L’AO revu : moderniser l’approvisionnement en voyages

Modernisez votre processus d’approvisionnement en voyages d’affaires.

par Dan Godsell, global sales

C’est un fait reconnu que le rythme du changement s’accélère en cette économie mondiale. Les attentes des clients ne cessent de grandir, et les entreprises doivent continuer à innover en vue d’améliorer l’expérience client, en faisant preuve d’agilité, de flexibilité et d’adaptabilité. Il est donc nécessaire qu’elles revoient régulièrement leurs processus.

Dans ce monde évoluant à toute vitesse, des problèmes surviennent lorsque les processus ne sont pas à la hauteur d’une fonction importante. Par exemple, que se passe-t-il lorsqu’une chose autrefois considérée comme une simple marchandise se transforme à une vitesse fulgurante et devient un véritable enjeu stratégique? Il faut parfois beaucoup de temps pour adapter les pratiques et les outils d’approvisionnement traditionnels, et les affaires souffrent en raison des retards. Les voyages d’affaires font partie de ce vent de changement, et je veux analyser cette dynamique sous différents angles.

Pensez aux batteries de voiture – oui, les batteries de voiture (laissez-moi vous expliquer). Les constructeurs automobiles avaient besoin d’un approvisionnement régulier en batteries pour leurs moteurs à combustion interne. Celles-ci étaient donc très importantes. Mais les batteries étaient-elles considérées comme un élément stratégique de la chaîne d’approvisionnement? Probablement pas. Le coût était sans doute un facteur déterminant pour l’approvisionnement en batteries. Mais la technologie, les préoccupations concernant les émissions et la concurrence de nouveaux venus sur un marché très traditionnel ont changé le statut de la batterie. Le passage aux véhicules électriques, qui a pris de l’ampleur dans le monde entier, a radicalement changé le statut de la batterie en tant que marchandise, et celle-ci occupe maintenant une place centrale au sein d’entreprises comme Tesla.

Pensez aussi à la façon dont les milieux de travail ont évolué dans l’économie du savoir. Il n’y a pas si longtemps, beaucoup d’entre nous travaillaient dans de petites villes de cubicules. Le coût d’une ville de cubicules peut être calculé assez facilement (superficie en mètres carrés divisée par le nombre d’employés) et être mis en enchère afin d’obtenir le prix le plus bas pour ces murs en tissu. Aujourd’hui, beaucoup de réflexion et de travail sont consacrés à la conception de ces espaces qui proposent différents types d’aires d’interaction et de travail en équipe. Les espaces de travail ne sont plus seulement une simple marchandise, mais bien une façon pour les entreprises de définir la culture, de favoriser l’innovation et de créer une expérience pour les employés. Les entreprises ne se contentent plus de se faire livrer les cubicules par camion. Elles investissent dans des services d’aménagement réfléchis.

En cette économie mondiale, le changement accélère son rythme et opère plus fréquemment ce type de transfert pour ce qui est de l’importance que l’on accorde à certains biens ou services. Peu de gens diraient que le bloc-batteries d’un véhicule entièrement électrique devrait être acheté de la même manière que la batterie standard utilisée pour démarrer un moteur à combustion interne. Mais ce n’est pas nécessairement le cas quand on parle de biens intangibles comme les services de voyages d’affaires. Les pratiques d’approvisionnement traditionnelles – souvent centrées sur l’appel d’offres (AO) – accusent un retard par rapport au nouveau rôle que jouent les voyages d’affaires dans la réussite des entreprises.

Changer les options de voyage

Le changement le plus important dans le secteur des voyages d’affaires a en fait été provoqué par une révolution dans le domaine du voyage en général. Notre société mère, Expedia Group, a été l’un des principaux vecteurs de cette transformation.

Une foule d’outils, d’applications, d’options et de façons de comparer les coûts, l’emplacement et les commodités des vols et des hôtels ont changé l’expérience de voyage des consommateurs. Les voyageurs d’affaires ont rapidement adopté ces fonctionnalités avancées et s’attendent à une expérience moderne toujours plus simplifiée et flexible. Les entreprises pâtissent de cette évolution, car il devient plus difficile pour elles en ce contexte de faire respecter les politiques de voyage s’appliquant à leurs employés.

L’approvisionnement en voyages peut prendre en compte les éléments tangibles de ce changement, par exemple, les tarifs et l’évaluation de la conformité, entre autres. Cependant, les voyages font désormais partie intégrante d’aspects moins tangibles de l’entreprise. Les bonnes expériences de voyage jouent un rôle dans la satisfaction des employés – une mesure souvent suivie à l’interne par la direction.Une bonne politique de voyage peut servir d’outil de recrutement et de rétention. Les voyages peuvent contribuer à augmenter les revenus de l’entreprise. Et plus encore.

Il est difficile de cerner tous ces aspects intangibles dans des appels d’offres et d’intérêt. Selon mon expérience, ils se répartissent en trois catégories de base :

  • Au début d’un processus : On essaie de trouver le plus de choix possible et les options sont ensuite évaluées dans une carte de pointage normalisée. Les fournisseurs potentiels sont sélectionnés et une liste restreinte est préparée en vue d’une recherche et d’une discussion plus approfondies.
  • À la fin d’un processus : La plupart des décisions ont déjà été prises. L’appel d’offres correspond à un processus d’examen approfondi et permet de lancer les négociations visant à finaliser les détails.
  • L’appel d’offres est le processus : le fournisseur le remplit et attend de voir ce qui va se passer.

Chacun de ces processus a ses mérites, et de nombreuses organisations n’ont pas apporté de changements à ces pratiques normatives depuis un bon moment. Les différents fournisseurs qui utilisent encore l’appel d’offres comme processus ont de plus en plus de peine à déterminer les éléments auxquels ils peuvent ajouter de la valeur. Bien souvent, les appels d’offres sont tout simplement éludés, ce qui ne veut certainement pas dire que le contrat n’est pas intéressant. C’est tout bonnement la diligence raisonnable qui guide les deux parties intéressées, qui doivent établir si la relation répondra adéquatement aux besoins.

L’approvisionnement en voyages : passer d’une simple marchandise à un partenariat stratégique

L’amélioration des pratiques d’approvisionnement en voyages va au-delà du simple repositionnement de l’appel d’offres dans le processus. La seule façon de comprendre les aspects intangibles et les éléments à vérifier consiste à parler avec les gens, même lorsque vous ne cherchez pas à changer de fournisseur immédiatement.En connaissant les entreprises et ce qu’elles ont à offrir, les gestionnaires de voyages et les professionnels de l’approvisionnement sont beaucoup mieux préparés à trouver le bon fournisseur lorsqu’ils sont prêts à faire un changement.

Nous voulons vraiment avoir une conversation avec vous afin d’en apprendre davantage sur votre culture. Vos voyageurs sont-ils férus de technologie? Quelles sont leurs attentes? Est-ce que la direction de votre entreprise considère les voyages d’affaires comme un investissement ou un coût? Quels sont la vision et les objectifs primordiaux de l’entreprise que vous devez harmoniser avec votre programme de voyages? Désirez-vous les harmoniser avec votre programme de voyages? Ce sont là quelques questions qui ne figurent pas habituellement dans une liste de vérification, bien que les réponses puissent avoir une grande incidence sur les coûts et sur l’efficacité.

Nous devons discuter sur l’une des questions les plus importantes : vos voyageurs seront-ils heureux d’utiliser notre plateforme? La réponse à cette question peut être révélatrice en ce qui a trait à la conformité de vos voyageurs et permet d’évaluer s’il existe des occasions d’amélioration continue à long terme.

Une véritable réussite dans la gestion des voyages exige un partenariat, et il faut parfois du temps pour trouver le bon partenaire. Voici un exemple de réussite récent : nous avons rencontré un client potentiel à plusieurs reprises au cours de plusieurs mois afin de bien comprendre ses besoins et pour savoir si nous pouvions lui venir en aide. Pour lui, ce n’était pas seulement une question de gestion du changement et de rendement du capital investi; il faisait un choix stratégique pour faire évoluer son programme de voyages afin de mieux l’harmoniser avec les objectifs organisationnels de son organisation. Ces discussions ont permis de faciliter le processus de soumission et de gestion du changement.

Tout ceci soulève ces questions : Comment devons-nous adapter les pratiques d’approvisionnement afin de pouvoir gérer efficacement les catégories de voyages (ou les voyages et les dépenses) à l’ère numérique? Comment pouvons-nous nous améliorer continuellement et prendre de meilleures décisions stratégiques? Je vous suggère simplement de commencer par harmoniser vos objectifs organisationnels aux objectifs de votre programme de voyages de la façon la plus précise possible.

Pour en savoir plus sur notre vision moderne de l’approvisionnement en voyages d’affaires, téléchargez le livre blanc.