Privacy policy

Énoncé de confidentialité d’Egencia
Egencia (« Egencia », « nous », « notre » ou « nos ») comprend que la réservation de voyages en ligne repose grandement sur la confiance que vous nous accordez. Votre confiance est importante pour nous, et c’est pourquoi il est notre priorité d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous ou votre organisation nous fournissez (par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel ou vos détails de paiement).
Le présent énoncé de confidentialité décrit les pratiques suivantes en matière de confidentialité :
·       Programme de voyages d’affaires – Aperçu

·       Les renseignements que nous recueillons

·       Utilisation de vos renseignements

·       Divulgation de renseignements

·       Vos choix en matière de collecte et d’utilisation de vos renseignements

·       Témoins et autres technologies

·       Utilisation des applications Egencia pour téléphone mobile et tablette (les « applications mobiles »)

·       Comment protégeons-nous vos renseignements?

·       Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements?

·       Liens externes

·       Où vos données sont-elles stockées?

·       Modifications apportées au présent énoncé de confidentialité

·       Communiquez avec nous

Lorsque vous réservez des voyages sur Egencia, nous devons prendre certaines décisions quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels afin d’effectuer votre réservation, et les raisons pour lesquelles nous utilisons ces renseignements.  Nous sommes donc responsables de la protection de vos renseignements personnels au cours du processus de réservation de voyage.
Voilà la portée du présent énoncé de confidentialité, qui décrit les politiques d’Egencia en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels. Il définit également les types de renseignements personnels qu’Egencia détient, les raisons pour lesquelles la société détient ces renseignements ainsi que les façons dont Egencia recueille, conserve, utilise et divulgue les renseignements.
Programme de voyages d’affaires – Aperçu
Votre organisation s’est inscrite au programme de voyages d’affaires d’Egencia afin de gérer ses besoins en matière de voyages d’affaires. Dans le cadre de ce programme, votre organisation peut désigner un gestionnaire de voyages (le « gestionnaire de voyages ») qui s’occupe de la gestion et de l’administration des voyages pour votre organisation et qui peut nommer un ou plusieurs organisateurs de voyages (un « organisateur » ou « responsable des voyages ») dont le rôle est de réserver et de gérer les voyages des employés (les « voyageurs ») et des autres personnes faisant partie du voyage, à la discrétion de l’entreprise (les « invités »).

Règles relatives aux réservations effectuées par des voyageurs
Pour qu’ils puissent réserver et gérer leurs propres voyages, les voyageurs doivent s’inscrire en tant que membre d’Egencia, ou l’équipe de mise en œuvre d’Egencia doit saisir les données de leur profil dans notre système.  Si un voyageur choisit de ne pas devenir membre d’Egencia, alors son gestionnaire de voyages, son organisateur ou son responsable des voyages doit faire la réservation en son nom. Si vous êtes un voyageur, le présent énoncé de confidentialité concerne la façon dont nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels, que vous réserviez vos voyages vous-même ou par l’intermédiaire d’un gestionnaire de voyages, d’un organisateur ou d’un responsable des voyages.  En conséquence, sauf indication contraire, l’utilisation de « vous » dans le présent énoncé de confidentialité renvoie à vous-même en tant que voyageur, que vous agissiez de votre propre chef ou par l’intermédiaire d’un gestionnaire de voyages, d’un organisateur ou d’un responsable des voyages.

Gestionnaires de voyages, organisateurs et responsables des voyages
Bien que le présent énoncé de confidentialité vise surtout les voyageurs et les invités, il s’applique également aux gestionnaires de voyages, aux organisateurs et aux responsables des voyages.

Tout renseignement personnel qu’un gestionnaire de voyages, un organisateur ou un responsable des voyages nous fournit à son sujet dans le cadre du programme de voyages d’affaires est traité conformément au présent énoncé de confidentialité. Toutefois, Egencia se réserve le droit de communiquer avec les gestionnaires de voyages, les organisateurs et les responsables des voyages des façons prévues par l’entente de voyages d’affaires que l’organisation a conclue avec nous (p. ex. pour demander une rétroaction sur le programme, pour discuter des relations d’affaires ou pour parler de nouveautés ou de mises à jour des services).  De telles communications pourraient être effectuées par téléphone, par courriel, par message texte ou par la poste.

Lorsqu’ils réservent et gèrent des voyages au nom d’un voyageur ou d’un invité, les gestionnaires de voyages, les organisateurs et les responsables des voyages doivent obtenir le consentement du voyageur ou de l’invité visé.  Les gestionnaires de voyages, les organisateurs et les responsables des voyages doivent également s’assurer que le voyageur ou l’invité concerné reçoit et passe en revue l’énoncé de confidentialité.

Que vous réserviez le voyage directement auprès de nous ou par l’intermédiaire d’un gestionnaire de voyages, d’un organisateur ou d’un responsable des voyages, des personnes autorisées au sein de votre entreprise pourraient avoir accès à votre identifiant de membre, au nom de votre compte, à vos itinéraires de voyage et à d’autres renseignements stockés dans votre compte. Ces personnes pourraient également nous demander de partager de tels renseignements à des tiers pour la tenue des dossiers ou à d’autres fins autorisées. Votre gestionnaire de voyages, votre organisateur ou votre responsable des voyages sera également en mesure de mettre à jour les paramètres de votre profil (à l’exception de votre identifiant et de votre mot de passe) ainsi que vos préférences de voyage, à votre demande.  En outre, votre gestionnaire de voyages, votre organisateur ou votre responsable des voyages pourra afficher, modifier ou annuler tout itinéraire de voyage sur votre compte, à votre demande ou avec votre consentement.Portée de l’énoncé
Le présent énoncé de confidentialité décrit les pratiques d’Egencia en matière de collecte et d’utilisation des renseignements.  Les politiques ou pratiques de votre organisation pourraient être différentes, et nous ne sommes pas responsables de toute utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels par qui que ce soit au sein de votre organisation, ni de toute action ou omission commise par votre organisation, votre gestionnaire de voyages, votre organisateur ou votre responsable des voyages.  Pour toute question au sujet de la façon dont votre organisation, votre gestionnaire de voyages, votre organisateur ou votre responsable des voyages traite vos renseignements personnels ou réserve et gère des voyages en votre nom, veuillez communiquer avec le représentant pertinent de votre organisation, ou consultez l’énoncé de confidentialité de votre organisation.
Les renseignements que nous recueillons
Afin d’accéder au site Web d’Egencia, vous devez ouvrir une session en tant que membre, à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe.  En général, Egencia recueille et conserve tous les renseignements que vous lui fournissez, y compris, mais sans s’y limiter, tous les renseignements à votre sujet que vous fournissez expressément et volontairement, ou que vous nous transmettez d’une autre façon.  Parmi ceux-ci, on compte des renseignements permettant de vous identifier (les « renseignements personnels ») tels que votre prénom, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, les informations sur votre passeport et vos informations de facturation (par exemple, votre numéro de carte de crédit, le nom du titulaire de la carte et la date d’expiration).  Nous pourrions également vous demander des renseignements au sujet de vos préférences de voyage, notamment vos demandes relatives aux repas, vos préférences de siège, vos renseignements de programmes de grand voyageur, d’hôtels et d’agences location de voiture, et vos options d’émission de billets préférées.  Votre gestionnaire de voyages, votre organisateur ou votre responsable des voyages pourrait nous fournir des renseignements supplémentaires à votre sujet, par exemple votre numéro d’employé.
Les circonstances lors desquelles Egencia recueille vos renseignements personnels comprennent, sans s’y limiter, les moments où vous :
·       devenez membre d’Egencia;

·       remplissez votre profil de voyageur;

·       réservez un voyage;

·       utilisez les services d’un organisateur de voyages;

·       répondez à un sondage;

·       communiquez avec nous.

Renseignements sur le passager :  Egencia obtient d’un voyageur son nom complet, ses coordonnées et d’autres renseignements personnels nécessaires pour réserver un voyage, notamment son numéro de passeport et ses informations de facturation lorsque ce voyageur réserve un voyage sur Egencia.  Nous pourrions également recueillir des renseignements au sujet de ses préférences de voyage, notamment ses demandes relatives aux repas, ses préférences de siège, ses renseignements et numéros d’adhésion à des programmes de grand voyageur, d’hôtels et d’agences de location de voiture, et ses options d’émission de billets préférées.
Renseignements sur le voyageur invité :  Lorsque vous effectuez une réservation pour une autre personne au moyen de ce site Web, nous pourrions vous demander les renseignements personnels et les préférences de voyage de cette personne.  Avant de nous fournir les renseignements personnels et les préférences de voyage d’autres personnes, vous devez obtenir leur consentement et vous assurer qu’elles ont passé en revue le présent énoncé de confidentialité, car lesdits renseignements ne pourront être consultés ou modifiés qu’à partir de votre compte.  Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons les renseignements personnels de ces personnes uniquement dans le but d’effectuer une réservation.
Renseignements recueillis automatiquement :  Lorsque vous visitez notre site Web, nous recueillons automatiquement certains renseignements sur votre ordinateur.  Nous recueillerons, entre autres, votre adresse IP, votre navigateur Web (tel que Firefox, Safari ou Internet Explorer) et le site Web de renvoi.  Nous pourrions également recueillir des renseignements sur votre activité en ligne tels que les voyages que vous consultez et les réservations que vous effectuez.  Nous recueillons automatiquement ces renseignements dans le but d’aider à personnaliser votre expérience utilisateur et de détecter et prévenir les fraudes potentielles.  Pour de plus amples renseignements, lisez la section « Témoins et autres technologies ».
Surveillance des appels :  Les appels à notre centre d’assistance du service à la clientèle peuvent être enregistrés ou écoutés aux fins de contrôle de la qualité et de formation du personnel.  Les enregistrements d’appels seront conservés aussi longtemps que nécessaire ou que la loi l’exige, puis ils seront supprimés.  Tout renseignement personnel que vous nous transmettez durant l’appel sera traité conformément au présent énoncé de confidentialité.
Défaut de fournir des renseignements  Afin d’accéder au site Web d’Egencia, vous devez ouvrir une session en tant que membre, à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe.  Lorsque vous planifiez un voyage ou effectuez une réservation sur ce site Web, vous devez fournir les coordonnées et les renseignements financiers demandés.  Nous utiliserons vos coordonnées pour réserver les services demandés, pour vous envoyer les détails de la confirmation, à des fins de facturation et pour vous aviser de toute mise à jour ou modification de vos projets de voyage.  Si vous ne fournissez pas les renseignements demandés, vous ne serez pas en mesure d’accéder au site Web d’Egencia, et nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à vos demandes ou de passer vos commandes.
Utilisation de vos renseignements
Egencia utilise des informations de facturation de nature sensible (notamment le nom du titulaire de la carte, le numéro de la carte de crédit et la date d’expiration) pour effectuer les réservations de voyages que vous commandez sur notre site.  Nous utilisons d’autres renseignements à votre sujet aux fins suivantes : pour vous inscrire en tant que membre d’Egencia, pour vous offrir des produits et services à votre demande, pour vous transmettre des confirmations et des mises à jour concernant vos voyages, pour vous envoyer des avis relatifs à vos voyages, pour vous envoyer des renseignements sur les mises à jour des services et sur les services qui pourraient vous intéresser, pour communiquer avec vous de façon générale, pour répondre à vos questions et à vos commentaires, pour mesurer votre intérêt envers nos produits, nos services et notre site Web de façon à les améliorer, pour personnaliser autrement votre expérience sur Egencia, pour vous demander des renseignements, notamment au moyen de sondages, pour résoudre des litiges, percevoir des frais ou régler des problèmes, pour prévenir toute éventuelle activité interdite ou illégale, pour appliquer nos conditions d’utilisation, ou à d’autres fins qui vous seront décrites au moment de la collecte.
Divulgation de vos renseignements
Egencia et ses fournisseurs de services pourraient partager vos renseignements personnels avec les entités suivantes :
·       Les fournisseurs, autrement dit les hôtels, les compagnies aériennes, les sociétés ferroviaires, les agences de location de voiture ou les fournisseurs d’activités qui enregistrent vos réservations de voyages.  Sur l’ensemble de notre site Web, tous les services offerts par un fournisseur tiers sont décrits comme tels.  Ces fournisseurs traiteront vos données conformément à leur politique de confidentialité.  Nous vous encourageons donc à passer en revue les politiques de confidentialité de tout fournisseur des produits de voyage que vous réservez sur Egencia.  Veuillez prendre note que ces fournisseurs pourraient également communiquer avec vous au besoin afin d’obtenir des renseignements supplémentaires à votre sujet ou pour confirmer votre réservation de voyage.
·       Les tiers qui offrent des services ou qui accomplissent des tâches en notre nom, y compris, mais sans s’y limiter, le traitement de cartes de crédit, des analyses opérationnelles, le service à la clientèle en dehors des heures d’ouverture, la distribution de notre bulletin d’information ou de sondages par courriel, et la prévention de la fraude.  À la demande de votre employeur, nous pourrions également transmettre vos renseignements personnels à des tiers qui offrent des services de suivi et de remboursement des dépenses.  Ces entreprises ont accès aux renseignements personnels nécessaires pour accomplir les tâches demandées, mais elles ne sont pas autorisées à transmettre ni à utiliser les renseignements à toute autre fin, quelle qu’elle soit.  Pour en savoir plus sur la façon dont nos fournisseurs de services traitent vos renseignements personnels, communiquez avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous à la section « Communiquez avec nous ».
·       D’autres personnes au sein de votre organisation, notamment votre gestionnaire de voyages, votre organisateur ou votre responsable des voyages, tels qu’ils sont définis ci-dessus à la section « Gestionnaires de voyages, organisateurs et responsables des voyages ».
·       Les membres de notre famille d’entreprises.  Nous pourrions partager certains renseignements avec notre société affiliée, Expedia, à des fins d’hébergement, de stockage et de production de rapports.  Si elle a accès à vos renseignements afin de fournir un service en notre nom, une société affiliée suivra des pratiques au moins aussi restrictives que celles décrites dans le présent énoncé de confidentialité.
De plus, nos fournisseurs de services et nous-mêmes partagerons vos renseignements :
·       à votre demande expresse;
·       en réponse à une assignation à témoigner, à une ordonnance d’un tribunal ou à un autre processus judiciaire, afin d’exercer nos droits juridiques ou de nous défendre contre une réclamation, ou d’une autre façon exigée ou permise par la loi applicable.  Dans de tels cas, nous nous réservons le droit faire valoir toute objection ou tout droit de nature juridique dont nous disposons, ou encore d’y renoncer;
·       lorsque nous croyons qu’il est justifié d’enquêter ou de prendre des mesures préventives ou réactives à la suite d’activités illégales ou suspectes, afin de protéger et de défendre les droits, la propriété et la sécurité d’Egencia, de nos clients ou de tiers, ou encore conformément à nos conditions générales et à nos autres ententes;
·       avec des organismes d’application de la loi et des gouvernements du monde entier, à des fins de sécurité, de douane et d’immigration.  Par exemple, conformément à la loi américaine, le service des douanes et de la protection des frontières du département de la sécurité intérieure exige qu’on lui transmette avant le départ certains renseignements sur le voyage et la réservation (appelées les données du Passenger Name Record ou PNR) au sujet des personnes voyageant à destination ou en provenance des États-Unis, ou encore passant par les États-Unis.  Nous pourrions divulguer ces renseignements aux compagnies aériennes ou à d’autres fournisseurs de voyages pour qu’ils puissent les transmettre aux organismes d’application de la loi et aux gouvernements applicables;
·       dans le cadre d’une transaction d’entreprise proposée ou réalisée, notamment un désinvestissement, un regroupement, une consolidation ou une vente d’actifs, ou dans le cas peu probable d’une faillite.
Vos choix en matière de collecte et d’utilisation de vos renseignements
·       Vous pouvez consulter, ajouter, mettre à jour ou supprimer des renseignements sur les pages Mon profil et Mes voyages, et fermer votre compte de la manière décrite ci-dessous.
·       Vous pouvez également envoyer une demande écrite d’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.  Si vous faites une telle demande, Egencia est habilitée à demander une identification appropriée au préalable.  Vous pouvez nous envoyer une demande d’accès à vos données personnelles en nous écrivant aux coordonnées indiquées ci-dessous à la section « Communiquez avec nous ».  Nous nous efforcerons de répondre dans un délai raisonnable et, le cas échéant, dans le respect des délais prescrits par la loi.
En tant que participant au programme d’Egencia, vous pourriez recevoir des communications de notre part contenant des nouvelles et des mises à jour relatives aux voyages.  Vous pouvez vous désabonner de notre bulletin en tout temps à partir de la page Mon profil, sous « préférences de courriel », ou en informant votre gestionnaire de voyages, votre organisateur ou votre responsable des voyages que vous ne souhaitez plus recevoir le bulletin d’Egencia.  Chaque bulletin que nous envoyons par courriel contient également un lien de désabonnement.  Veuillez prendre note que nous nous réservons le droit de vous envoyer d’autres communications, notamment des annonces relatives au service, des messages de nature administrative et des sondages associés à votre compte Egencia ou à vos transactions avec Egencia. Vous n’êtes pas en mesure de vous désabonner de ces courriels.
Témoins et autres technologies
Les témoins sont de petits fichiers texte pouvant être stockés sur le disque dur de votre ordinateur (si votre navigateur Web l’autorise).  La section Aide dans la barre d’outils de la plupart des navigateurs vous expliquera comment empêcher votre navigateur d’autoriser de nouveaux témoins, comment recevoir une notification de votre navigateur lorsque vous recevez un nouveau témoin et comment désactiver entièrement les témoins.  Veuillez prendre note qu’en refusant d’accepter les témoins, vous pourriez ne pas avoir accès à plusieurs des outils de voyage offerts sur nos sites.  En tant que membre ou visiteur de notre site, vous pourriez recevoir un fichier témoin permanent qui sera installé sur le disque dur de votre ordinateur.  Vous pouvez éviter de recevoir des fichiers témoins en réglant votre navigateur Web de façon à refuser les témoins ou à demander votre autorisation avant d’accepter un témoin.  Ce témoin ne contient aucun renseignement personnel, mais il pourrait être associé à vos renseignements personnels afin de vous envoyer des courriels ciblés.
Lorsque vous visitez son site Web, Egencia recueille automatiquement certains renseignements sur votre ordinateur.  Par exemple, nous recueillons des renseignements sur votre adresse IP, votre système d’exploitation et votre navigateur Web (tel que Firefox, Safari ou Internet Explorer).  Nous pourrions également recueillir des renseignements sur votre activité en ligne tels que les voyages que vous consultez et que vous réservez.  Nous recueillons de tels renseignements dans le but de personnaliser votre expérience utilisateur, de vous offrir une commodité accrue lorsque vous visitez notre site et de rassembler des renseignements d’analyse qui nous aident à améliorer notre site.  Nous pourrions utiliser des témoins afin de mieux vous reconnaître en tant que visiteur antérieur sur votre navigateur et de sauvegarder les préférences que vous définissez durant votre visite sur notre site.  Nous pourrions aussi enregistrer votre mot de passe dans un témoin si vous cochez la case « Se souvenir de mon mot de passe sur cet ordinateur ».  Veuillez prendre note que les identifiants, les mots de passe et les autres données associées au compte et sauvegardées dans des témoins sont chiffrés à des fins de sécurité.  Egencia ne stockera jamais de renseignements personnels de nature sensible, tel qu’un numéro de carte de crédit, dans un témoin.  En plus des témoins décrits ci-dessus, nous pourrions utiliser des objets locaux partagés, ou témoins flash, sur notre site Web.  Ceux-ci servent à améliorer votre expérience utilisateur, notamment en conservant vos préférences d’utilisateur et des paramètres tels que le réglage du volume. Nous les utilisons également afin de fournir le contenu animé sur notre site.  Les objets locaux partagés sont semblables aux témoins du navigateur, mais ils peuvent contenir des données plus complexes que du texte.  Pour en savoir plus sur les témoins flash et sur la façon de les désactiver, visitez ce site Web :  http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html .
Le site peut aussi utiliser des pixels invisibles (parfois appelés GIF invisibles ou pixels espions), c’est-à-dire de minuscules images possédant un identifiant unique qui sont placées dans le code d’une page Web et qui ont une fonction similaire aux témoins.  Nous utilisons des pixels invisibles pour surveiller les tendances des utilisateurs quant au passage d’une page à l’autre sur notre site Web, pour communiquer avec les témoins et les mettre en place, pour déterminer si une annonce affichée sur un site tiers vous a redirigé vers notre site et pour améliorer le rendement du site.  Nous pourrions également autoriser nos fournisseurs de services à utiliser des pixels invisibles pour nous aider à déterminer quels courriels ont été ouverts par les destinataires, et pour faire le suivi du trafic et des mesures prises sur notre site.  Ainsi, nous pouvons mieux mesurer l’efficacité de notre contenu et de nos offres.
Renseignements recueillis par des tiers et affichage d’annonces personnalisées
Des annonceurs tiers tels que des spécialistes en publicité et des partenaires commerciaux pourraient utiliser des témoins et d’autres technologies (notamment des pixels invisibles) pour recueillir des renseignements sur votre activité en ligne.  La collecte de ces renseignements vise à mesurer et à comprendre l’utilisation que vous faites de notre site ainsi qu’à analyser, à adapter et à personnaliser le contenu publicitaire affiché sur notre site et sur d’autres sites en fonction de vos intérêts.  Nous ne pouvons accéder ni gérer les témoins et les autres fonctionnalités qu’ils utilisent, et les pratiques employées par ces annonceurs en matière de renseignements ne sont pas couvertes par le présent énoncé de confidentialité.  Pour en savoir plus sur les annonceurs tiers et sur la possibilité d’empêcher vos renseignements d’être recueillis, consultez les ressources suivantes :
·       http://www.youronlinechoices.eu/

·       http://youradchoices.ca/fr/retrait/

·       http://www.aboutads.info/choices/

Signaux « Ne pas me suivre » et mécanismes similaires
Certains navigateurs Web peuvent transmettre des signaux « Ne pas me suivre » aux sites Web avec lesquels ils communiquent.  En raison des différentes façons dont les navigateurs intègrent et activent cette fonctionnalité, il est difficile de déterminer si l’utilisateur décide d’envoyer ces signaux, ou même s’il est conscient qu’ils sont envoyés.  Les membres de la principale organisation qui définit les normes relatives à Internet examinent actuellement cette question et tentent de déterminer les mesures que les sites Web devraient prendre, si nécessaire, lorsqu’ils reçoivent de tels signaux.  Egencia ne prend actuellement aucune mesure en réponse à ces signaux.  Dans l’éventualité où une norme sera établie et acceptée, nous réexaminerons la nécessité de répondre à ces signaux.
Utilisation des applications Egencia pour téléphone mobile et tablette (les « applications mobiles »)
Lorsque vous utilisez une application mobile Egencia, nous recueillons et utilisons des renseignements à votre sujet de la même façon et dans les mêmes buts que nous le faisons sur notre site Web.

De plus, nous utilisons d’autres renseignements que nous recueillons automatiquement lorsque vous utilisez nos applications mobiles.  Plus précisément :

·       Nous recueillons des renseignements sur les fonctionnalités de l’application mobile que vous consultez et utilisez.  Ainsi, nous pouvons connaître les sections de l’application mobile qui intéressent nos clients, de façon à perfectionner notre application mobile.
·       Si vous utilisez la fonctionnalité « Trouver des hôtels » et l’option « emplacement actuel » de l’application mobile, nous utilisons les renseignements sur votre emplacement que votre appareil nous fournit à l’aide du GPS ou d’une technologie similaire pour vous montrer des établissements à proximité.  Nous ne recueillons pas de données sur l’emplacement sans que vous y consentiez expressément en cliquant sur la fonctionnalité « Trouver des hôtels » et en sélectionnant « emplacement actuel » en tant que destination, ou en activant la collecte de données sur l’emplacement dans les paramètres de votre téléphone.  Si vous acceptez de partager votre emplacement avec nous depuis les paramètres de l’application ou de votre appareil, nous pourrions utiliser et partager ces renseignements afin de vous proposer des hôtels ou des transports dans votre région ou de vous présenter d’autres renseignements ou services pertinents.
·       Chaque application mobile nous envoie également un rapport d’erreur en cas de panne ou d’interruption de service.  Ce rapport nous permet d’examiner l’erreur et d’accroître la stabilité des prochaines versions de l’application mobile.  Dans ces rapports d’erreur, l’application mobile inclut des renseignements sur le type d’appareil mobile, la version du système d’exploitation, votre identifiant de client, le moment où l’erreur s’est produite, la fonctionnalité utilisée et l’état de l’application au moment où l’erreur s’est produite.  Nous n’utilisons ces renseignements à aucune fin autre que l’examen et la rectification de l’erreur.
·       Nous pourrions envoyer des notifications au sujet de modifications de l’état de votre vol ou d’autres renseignements concernant vos voyages.  De plus, nous pourrions aussi utiliser les notifications pour vous transmettre des communications importantes de la part de votre gestionnaire de voyages ou de votre employeur en cas d’urgence.  Les autorisations relatives aux notifications peuvent être gérées à partir des paramètres de votre appareil mobile.
·       Lorsque cette fonctionnalité est disponible, si vous sélectionnez « Communiquer avec Egencia par téléphone » et « Demander un rappel » dans l’outil M’aider d’Egencia, l’application mobile enverra au conseiller en voyage votre identifiant de client, les renseignements sur votre itinéraire et peut-être d’autres renseignements sur votre utilisation récente de l’application mobile.  Nous envoyons ces renseignements afin de faciliter votre interaction avec le service à la clientèle et d’offrir une expérience plus rapide et utile.
Vous avez toujours la possibilité de contrôler certains renseignements que l’application mobile nous transmet.  Vous pouvez désactiver la collecte de données sur l’emplacement en tout temps à partir des paramètres de votre téléphone.  Vous pouvez également supprimer entièrement l’application mobile de votre appareil et accéder à nos services depuis notre site Web ou par téléphone.
Comment protégeons-nous vos renseignements?
Nous tenons à ce que vous utilisiez nos services de planification et de réservation de voyages en toute confiance, et c’est pourquoi nous nous engageons à protéger les renseignements que nous recueillons.  Bien qu’aucune entreprise ne puisse garantir la sécurité des renseignements, nous avons mis en place des mesures administratives, techniques et physiques afin de protéger les renseignements personnels que nous détenons et gérons.  Par exemple, seuls les membres autorisés du personnel peuvent accéder aux renseignements personnels, et ce, uniquement dans l’exercice des fonctions qu’ils sont autorisés à remplir.  En outre, nous chiffrons les renseignements personnels que nous transmettons de notre système au vôtre, et nous utilisons des pare-feu et des systèmes de détection des intrusions afin de prévenir tout accès non autorisé à vos renseignements.
Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements?
Vous avez accès à vos renseignements sur les sections suivantes du site Web :

Mon compte
Dans la section Mon profil d’Egencia, les membres peuvent consulter et modifier les paramètres de leur compte. Les paramètres de courriel vous permettent de changer votre adresse courriel et de gérer vos abonnements à notre bulletin et à d’autres services.  Vous pouvez aussi changer votre mot de passe et opter pour l’ouverture de session automatique pour ce site Web.  Vous pouvez ajouter des voyageurs, supprimer des voyageurs existants sur votre profil de membre, mettre à jour ou corriger le nom, le numéro de téléphone, les informations sur le passeport et les contacts en cas d’urgence des voyageurs associés à votre profil, et mettre à jour vos préférences de voyageur.

Demande de fermeture de compte
Vous pouvez fermer votre compte Egencia en communiquant avec nous aux coordonnées ci-dessous.  Une fois votre compte fermé, vous ne pourrez plus ouvrir de session ni accéder aux renseignements associés au compte, mais vous pourrez ouvrir un nouveau compte à tout moment.  Nous enverrons un courriel confirmant la fermeture du compte à l’adresse indiquée dans le profil du membre.

Mes voyages

Sur la page Mes voyages du site Web, les membres peuvent consulter, mettre à jour ou supprimer les itinéraires qu’ils ont enregistrés.  Si vous avisez Egencia que certains renseignements personnels à votre sujet sont inexacts, incomplets ou désuets, Egencia prendra des mesures raisonnables afin de corriger lesdits renseignements, de sorte qu’ils soient exacts, complets et à jour.

Liens externes
Si toute partie de ce site Web vous renvoie vers d’autres sites Web dont nous ne sommes ni les propriétaires ni les gestionnaires, alors ces sites ne sont pas visés par le présent énoncé de confidentialité.  Nous vous recommandons de passer en revue les énoncés de confidentialité de ces sites Web afin de comprendre leurs procédures en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.
Où vos données sont-elles stockées?
Egencia stocke et traite les données personnelles sur les voyageurs dans des milieux sécurisés aux États-Unis et en Europe.  En ce qui concerne le traitement de données sur les voyageurs de l’extérieur des États-Unis, afin d’offrir ses services, Egencia doit transmettre vos données personnelles à des sociétés affiliées et/ou à des fournisseurs de services établis aux États-Unis.
En ce qui concerne l’Europe, Egencia entérine la transmission de données personnelles aux États-Unis au moyen de clauses types interentreprises pour l’Europe.  Ces « clauses types » prennent la forme de contrats relatifs à la transmission des données dont le contenu a été approuvé par la Commission européenne.  Lorsque la loi locale sur la protection des données l’exige, Egencia met en place d’autres mesures afin d’assurer la légalité de toute transmission de données vers les États-Unis.
Conservation des données
Nous ne conserverons pas vos renseignements plus longtemps que nécessaire à des fins commerciales ou juridiques.  Toutefois, veuillez prendre note que nous pourrions conserver certains renseignements après la fermeture de votre compte sur notre site, par exemple afin de respecter nos obligations juridiques, notamment pour des raisons fiscales et pour la gestion comptable.
Modifications apportées au présent énoncé de confidentialité
Egencia pourrait mettre à jour le présent énoncé de confidentialité à l’avenir.  Nous vous aviserons de toute modification importante apportée au présent énoncé de confidentialité en envoyant un avis à l’adresse courriel que vous nous avez fournie, ou en publiant un avis sur notre site Web.  Pour toute question relative à notre énoncé de confidentialité, veuillez envoyer un courriel à l’adresse indiquée ci-dessous.
Communiquez avec nous
Si vous avez des questions au sujet de notre énoncé de confidentialité ou de nos pratiques générales en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées suivantes :
Courriel :  formulaire du service à la clientèle et d’envoi de commentaires [INSERT LINK]. Nous ferons de notre mieux pour vous répondre dans un délai de 24 heures.
Téléphone :  Si vous avez besoin d’assistance immédiate, veuillez nous appeler au [INSERT NUMBER].
Courrier :  Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA  98004, États-Unis.
Nous voulons nous assurer que vous êtes en mesure de gérer votre expérience de voyage en tant que client Egencia, de la planification et la réservation de votre voyage à la protection de vos renseignements personnels.  Les agents de voyage du service à la clientèle d’Egencia sont prêts à régler vos préoccupations relatives aux voyages Egencia 24 heures par jour, 7 jours par semaine.  Vous pouvez également appeler le numéro du service à la clientèle qui vous a été fourni lors de l’inscription de votre entreprise.  De plus, vous pouvez communiquer directement avec le fournisseur du produit de voyage à l’aide des coordonnées indiquées dans votre itinéraire de voyage.
Le présent énoncé de confidentialité entre en vigueur le 4/10/17.