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Anonyme

Secteur

Organisme de bienfaisance

Contexte

Nous savons que les voyages d’affaires représentent des dépenses à gérer au sein de chaque organisation, et nous savons aussi comment faciliter le suivi de vos frais de déplacement et vous faire économiser. Que vous soyez un organisme de bienfaisance à but non lucratif ou une petite entreprise, vous savez bien que chaque sou compte et que vos frais de déplacement ne doivent pas être pris à la légère.

Si vous êtes un organisme de bienfaisance et que vous dépendez uniquement de vos collectes de fonds, vous devez rentabiliser au maximum l’argent amassé. Vos fonds doivent durer, servir à différentes fins, et vous devez en plus rendre compte de toutes les dépenses avec précision.

C’est ce besoin d’obtenir un portrait complet des frais engagés et de mettre en place une politique de contrôle des dépenses qui a mené un organisme à but non lucratif basé au Royaume-Uni à chercher une solution de gestion des voyages. L’organisme de bienfaisance, qui fait la promotion de l’inclusion et du positivisme en organisant une célébration mondiale annuelle, avait besoin d’un moyen de mieux gérer ses coûts liés aux voyages.

Le défi

Cet organisme de bienfaisance, qui célèbre l’inclusion et la diversité, a pour mission de réunir les gens dans un esprit d’acceptation et de positivisme. L’une de ses activités consiste à organiser chaque année une fin de semaine de célébration mondiale. Pour l’évènement, dont le coût s’élève à 95 000 livres sterling, l’organisme fait venir des musiciens et des artistes partout au Royaume-Uni. 

La célébration nécessite une grande organisation et dépend du dévouement d’un groupe de bénévoles. Le choix d’artistes est toujours renouvelé, et certains reviennent d’année en année. Les artistes et les bénévoles peuvent être appelés à voyager, c’est pourquoi leurs déplacements ponctuels doivent être planifiés.

L’organisme souhaitait également obtenir une meilleure vue d’ensemble des frais de déplacement. Les responsables voulaient s’assurer que les fonds recueillis étaient utilisés le plus efficacement possible afin d’en tirer la plus grande valeur possible. Il était de plus en plus difficile de gérer les cas de non-conformité et le peu de réservations effectuées au prix le plus bas disponible.     

Limitation des coûts

La majorité des réservations de voyages étaient liées à l’organisation et à la tenue de la fin de semaine de célébration, mais la planification, la promotion de l’événement et les communications avec les médias s’étendaient tout au long de l’année. Pour mieux contrôler ses dépenses, gagner du temps, économiser de l’argent et mettre en place une politique claire pour les voyages nécessaires, l’organisme de bienfaisance a fait appel à une société de gestion de voyages (SGV).

Egencia a aidé cet organisme à élaborer et à déployer une politique de voyage lui permettant de limiter et d’uniformiser ses dépenses. Puisque la priorité était de réaliser des économies, la nouvelle politique élaborée prévoyait de toujours réserver au tarif le plus bas disponible. La plateforme d’Egencia a également facilité l’intégration de la politique à l’outil de réservation, contribuant ainsi au respect de la politique par les voyageurs.

L’organisme de bienfaisance a aussi pu trouver dans la vaste banque d’hôtels d’Egencia plus d’hébergements à moindre coût que ce à quoi il avait accès auparavant. Ces tarifs préférentiels représentaient un grand avantage par rapport aux résultats de recherches antérieures. Cela lui a permis d’économiser sur l’hébergement tant du point de vue de la planification (promotion et organisation) que pour l’événement en tant que tel (la fin de semaine de célébration).

“« Je réalise d’importantes économies grâce aux tarifs très concurrentiels d’Egencia. L’offre est excellente et procure une tranquillité d’esprit »,”

Grâce à la politique, à la plateforme et aux conseils reçus, l’organisme de bienfaisance a vu ses frais de déplacement annuels diminuer d’un tiers.

Aperçu des dépenses

Le fait d’avoir une meilleure vue d’ensemble des frais de déplacement grâce aux rapports de visualisation de données de l’Egencia Analytics Studio a représenté un atout pour l’organisme de bienfaisance, lui permettant d’économiser temps et argent. Grâce aux données collectées, l’organisme pouvait maintenant voir où les fonds étaient dépensés, comparer ces montants à son budget et aux catégories pertinentes (promotion ou événement) et envoyer les factures nécessaires, en un seul et même endroit.

« Egencia a apporté structure et uniformité à la gestion des fonds. Avoir accès à des rapports et à un portrait complet des dépenses m’a ouvert les yeux. Sans l’aide d’une société de gestion de voyages, les dépenses peuvent être difficiles à retracer »,

Gains d’efficacité

L’organisme de bienfaisance souhaitait simplifier le processus complexe de gestion des voyages des nombreux artistes, musiciens, groupes et bénévoles, qui comprend l’hébergement et le transport.

Afin de simplifier les réservations à effectuer pour chaque voyageur, l’organisateur a utilisé dix profils de voyageur invité sur la plateforme d’Egencia pour planifier l’ensemble des transports et des hébergements. Grâce à ces profils, l’organisme pouvait s’occuper des arrangements de tous les bénévoles et artistes, y compris les réservations de groupe pour les groupes musicaux, sans avoir besoin d’assigner un nom à chaque réservation. Les profils de voyageur invité ont également permis à l’organisme de compléter les réservations en une étape, ce qui a vraiment amélioré l’efficacité du processus et permis de gagner un temps précieux, puisque les responsables n’avaient plus besoin d’effectuer plusieurs réservations individuelles ou de dernière minute.

« Grâce aux profils de voyageur invité, je peux réaliser des économies en réservant des appartements pour des musiciens et leur équipe, ou encore pour des groupes entiers. C’est génial pour contrôler les dépenses et générer des rapports. On peut voir quelles dépenses ont été engagées pour un fiduciaire ou pour un artiste »,

Économies avec Egencia

Les organismes de bienfaisance et les petites entreprises ont une énorme responsabilité dans la gestion de leurs finances. Le fait d’obtenir une vue d’ensemble des frais liés aux voyages d’affaires et d’avoir accès à des offres avantageuses permet de faire une différence. En s’associant à Egencia, cet organisme à but non lucratif a économisé temps et argent sur ses voyages d’affaires, et ces économies importantes ont pu être réinvesties dans la collecte de fonds et la planification des célébrations.

« Notre collaboration avec Egencia s’est déroulée à merveille. Notre gestionnaire de compte s’est occupé de tous les détails pour nous et a posé les bonnes questions pour répondre à nos besoins »,

Communiquer avec nous 

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Dans cette étude de cas, l’organisme de bienfaisance a demandé à garder l’anonymat..

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