Politique de voyage et culture soucieuse des coûts

Voyageur d’affaires et gestionnaire de voyages discutant de la politique à suivre

Chaque entreprise a une culture, qu’elle ait été établie intentionnellement ou qu’elle se soit installée par la force des choses. Elle se manifeste tant dans l’évolution des produits, l’identité de marque et le service à la clientèle d’une entreprise que dans son environnement de travail, ses politiques et la gestion de ses voyages d’affaires. En fait, puisqu’il touche tous les secteurs de votre entreprise, votre programme de voyages est probablement une réplique à petite échelle de votre culture globale.

Votre programme de voyages est important et il est crucial pour les petites et moyennes entreprises de mettre sur pied un programme efficace. Les webinaires, les courriels et les outils de vidéoconférence sont indéniablement utiles. Mais rien ne vaut une réunion en personne pour établir des liens et conclure des ententes. En 2017, le Harvard Business Review (HBR) a rapporté que les demandes faites en personne sont 34 fois plus efficaces que celles faites par courriel.[1]

Votre culture d’entreprise doit être conçue de façon à aider votre organisation à atteindre ses objectifs. De plus, il est crucial que votre programme de voyages et la culture de voyage qui en découle s’alignent sur la culture globale de votre entreprise et la complètent.

Une culture de voyage cohérente

Si le programme de voyages de votre entreprise n’est pas géré et que tout le monde réserve et dépense à partir de divers endroits en ligne et hors ligne, ou si une seule personne gère votre programme pour l’ensemble de l’entreprise, il y a fort à parier que tout deviendra rapidement confus et chronophage. De plus, les voyages non gérés pourraient coûter inutilement cher à votre entreprise. Pensez à tout ce temps de travail perdu à analyser les dépenses et l’itinéraire de chaque voyageur. Pensez également à l’argent dépensé pour des réservations qui ne respectent pas la politique ou qui coûtent plus cher qu’elles n’auraient dû à cause du mode de réservation utilisé ou du lieu où elles ont été faites.

La gestion des déplacements favorise l’uniformité. En s’associant à une société de gestion de voyages comme Egencia, votre entreprise peut consolider et améliorer la gestion de ses voyages d’affaires grâce à une plateforme unique. Les voyageurs peuvent effectuer leurs réservations grâce à une interface conviviale et le gestionnaire de voyages peut modifier la politique au besoin, vérifier où se trouvent les voyageurs et créer des rapports sur différents sujets, notamment sur les dépenses. Tout ça sur une seule et même plateforme. Cette approche simplifie le processus pour toutes les personnes concernées et leur permet de gagner un temps précieux.

Utiliser la culture de voyage pour mobiliser votre personnel

Quand le nombre d’employés en déplacement augmente, la gestion des coûts est l’un des premiers problèmes à résoudre dans une petite ou moyenne entreprise. Et, généralement, c’est aussi le catalyseur pour l’établissement d’une politique globale de voyage.

Personne ne conteste la nécessité de fixer des paramètres pour les coûts des chambres d’hôtel, les tarifs de location de voitures ou les tarifs aériens. Mais la façon dont vous mettez en œuvre ces changements en tant qu’organisation va-t-elle aider ou nuire à la santé de votre entreprise?

Vous pourriez simplement fixer les limites et en rester là. Il reviendrait ensuite à chaque employé de s’assurer qu’il connaît les dernières mises à jour de la politique, de faire les recoupements nécessaires et de soumettre l’ensemble du voyage pour approbation. Mais ce genre de processus de réservation ne rend pas les voyageurs heureux.

Associez-vous à une SGV qui dispose d’une plateforme permettant aux voyageurs de prendre leurs propres décisions et qui veille à ce que tout soit fait conformément à votre politique. Rien ne les empêche de garder la méthode qu’ils connaissent pour faire leurs réservations : rechercher, vérifier les critiques, établir un itinéraire. Ce qui change, en fait, c’est ce que maintenant, le processus de réservation applique automatiquement vos politiques internes en matière de tarifs et de restrictions. Il n’est donc plus nécessaire de vérifier la concordance entre les dispositions de la politique et les éléments de la réservation. Grâce à la plateforme Egencia, les gestionnaires de voyages peuvent même modifier la politique de voyage à tout moment, où qu’ils se trouvent.

« J’adore le fait de pouvoir modifier la politique quand je le veux. J’ai la technologie qu’il faut à portée de main », déclare Joy Anzinger, gestionnaire principale des Voyages internationaux chez Splunk.

Notre plateforme utilise l’apprentissage automatique pour mettre en évidence, pour vos voyageurs, les meilleurs choix qui sont disponibles et conformes à votre politique. Vous gagnez ainsi encore plus de temps et disposez d’encore plus de possibilités pour gérer les coûts.

Voyages pour le recrutement et la fidélisation

Si tous vos employés réservent leurs voyages sur la plateforme centralisée d’une SGV, vous obtiendrez une mine de données à jour qui vous permettront, en tant que gestionnaire, de visualiser votre programme de voyages dans son intégralité et de réaliser des économies et des gains d’efficacité pour votre entreprise. Par exemple, les données peuvent vous aider à repérer des problèmes récurrents, comme les réservations tardives et les comportements non conformes. Une fois ces problèmes déterminés, vous pourrez les traiter en renseignant vos voyageurs, et l’approche de votre organisation en matière de voyages s’en trouvera améliorée.

Une culture d’entreprise synergique et une politique de voyage adoptée par les employés peuvent également aider votre entreprise à être concurrentielle en matière de recrutement et de fidélisation des talents.

Une politique de voyage bien définie doublée d’outils qui en facilitent l’observation encouragera votre personnel à s’y conformer. Et s’il se sent soutenu, le personnel de votre entreprise défendra fort probablement votre culture de voyage. Accenture a indiqué que les grandes entreprises reconnaissent que l’expérience des employés est le nouveau Graal en matière d’avantage concurrentiel.[2] Aujourd’hui, une bonne expérience de travail comprend inévitablement le volet voyage d’affaires. Or, assurez-vous que les recrues que vous ciblez sachent que votre approche en la matière est positive, simple et efficace.

Vous voulez en savoir plus sur le rôle des voyages dans une culture d’entreprise soucieuse des coûts? Consultez le livre blanc Consultez le livre blanc.


[1] Alexander Osterwalder, et coll. Don’t Let Your Company Culture Just Happen, Harvard Business Review, 2016.

[2] Accenture Strategy. Employee Experience Reimagined, Accenture, 2017.