Un guide indispensable pour vous aider à refaçonner votre programme voyages d’affaires

Man standing on arrow signs indicating 2018 and 2019

L’année touche à sa fin, profitez-en pour prendre du recul et vous pencher sur votre programme voyages. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quels domaines mériteraient d’être améliorés ? À quel endroit pouvez-vous rationaliser les opérations ? Comment réduire davantage les coûts ? Utilisez le temps qu’il vous reste pour examiner les tendances du marché et anticiper les besoins en déplacements de votre entreprise. C’est également l’opportunité de montrer aux dirigeants de votre entreprise que le programme voyages n’est pas qu’un simple poste sur une ligne budgétaire mais bien un atout stratégique. Plus vous anticiperez, meilleurs seront en définitive les résultats.

Comment trouver de nouveaux moyens pour accroître l’efficacité et réduire les coûts de votre programme voyages ? Nos experts en consulting ont développé un guide pour vous aider à revoir votre programme voyages pour l’année prochaine. Voici les 5 axes clés sur lesquels nous vous conseillons de travailler pour préparer votre stratégie de gestion des déplacements professionnels en 2019.

1. Impliquer les dirigeants

En tant que Travel Manager, comment mettre en valeur votre rôle et obtenir l’adhésion des cadres et dirigeants supérieurs ? Abordez la question d’un point de vue stratégique et planifiez un échange avec votre hiérarchie.

Tout d’abord, assurez-vous de comprendre les objectifs clés et les projets de l’équipe de direction pour l’année à venir. Une fois le tableau dressé, évaluez dans quelle mesure votre programme voyages a une incidence positive sur les finances au regard des éléments suivants :

  • réduction des coûts et efficience accrue des achats ;
  • adéquation entre les besoins en déplacements et les objectifs de croissance de l’entreprise ;
  • gestion du risque ;
  • fidélisation des talents clés.

Déterminez ensuite comment diffuser cette information de manière efficace à l’ensemble de la structure. De quels canaux externes et internes disposez-vous ? Veillez à adapter votre message et à choisir le canal approprié en fonction du marché cible. Renseignez-vous sur les modes de communication privilégiés des voyageurs (intranet, extranet, newsletters et réseaux sociaux), par opposition aux canaux utilisés par les dirigeants. Arrangez-vous également pour participer à des réunions auxquelles assistent membres dirigeants et décisionnaires.

Enfin, faites le suivi de vos actions. Montrez dans quelle mesure votre programme s’aligne sur les indicateurs de performance clés de votre entreprise. Mettez à profit les outils d’analyse de données qui facilitent la production et le partage de données mises à jour, permettant ainsi de montrer l’évolution de votre programme voyages en termes de performance.

2. Exploiter toutes vos données

Nous évoluons dans un environnement numérique au sein duquel les données priment. Dans quelle mesure parvenez-vous à traiter et à exploiter les informations disponibles par le biais de différentes sources, qu’il s’agisse de données online, offline ou de données mobiles ?

La méthode utilisée pour recueillir et exploiter les données est déterminante pour votre réussite et influe sur le bénéfice net de l’entreprise. Pour y parvenir, il vous faut identifier les informations dont vous avez besoin, les analyser, créer des rapports pertinents et élaborer un plan d’action. Concentrez-vous sur l’essentiel, d’autant plus si l’analyse de données est un nouvel élément dans votre programme voyages. Déterminez trois à quatre axes de travail et explorez-les en profondeur.

Assurez-vous de définir vos indicateurs de performance clés tels que l’adoption d’une politique, le respect de cette même politique, l’utilisation des données mobiles ou le nombre de personnes à temps plein par déplacement. Identifiez le type de données dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Il n’est par exemple pas nécessaire de faire déplacer tous les employés à la même réunion ou tous n’ont pas besoin de passer le même temps sur place. Comment identifier ces éléments ? Avez-vous envisagé d’autres options, favoriser les déplacements d’une journée ou les allers simples par exemple ?

Une fois que vous disposez des données, il vous faut les analyser. La data visualisation et les analyses prédictives sont en train de révolutionner le secteur et contribuent à transformer ce qui était traditionnellement perçu comme un centre de coût en un élément stratégique pour l’entreprise. Les outils tels que Egencia Analytics Studio permettent de consolider l’intégralité de vos données à un seul endroit et vous apportent une vision claire des performances de votre programme voyages. Ces outils affichent les indicateurs clés de manière visuelle, vous permettant de mieux comprendre l’incidence que vos décisions peuvent avoir sur le plan financier.

Chaque entreprise a ses propres méthodes de reporting pour certains indicateurs de performance clés. Qu’il s’agisse de la manière de calculer le respect du programme, d’afficher les non-conformités liées aux agences de voyages d’affaires ou de fixer un plafond pour les frais de repas, vous devrez quoi qu’il en soit intégrer dans vos rapports les données liées aux dépenses ainsi que les tableaux de taux de change. Nos conseillers peuvent vous aider à mettre au point un tableau de bord de visualisation adapté aux besoins de votre entreprise qui affichera les informations exactement là où il vous les faut.

Enfin, pensez à définir la fréquence à laquelle vous avez besoin d’un reporting. Êtes-vous certain de pouvoir obtenir des informations pertinentes à partir de rapports mensuels ? Obtiendriez-vous une analyse plus poussée à partir d’un rapport trimestriel ?

3. Dépasser les considérations financières pour vous concentrer sur le retour sur investissement

Ne nous voilons pas la face, voyager a un coût. Les vols, la location d’une voiture, les nuits d’hôtel et les frais de repas gonflent rapidement la note. À cela s’ajoutent les coûts cachés : les suppléments liés aux changements de réservations ou aux déplacements en haute saison, la perte de productivité, les rendez-vous manqués en raison d’un vol retardé ou annulé ou encore les taxes ou frais supplémentaires d’enregistrement sur certaines compagnies aériennes. D’où l’importance de regrouper l’intégralité des dépenses dans votre programme voyages et de faire en sorte d’en tirer le meilleur retour sur investissement possible.

Commencez par porter un nouveau regard sur vos besoins en déplacements. Faites une liste de tous les objectifs de voyage clés pour l’entreprise et pour ses employés. Travaillez en collaboration avec le service affaires pour évincer les déplacements non essentiels. Certaines réunions peuvent se passer de rencontres en face-à-face. Dans certains cas, un appel téléphonique ou une vidéoconférence est tout aussi efficace. Si vous avez tendance à organiser de nombreux événements ou séminaires, pensez à les inclure dans votre planification globale.

Assurez-vous d’utiliser tous les outils de reporting de vos agences de voyages d’affaires pour identifier les habitudes de voyage de votre entreprise. Quelles sont les villes les plus fréquentées par vos voyageurs ? Quels itinéraires utilisent-ils le plus ? Utilisez ces données pour parcourir la liste de vos fournisseurs préférés sous un autre angle. Vous aurez tendance à vouloir planifier aussi loin que possible et à négocier des contrats de long terme que vous n’aurez pas besoin de renouveler chaque année.

Faites preuve d’ouverture et de souplesse lorsque vous négociez les tarifs et les équipements pour vos voyageurs. Nombre d’hôtels appliquent désormais un pourcentage de remise au lieu de tarifs fixes pré-négociés. N’ayez pas peur de ce changement. Ce modèle vous évitera de vous embarquer dans une procédure d’appel d’offres et dans de longues négociations avec les hôtels. À nouveau, concentrez-vous plutôt sur vos données et sur vos habitudes de voyage. Dans certains cas, il sera intéressant d’identifier les villes que vos voyageurs fréquentent le moins. Pour celles-ci, il est notamment possible de limiter les coûts en fixant un plafond de frais hôteliers.

4. Gestion du risque

Les catastrophes naturelles, la maladie, les accidents, les troubles politiques et les actes terroristes représentent tous des risques pour vos voyageurs comme pour votre entreprise. Votre entreprise est-elle prête à faire face à ce type de perturbations ? Vos employés savent-il que faire en situation d’urgence ?

Assurez-vous que vos politiques d’entreprise et vos plans d’action en situation d’urgence sont à jour et détaillent clairement les étapes à suivre en cas de perturbation sur le lieu de travail habituel ou lorsque vos employés sont en déplacement. En cas d’urgence, le temps est un élément capital. Vous devez savoir où se trouvent vos employés et comment les joindre. Assurez-vous que vos voyageurs mettent à jour leur profil et itinéraires pour y inclure un numéro de téléphone portable et toute autre donnée de contact vous permettant de les joindre rapidement. Des entreprises proposant des solutions de sécurité à l’international telles que la société International SOS permettent aux employés voyageant à l’étranger de partir avec une certaine tranquillité d’esprit.

L’économie du partage dans laquelle nous vivons aujourd’hui brouille un peu plus les pistes du secteur du voyage d’affaires. Les entreprises comme Uber, Lyft et les modes d’hébergement alternatifs mettent à l’épreuve les entreprises qui tentent de garantir la sécurité de leurs voyageurs et le respect des normes. Assurez-vous que votre politique voyages explique clairement la position et la politique de votre entreprise vis-à-vis de ces services et pensez à la mettre à jour.

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5. Regardez votre programme voyages sous un autre angle

Il est important d’envisager d’améliorer votre programme voyages d’un point de vue stratégique. Le moment est bien choisi pour prendre du recul vis-à-vis des opérations courantes et de vous pencher sur d’autres domaines qui nécessitent votre attention.

Avez-vous déjà envisagé d’utiliser votre politique voyages comme levier de recrutement ? Disposer d’un programme voyages puissant est un atout lorsqu’il s’agit de recruter et de maintenir les meilleurs talents à des postes clés. Négociez des options supplémentaires telles que l’option d’embarquement fast track, l’accès aux salons d’attente, des dates de vol flexibles ou des tarifs spéciaux pour rendre vos voyages d’affaires plus attrayants. Travaillez en collaboration avec les équipes RH et communication de votre entreprise pour que votre programme soit en phase avec la culture d’entreprise et ses politiques. Cela devrait également déboucher sur un meilleur respect de votre programme voyages.

Par ailleurs, si le développement durable et l’écologie font partie intégrante de votre culture d’entreprise, votre politique voyages s’aligne-t-elle également sur ces valeurs ? Est-il possible d’en tirer profit et de privilégier le train au lieu de l’avion ? De même, est-il possible de convaincre les voyageurs de partager une voiture de location ? Vous pouvez également vous assurer que vos fournisseurs préférés font tout leur possible pour réduire leur impact sur l’environnement.

Chaque année apporte son lot de nouveaux défis et de nouvelles opportunités. Nous vous encourageons à revoir votre programme voyages en l’articulant autour de ces cinq axes ; nos conseillers se tiennent par ailleurs à votre disposition en cas de question concernant l’un de ces axes.