La gestion de voyages en temps de crise – les pièges à éviter

Ce que vous devez savoir sur le voyage d’affaires en temps de crise

Par Tanishka Goyal, marketing manager

En période d’incertitude, comme c’est le cas en ce moment, il est facile de prendre des décisions qui semblent adéquates sur le coup, mais qui, à long terme, peuvent nuire à votre programme de voyages. Nous avons recueilli des conseils et des recommandations de gestionnaires de voyages et de gestionnaires de compte chevronnés d’Egencia. Ces conseils devraient vous aider à optimiser votre programme de voyages d’affaires dans le contexte actuel et à préparer le moment où vos voyageurs d’affaires reprendront la route.

Les mesures que vous pouvez prendre maintenant

  • Atténuer les risques pour votre entreprise et ses voyageurs Est-ce que certains de vos voyageurs sont toujours en déplacement? Prenez quelques minutes pour passer en revue les solutions suivantes d’atténuation et de gestion des risques afin de déterminer comment vous pouvez les aider et assurer leur sécurité. Et pour connaître les dernières mises à jour concernant les options de voyages, consultez le centre d’aide d’Egencia.
  • Connaître les pratiques exemplaires de l’industrie Participez à l’un de nos événements virtuels ou consultez nos webinaires pour apprendre comment votre entreprise peut gérer les risques, remplir son devoir de diligence et renforcer la sécurité des déplacements en cas de désastre naturel ou de pandémie.
  • Communiquer avec ses pairs et les membres de la direction d’Egencia Joignez-vous à la communauté en ligne Egencia Connect destinée aux gestionnaires de voyage. Découvrez comment vos pairs traversent la crise actuelle, racontez ce qui a fonctionné pour votre entreprise et accédez à plusieurs ressources pratiques qui vous aideront à gérer votre programme de voyages d’affaires. De plus, pour rester au fait des dernières nouvelles relatives aux voyages, vous pouvez suivre les événements et les séances de questions et réponses en ligne de l’équipe de la direction d’Egencia.
  • Approfondir certains aspects de la gestion des voyages d’affaires Profitez de l’intermède actuel dans votre charge de travail habituelle pour approfondir certains sujets et prendre connaissance de conseils concernant les voyages d’affaires. Consultez notre bibliothèque de vidéos sur demande ou travaillez avec un gestionnaire de compte pour apprendre comment établir des modalités de paiement ou comment tirer pleinement parti d’Egencia Analytics Studio.
  • Préparez dès maintenant l’après-crise Vos voyageurs d’affaires reprendront inévitablement la route et le fait de prévoir la sortie de crise vous aidera à reprendre calmement les rênes de votre programme.
  1. Rappelez les informations suivantes à vos voyageurs :
  2. Passez en revue votre programme de voyages d’affaires Comme vos besoins auront probablement changé après la crise, mieux vaut apporter dès maintenant les ajustements nécessaires à votre programme de voyages, revoir les directives relatives au devoir de diligence et peut-être ajouter quelques éléments pour favoriser la durabilité de votre programme. Passez en revue vos solutions de paiement. Par exemple, les cartes consignées peuvent servir à recueillir des données et simplifier le processus de rapprochement.
  3. Soyez prêt à relancer votre programme Profitez de ce répit dans les voyages d’affaires pour remémorer à vos voyageurs les avantages liés à la réservation en ligne et pour renforcer votre politique et vos directives relatives au voyage d’affaires. Nous avons préparé un guide détaillé et des ressources que vous pouvez personnaliser en y ajoutant le logo et des renseignements propres à votre entreprise.
  4. Passez en revue les informations de communication Pour que nous puissions communiquer rapidement et sans problème avec vous et vos voyageurs, révisez les coordonnées inscrites à vos dossiers et assurez-vous qu’elles sont justes. Dans un contexte où tout évolue rapidement, les voyageurs doivent être informés des changements et le fait de pouvoir communiquer efficacement est primordial.

Ce que vous ne devez pas faire

  • Ne désactivez pas les profils pour interdire les voyages Plutôt que de désactiver ou de supprimer les profils, modifiez la configuration de votre politique pour vous assurer que vos voyageurs ne prennent pas de risques inutilement. Vous pouvez configurer votre politique de façon à interdire un itinéraire ou une destination ou à empêcher la réservation de vols vers des destinations déterminées.
  • N’annulez pas toutes les réservations futures à l’avance Les compagnies aériennes, compagnies ferroviaires et entreprises de location de voitures majeures de même que les hôtels principaux offriront des politiques d’annulation et de remboursement flexibles si la date du voyage approche et que les restrictions de voyage gouvernementales sont toujours en vigueur. Vous pouvez consulter les dernières politiques d’annulation ici.
  • Ne permettez pas les achats non conformes à la politique de voyage (achats sur différents sites ou directement auprès des fournisseurs) : En ce moment, il est plus important que jamais de remplir votre devoir de diligence. Le fait de réserver avec Egencia permet de gagner du temps, d’économiser de l’argent et de communiquer avec vos voyageurs pour leur fournir l’aide dont ils ont besoin pour retourner en toute sécurité à la maison.
  • Ne paniquez pas En ce moment, il ne faut prendre aucune décision de voyage sur un coup de tête. Il faudra attendre un bon moment avant que les choses reprennent leur cours. Consultez vos gestionnaires de voyage avant de prendre une décision importante en ce qui concerne votre programme de voyages d’affaires et suivez les séances de questions et de réponses de la direction d’Egencia pour obtenir les réponses à vos questions.