense par exemple aux personnes qui ont un handicap auditif ou visuel, à celles qui doivent se déplacer en fauteuil roulant ou qui ont des besoins alimentaires ou médicaux particuliers.

Jongler avec une variété de besoins n’est pas difficile quand on a mis en place une bonne politique de voyage. Le devoir de connaître l’ensemble des besoins de chaque voyageur, de ceux qui doivent prendre des vols directs à ceux qui ont besoin d’accommodements particuliers, devrait être inscrit dans votre politique de voyage et mis à jour régulièrement.

Qui est concerné? 

Si vous prenez les rênes et répondez aux nombreux besoins de vos employés dans votre politique de voyage, votre chiffre d’affaires s’en ressentira. Ce sera aussi payant pour l’atout le plus important de votre entreprise : les gens qui y travaillent. Si vous ajustez votre politique, vos voyageurs seront heureux de s’y conformer et de profiter de vos outils de réservation, car ils sauront que l’entreprise a à cœur leur bien-être. Une bonne politique veillera aussi à ce que les réservations soient faites auprès de vos fournisseurs préférés et aux taux négociés. De plus, en faisant le suivi des réservations des voyageurs, vous pourrez produire des rapports de données complets sur lesquels vous pourrez appuyer vos décisions en matière de dépenses, de politique, de satisfaction des voyageurs et plus encore.

Une politique de voyage réussie intègre tout le monde, des RH aux TI, car plusieurs équipes doivent être y prendre part. Par exemple, les RH pourraient s’intéresser aux mesures de sécurité mises en place pour les employés qui voyagent vers de nouvelles destinations. Les TI pourraient, elles, être plutôt intéressées de savoir s’il existe un outil flexible qui s’intégrerait bien aux outils technologiques de l’entreprise.

Comprendre comment gérer la croissance de votre entreprise tout en répondant aux besoins d’une équipe grandissante est essentiel. Il est important de garder à l’œil votre chiffre d’affaires, mais il est tout aussi important de comprendre les besoins uniques de vos voyageurs, car s’ils réussissent, vous réussissez aussi.

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[1] « India’s economy is set to grow faster than China’s this year, » World Economic Forum, 12 octobre 2018, ﷟HYPERLINK “https://www.weforum.org/agenda/2018/10/indias-economy-is-set-to-grow-faster-than-chinas-this-year”

[2] « Our approach to diversity and inclusiveness, » Ernst & Young, 2015, https://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/EY-our-approach-to-diversity-and-inclusiveness/$FILE/EY-our-approach-to-diversity-and-inclusiveness.pdf