Politiques locales et programme de voyages mondial

Femme d’affaires qui voyage à l’étranger

Par Charlotte Griveaud, directrice principale de la commercialisation du produit

Lorsque vous gérez les voyages d’une entreprise internationale, vos journées ne se ressemblent probablement jamais. Un jour, votre responsable des ventes, Hans, doit réserver des billets de train pour déplacer son équipe de Düsseldorf à Berlin pour assister à une réunion rassemblant tout le service. Un autre jour, Sally, l’adjointe de direction de votre vice-président, a besoin de billets d’avion de New York à Buffalo pour deux membres de l’équipe de direction qui doivent visiter une usine en une journée. Comment organiser chacun de ces voyages? Il est fort probable que Hans et Sally ont des besoins différents et propres à leur emplacement et à leurs attentes. Ces nuances peuvent avoir une incidence sur la conception et la fonction d’un programme de voyages d’affaires mondial.

Du contenu local dans un programme de voyages mondial

L’expression « Penser global, agir local » prend tout son sens dans le contexte de la gestion des voyages d’affaires à l’échelle internationale. Vos employés habitent dans des endroits possédant des particularités uniques sur le plan du voyage et de la culture. Qu’ils se rendent dans une ville voisine ou à l’étranger, ils s’attendent à vivre une expérience sans tracas qui tient compte de la réalité locale. Un programme de voyages qui reconnaît les différences locales et les attentes des voyageurs d’affaires contribue à faire vivre une expérience positive à ces derniers. Votre organisation en bénéficie. La satisfaction des voyageurs favorise le taux de conformité.

Pourquoi est-il important d’offrir un contenu local?

En vous adaptant à la réalité locale, vous vous assurez que votre programme de voyages répond aux besoins uniques de vos voyageurs. Par exemple, deux voyages peuvent sembler similaires en surface, mais chacun des voyageurs peut avoir une opinion différente sur la façon de se rendre du point A au point B. Pour Hans, Berlin se situe à 564 kilomètres. Son équipe et lui devraient-ils voyager par avion ou par train? De leur côté, les voyageurs de Sally parcourront sensiblement la même distance de New York à Buffalo que celle que parcourra l’équipe de Hans en se rendant à Berlin, soit environ 374 milles. Puisque les voyageurs de Sally ne souhaitent pas passer la nuit à Buffalo, elle doit trouver un horaire de vol qui permet à l’équipe d’effectuer le voyage dans la même journée.

L’équipe de Hans aura avantage à prendre le train jusqu’à Berlin. Même si le trajet dure quatre heures et demie, les collègues peuvent profiter du voyage pour travailler ensemble. Le vol ne dure qu’une heure, mais en comptant le temps d’embarquement et de débarquement, le voyage durerait pratiquement aussi longtemps que le voyage en train. De plus, l’équipe n’aurait pas la chance de collaborer. Même si le train coûte plus cher, la productivité de l’équipe compensera facilement le montant investi.

Pour Sally, l’idéal serait de choisir un vol d’une compagnie aérienne locale qui offre les meilleurs tarifs et horaires possible pour l’itinéraire entre New York et Buffalo. L’accès à des horaires fiables de vols régionaux permet aux voyageurs de Sally de rester productifs en arrivant rapidement à leur réunion et en repartant le même jour sans perdre une journée supplémentaire en déplacement.

Votre programme de voyages mondial devrait offrir à Sally et à Hans des choix locaux. Proposer des options régionales à vos organisateurs de voyages et à vos voyageurs vous aide à optimiser vos frais de déplacement tout en augmentant simultanément la conformité et en permettant à tout le monde de vivre une excellente expérience de voyage.

Une plateforme pour tous les programmes de voyages, partout

Nous comprenons qu’un programme de voyages mondial ne peut pas être une solution universelle. En gardant cette idée en tête, nous avons créé une plateforme de voyage d’affaires qui fournit un programme de voyages mondial permettant de respecter les préférences et les normes locales. Cette solution est en partie fonctionnelle, notamment en ce qui a trait au contenu et aux devises. Elle est aussi en partie culturelle.

Les détails peuvent faire une différence dans certains contextes culturels. Par exemple, imposer la même politique relative aux voitures de location dans différentes régions risque d’être une erreur pour l’entreprise. Dans certains pays, un cadre ou un représentant qui arrive à une réunion en voiture économique (conformément à la politique de voyage) pourrait donner l’illusion que son entreprise est excessivement économe ou, pire encore, qu’elle n’a pas de succès.

Dans d’autres domaines, comprendre les attentes d’un voyageur et satisfaire à ses besoins de confort peut l’aider dans sa productivité.  Un employé qui se rend pour la première fois à Londres risque d’être surpris par la petite taille de sa chambre d’hôtel relativement au prix payé. Il pourrait avoir de la difficulté à travailler dans cette chambre alors qu’un employé basé au Royaume-Uni n’aura pas ce problème. Votre solution de gestion des voyages doit s’adapter aux attentes du voyageur qui ont une incidence sur la productivité de celui-ci et sur les résultats de votre entreprise.

Service à la clientèle dans la langue, les devises et les mesures locales

Il est important de vous assurer que vos voyageurs ont accès aux bons types de réservations. Mais vous devez aussi veiller à ce qu’ils obtiennent un soutien de qualité, qu’ils voyagent localement ou à l’étranger. Nous parlons votre langue… littéralement.  Présents dans plus de 66 pays, nos agents du service à la clientèle parlent plus de 30 langues différentes. Les fonctions libre-service de notre application sont aussi offertes en plusieurs langues.

Pour faciliter les réservations, notre plateforme et notre application affichent les tarifs dans une variété de devises locales. Les mesures respectent aussi les coutumes locales. Il n’est pas utile pour Sally de connaître la distance entre Manhattan et Buffalo en kilomètres si, selon sa norme culturelle, la distance se calcule en milles.

Respect des nuances locales

Le contenu local est un autre élément essentiel d’un programme de voyages mondial qui respecte les attentes locales. Dans la comparaison Hans/Sally, vous comprenez l’importance de présenter les options ferroviaires aux gens qui voyagent en Europe. Il en va de même pour la compagnie aérienne régionale aux États-Unis que Sally souhaite utiliser. Nous proposons des liens directs à de nombreuses compagnies aériennes partout sur la planète. Vos voyageurs ont ainsi accès à un choix de transporteurs, même lorsque les itinéraires ne sont pas offerts sur le système de distribution mondial SABRE.

Nous nous assurons que le contenu local est à jour pour que vous n’ayez pas à le faire. Au Royaume-Uni, nous avons négocié une réduction avec Premier Inn, une chaîne hôtelière que nos clients considèrent essentielle pour faire des voyages d’affaires économiques. Pour les voyageurs en Suède, nous avons simplifié le processus de réservation pour le transport terrestre en ajoutant des options de taxi et d’autobus. Nos clients au Royaume-Uni et en France peuvent accélérer la réservation de leur voiture de location en utilisant la plateforme pour demander qu’une voiture soit prise en charge ou remise à un autre endroit que l’agence de location.

Pour les voyageurs qui empruntent les lignes ferroviaires fragmentées et axées sur le transport local, nous avons créé des outils de réservation en ligne aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France, en Allemagne, en Belgique, aux Pays-Bas et en Suède qui réduisent les inconvénients liés aux réservations effectuées avec des services ferroviaires qui n’offrent pas la réservation en ligne. Notre solution mondiale de gestion du transport ferroviaire permet à nos voyageurs de consulter les renseignements relatifs aux trains d’un endroit précis, comme la disponibilité d’une carte de voyage journalière au Royaume-Uni.

Un réseau mondial de fournisseurs soutient les voyages des clients, localement

En plus de 10 ans, nous avons créé un réseau grandissant de partenaires et de fournisseurs mondiaux et locaux pour nous assurer de répondre à tous les besoins en matière de voyage.  Grâce à notre réseau, nous couvrons plus de 30 000 villes dans 200 pays avec des options qui conviennent à nos clients. Dans le cas des hôtels, nous avons plus de 2 000 gestionnaires de marché dédiés à obtenir pour vous les meilleurs tarifs disponibles pour vos voyageurs d’affaires, qu’ils réservent un hôtel d’une grande chaîne internationale ou un hôtel-boutique.

Les effets positifs d’un contenu local

En travaillant avec un grand nombre d’organisations mondiales, nous avons remarqué que leur taux de conformité tend à augmenter lorsqu’elles tiennent compte de la réalité locale. Si vos voyageurs d’affaires ont accès aux options locales les plus pertinentes, familières et économiques lorsqu’ils réservent un voyage, ils les choisiront. La mise en place de nuances locales se traduit par une uniformité dans les réservations, peu importe où se trouve le voyageur.

Pour savoir comment nous pouvons vous aider à ajouter de précieuses nuances locales à votre programme de voyages mondial, communiquez avec nous.