Quelles leçons tirer des réactions du secteur face à la crise ?

La crise sanitaire a transformé le secteur des voyages d’affaires

Les Travel Managers ont eu la vie dure, cette année. Après une période stressante passée à trouver des voyageurs d’affaires, annuler des réservations et obtenir les dernières informations en date sur le site de l’Organisation mondiale de la santé, le temps est venu pour eux d’en tirer des leçons profitables.

Egencia a organisé une série de quatre webinars en partenariat avec Business Travel News pour aider les entreprises à analyser ce qui se passe dans le secteur depuis le début de la COVID-19. Nous avons également profité de ces webinars pour partager les informations et conseils de Travel Managers et de fournisseurs de voyages pour aider les entreprises à organiser leur reprise.

Dans la première session, la présidente d’Egencia, Ariane Gorin, rappelle quels furent les premiers stades de la crise et la réponse initiale du secteur des voyages. Dans un premier temps, explique Ariane, nous pensions avoir affaire à un phénomène isolé, avant de réaliser qu’il ne s’agissait en fait d’une pandémie. À présent que l’urgence est moindre et la nécessité d’y réagir aussi, les entreprises ont le temps de réfléchir et de s’adapter au nouveau visage du secteur des voyages d’affaires.

Regarder le webinar pour obtenir des conseils sur la meilleure façon de relancer votre programme voyages.

Une réponse axée sur les besoins des clients

En tant que TMC, il est capital pour nous de maintenir une excellente communication bilatérale avec les Travel Managers de nos clients, et de concentrer nos efforts en fonction des commentaires reçus de ces derniers, ainsi que de leurs besoins. C’est pourquoi nous utilisons les multiples canaux à notre disposition pour communiquer de façon continue avec nos clients et partager avec eux les informations les plus récentes.

En interne, nos Account Managers sont mis à jour grâce à des briefings quotidiens et un fil d’actualité interne. En externe, nous envoyons chaque jour des alertes aux Travel Managers et actualisons sans cesse notre centre d’aide et nos autres sites. Et le principe de communication continue ne s’arrête pas là. La situation est encore en cours d’évolution et la communication continuera à jouer un rôle clé dans cette nouvelle phase de reprise progressive des voyages d’affaires.

Retour à la normale : préparer les voyageurs d’affaires à reprendre la route

Alors que le secteur des voyages d’affaires reprend lentement et que les voyageurs d’affaires reprennent la route, les Travel Managers doivent se concentrer sur des points très spécifiques. Les trois points suivants sont prioritaires :

  1. Réglementations gouvernementales – Celles-ci peuvent varier en fonction des villes, états, pays ou moyens de transport. Travaillez en partenariat avec votre TMC et vos gestionnaires de risque associés pour mesurer les risques et informer vos voyageurs d’affaires des réglementations à suivre.
  2. Assurez la sécurité des voyageurs en renforçant l’adoption en ligne et la conformité Immaginez : vous avez mis au point vos nouvelles politiques de voyage d’affaires et collaboré avec votre TMC pour les intégrer dans l’outil de réservation. Vous vous servez également de la technologie de suivi des voyageurs de votre TMC pour vérifier quelles sont leurs destinations récentes ou futures. C’est bien, mais sans l’adoption en ligne, ce n’est pas suffisant, car vos voyageurs ne verront pas les politiques voyage et vous ne pourrez pas les suivre en cas d’urgence. Il est temps d’encourager l’adoption du programme et de souligner son importance
  3. Veillez à maintenir vos coordonnées à jour – Qu’il s’agisse d’employés récents ou de longue date, vérifiez d’avoir à votre disposition leurs coordonnées exactes. Demandez à vos employés de mettre à jour leurs coordonnées, ainsi que celles des personnes à contacter en cas d’urgence

Les voyages d’affaires sont-ils encore indispensables ?

Que vos voyageurs d’affaires aient déjà repris la route ou pensent le faire bientôt, le moment est venu de mettre en pratique les leçons tirées durant la crise sanitaire et de repenser votre programme voyages d’affaires. En tant qu’experts du secteur, nous sommes convaincus de l’importance fondamentale des rencontres en personne pour conclure des accords, mais la situation actuelle prévaut. Définissez comment vous souhaitez fixer vos objectifs de voyage et mesurer leur futur retour sur investissement (ROI) pour voir ce que vous pouvez réaliser avec votre programme voyage d’affaires.

Gestion des changements

Comme l’a rappelé Ariane au cours du webinaire, les programmes voyages d’affaires ont été mis à dure épreuve dans les toutes premières semaines de la crise sanitaire, lorsque les annulations de voyages se multipliaient, mais les voyageurs d’affaires étaient encore sur la route, sans date de retour prévue.

Une grande partie de nos innovations récentes a consisté à aider les voyageurs d’affaires et les Travel Managers à surmonter ces difficultés le plus rapidement possible. Entre autres, nous avons mis à disposition des voyageurs des formulaires en ligne pour leur permettre d’annuler eux-mêmes leurs voyages, de gagner du temps et de ne pas devoir attendre indéfiniment au téléphone.

Quel futur pour les voyages d’affaires ?

La route vers la reprise est encore incertaine. Dans sa conclusion, Ariane a fait remarqué que de nombreux voyageurs ne seront pas immédiatement à l’aise à l’idée de reprendre la route une fois la crise finie. Les Travel Managers doivent prendre au sérieux les préoccupations de leurs voyageurs et essayer de les atténuer avant le voyage en leur fournissant les informations adéquates et les bons outils, comme notre check-list des conseils de sécurité avant de partir en voyage.

Regarder le webinar pour découvrir d’autres idées et recommandations pour préparer la relance de votre programme voyages d’affaires.