Se préparer à un AO visant des partenaires hôteliers

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Aspects à considérer pour se préparer à un AO visant à trouver des partenaires hôteliers 

Les nouvelles technologies ont changé la façon dont les gestionnaires de voyage gèrent les appels d’offres (AO). L’accès à de vastes données rend désormais le processus de négociation plus simple et transparent. Et plus que jamais, les gestionnaires de voyage peuvent tirer parti des renseignements sur les voyageurs.    

En tant que gestionnaire de voyage, vous n’avez pas besoin d’avoir une tonne de renseignements pour présenter un appel d’offres, mais certaines statistiques clés sont essentielles. Assurez-vous de recueillir des données permettant d’évaluer les résultats de votre programme de voyages actuel. Ajoutez des détails comme la part de la chaîne d’hôtels dans le portefeuille, les nouvelles destinations sans hôtels à tarifs négociés, ainsi que les dépenses générales liées aux hôtels. Grâce à des outils comme Egencia Analytics Studio, vous profitez d’un accès facile et rapide à tous ces renseignements. Ces analyses simplifiées orienteront vos stratégies de négociation et vous aideront à préparer les évaluations de vos fournisseurs tout au long de l’année.      

Dans cet article de blogue, nous abordons les principaux aspects à considérer pour se préparer à un AO visant à trouver des partenaires hôteliers. 

1. Comprendre les besoins de votre programme  

Lorsque vous négociez un AO, vous devez tenir compte de divers facteurs et évaluer ce qui est important pour votre entreprise. Déterminez les villes les plus visitées, la distance par rapport à votre bureau, la durée moyenne des séjours à l’hôtel et les commodités les plus populaires. Puisque la conformité à la politique constitue une priorité pour les gestionnaires de voyage, il est important de connaître ces détails sur votre programme hôtelier. Ainsi, vous pourrez éliminer certaines options offertes dans des secteurs moins fréquentés ou mieux comprendre pourquoi vos voyageurs ne séjournent pas dans les hôtels préférés.   

De puissants outils de création de rapports proposés par votre société de gestion de voyages (SGV) permettent de cibler les points forts de votre programme de voyages. Les résultats obtenus sont donc très utiles pour négocier des contrats, puisqu’ils reflètent les besoins propres à vos voyageurs.    

2. Fonder ses choix sur la culture de l’entreprise  

La culture de l’entreprise joue un rôle fondamental dans les relations entre les fournisseurs et les clients. À Egencia, nous pensons d’abord aux clients. C’est pourquoi nous choisissons des partenaires hôteliers qui offrent un service à la clientèle et des commodités hors pair.   

Les gestionnaires de voyage doivent essayer d’évaluer l’incidence qu’aura un programme de gestion des voyages sur la culture générale de leur entreprise. Par exemple, une entreprise qui valorise la santé et le bien-être de ses employés pourrait choisir des partenaires hôteliers qui offrent un accès gratuit à leur centre de conditionnement physique, puisque cela s’inscrit dans ses valeurs.  

3. Satisfaction des voyageurs   

Les gens souhaitent profiter pleinement de leur séjour, qu’il s’agisse d’un voyage d’agrément ou d’affaires. La technologie a changé la façon d’effectuer des réservations, ainsi que l’expérience de voyage en soi. Et les voyageurs d’affaires s’attendent maintenant à jouir de la même commodité pour l’agrément et le travail.   

Ils souhaitent vivre des expériences personnalisées tout au long de leur voyage. Les plus récents outils d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique permettent d’offrir en temps opportun des options qui répondent aux besoins des voyageurs, et ce, depuis tout appareil compatible. À Egencia, nos nouvelles technologies offrent davantage de possibilités aux voyageurs, qui peuvent désormais trouver et réserver un hébergement, et s’y rendre, à leur guise.  

Plutôt que d’adopter une approche universelle pour les voyages d’affaires, nous laissons les voyageurs choisir certains aspects de leur séjour. Par exemple, pour de longs séjours, les voyageurs préfèrent généralement rester dans un appartement que dans un hôtel. Egencia a donc décidé d’élargir sa gamme d’options d’hébergement pour répondre à ce besoin.    

4. Donner plus d’autonomie aux employés   

Les employés font la force d’une entreprise. Avoir un programme de gestion des voyages peut représenter un avantage concurrentiel pour les entreprises qui souhaitent recruter ou fidéliser des employés. Elles peuvent démontrer l’importance qu’elles accordent aux employés en leur offrant de simples avantages et suppléments de voyage.   

Le fait de proposer une solution de voyage complète – compatible avec n’importe quel appareil et intégrant tous les aspects du séjour du voyageur – contribue à la satisfaction des employés. Plus les outils de réservation seront conviviaux et faciles à comprendre, plus les employés les utiliseront en grand nombre. Ainsi, vous améliorerez la conformité à votre programme.   

5. Personnalisation   

La personnalisation est un aspect important des voyages d’affaires. Le fait de répondre aux besoins et aux désirs des voyageurs permet de nouer un lien fort et privilégié avec ces derniers.   

Sur la plateforme d’Egencia, nous tirons parti des données pour comprendre nos clients et leur offrir des expériences personnalisées. Grâce aux analyses prédictives, nous sommes en mesure de cerner des habitudes de voyage et des préférences individuelles. Cela contribue à assurer la conformité à la politique, en permettant de trouver les meilleurs hôtels et billets d’avion pour chaque situation.    

6. Flexibilité   

Les gens sont constamment en déplacement. Tout bon programme de voyages doit donc allier commodité, facilité d’utilisation et flexibilité. Avoir accès à une plateforme de voyages d’affaires internationale est un atout incontestable. Les voyageurs peuvent consulter tous leurs plans de voyage en un seul endroit, en plus de pouvoir réserver ou modifier certains éléments sur la route.     

Egencia procure à vos voyageurs des outils pratiques qui fonctionnent sur différentes applications.    

7. Les PME et la technologie de voyage   

Le fait de s’associer à une société de gestion de voyages qui possède une plateforme internationale peut aider des entreprises de toute taille à réaliser des gains d’efficacité. Les gestionnaires de voyage passeront moins de temps à regrouper leurs données en ligne et hors ligne afin de générer des rapports. Ils pourront consulter tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit. Par ailleurs, les petites et moyennes entreprises pourront consolider différents programmes de voyages au fil de leur croissance. Une telle plateforme de voyage en ligne propose un guichet unique pour gérer ses besoins à l’échelle mondiale.  

L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique ont véritablement révolutionné l’industrie du voyage. Les gestionnaires ont désormais accès à de précieuses données et analyses en un clic. Ils peuvent ainsi mieux gérer leurs programmes de voyages, améliorer le taux de conformité aux politiques et produire des rapports inestimables.   

Egencia propose une plateforme de voyages d’affaires internationale entièrement intégrée. Les gestionnaires profitent d’une vue d’ensemble sur tous les aspects de leur programme, en un seul et même endroit.   

Et maintenant?  

Les AO donnent aux gestionnaires de voyage l’occasion d’exploiter le plein potentiel de leurs données. Assurez-vous que votre SGV actuelle ou future, et que vos fournisseurs hôteliers, seront en mesure de répondre et de s’adapter à vos besoins en matière de voyages d’affaires.   

Plusieurs approches existent dans le domaine. Voulez-vous savoir comment Splunk, une entreprise de logiciels en forte croissance, tire parti de la plateforme mondiale et des technologies de pointe d’Egencia pour gérer ses voyages d’affaires? Regardez la vidéo pour le découvrir.   

Cet article a d’abord paru sur LinkedIn.