Entreprise

James Fisher Marine Services Ltd.

Industrie

Ingénieurs maritimes

Employés

600+

James Fisher Marine Services (JFMS), qui fait partie de l’entreprise James Fisher and Sons, principal fournisseur de services maritimes du Royaume-Uni, fournit une variété de services techniques et opérationnels à des entreprises du secteur de l’énergie du monde entier. Responsable d’un vaste secteur extracôtier, elle offre des solutions clé en main pour l’entretien, entre autres, des plateformes de forage, des éoliennes, des parcs éoliens et des navires.

Comme JFMS emploie environ 200 personnes sur de nombreux sites au Royaume-Uni et plus de 400 sous-traitants, elle avait besoin d’un programme de voyages d’affaires pouvant s’ajuster aux besoins de sa main-d’œuvre.

Le défi

Être fournisseur de services pour le secteur extracôtier demande diverses expertises, car chaque situation est unique. La réparation d’un navire peut nécessiter le travail d’experts en plongée, par exemple. Et des ingénieurs hautement qualifiés peuvent être demandés de toute urgence sur une plateforme de forage. Comme beaucoup d’autres entreprises offrant ce type de services, JFMS n’embauche pas ce genre d’experts particuliers à temps plein, car les besoins à cet égard sont ponctuels. Par contre, elle fait affaire avec plus de 400 sous-traitants, qui jouent tous un rôle essentiel pour l’entreprise en lui apportant leurs expertises dès qu’elle en a besoin. 

JFMS compte une équipe responsable des services liés aux projets qui assume des responsabilités multiples, dont toutes celles se rapportant à la logistique de l’entreprise et aux déplacements professionnels. L’équipe assure aussi un soutien opérationnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour aider à la réalisation des projets extracôtiers actifs.  

Elle a été confrontée à divers défis et problèmes sur le plan des déplacements professionnels. La cheffe de l’équipe des activités commerciales de JFMS, Lisa Murphy, s’est donné comme priorité de trouver une solution aux obstacles actuels de ce secteur.  

Compte tenu des besoins uniques de JFMS sur les plans opérationnels et logistiques, Lisa a dû trouver une société de gestion de voyages (SGV) réceptive, instructive et efficace. 

« L’entreprise de gestion des voyages avec laquelle nous faisions affaire n’était pas assez réceptive et ne pouvait pas répondre aux demandes complexes du secteur maritime », explique Lisa. « Pour nous, l’un des meilleurs arguments de vente d’Egencia était la fonction d’autoréservation, grâce à laquelle les utilisateurs ont la possibilité de voir leur propre planificateur d’itinéraire et d’annuler des réservations d’un simple clic, ce qui est souvent nécessaire en raison de l’urgence et de la flexibilité requises pour beaucoup de nos projets ».

Gain d’efficacité avec Egencia

Grâce à Egencia et à son expertise en gestion des voyages d’affaires, l’équipe responsable des services liés aux projets est capable de réagir aux demandes de déplacements avec confiance, puisqu’elle sait qu’il est maintenant possible de répondre aux demandes selon les échéanciers très limités que lui impose le secteur. 

« Les entreprises de gestion des voyages d’affaires avec lesquelles nous travaillions avant d’opter pour Egencia ont eu du mal à répondre à nos besoins », déclare Lisa. « Nous devons souvent coordonner les déplacements d’une vingtaine d’ingénieurs, de techniciens et de plongeurs, ce qui implique la réservation de vols, de voitures, d’hôtels et la gestion du transport de leurs bagages qui peut comprendre de l’équipement surdimensionné, comme du matériel de plongée. Et tout doit souvent être exécuté dans des délais très courts et selon des restrictions particulières liées au lieu de travail. » 

Les fonctionnalités de la plateforme numérique de voyage d’Egencia ont réglé ces problèmes. Elles ont apporté rapidité et efficacité au processus de réservation et ont éliminé toute cette lourdeur administrative. 

Les fonctionnalités de la plateforme, qui comprennent entre autres la gestion des données par lot, les profils-invités et la carte consignée, ont simplifié le processus de réservation et de gestion pour les voyageurs et les gestionnaires de voyages. Grâce à la gestion des données par lot, les gestionnaires de voyages peuvent créer et mettre à jour plusieurs profils de voyageurs d’un seul coup. Les profils-invités ont facilité la gestion des voyages des sous-traitants. Même si ces derniers sont des employés temporaires, les gestionnaires de voyage n’ont pas à créer des profils complets pour eux. 

La plateforme offre aussi une fonctionnalité de création de rapport qui aide beaucoup l’équipe. Les rapports sur toutes les activités liées aux voyages sont facilement accessibles et la visualisation des données facilite l’examen des dépenses et des tendances, ce qui permet d’évaluer le rendement du programme de voyages. 

« Notre chargée de compte Egencia est géniale », soutient Lisa. « Elle a utilisé les rapports pour nous montrer des tendances de conformité par groupes de voyageurs et a mis en relief les points que nous pouvons complètement éliminer, comme la non-conformité et les réservations tardives. »

Les rapports sont aussi utilisés pour retrouver des employés et des sous-traitants grâce à leur itinéraire planifié. L’équipe de Lisa peut ainsi aider rapidement les voyageurs quand ils en ont besoin. 

« Dans notre secteur, il faut toujours être prêt à aider notre main-d’œuvre, y compris nos voyageurs », commente Lisa. « Évidemment, les situations urgentes et inattendues existent, et il était important pour JFMS de travailler avec une entreprise qui, elle aussi, est toujours prête à agir et à répondre aux besoins de notre équipe 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. »

« Avec la plateforme Egencia, nous pouvons nous connecter et trouver immédiatement l’information sur un voyageur. Nous pouvons même apporter des changements à tout moment, peu importe où nous nous trouvons ».

Une gestion des finances simple pour une main-d’œuvre variée

L’équipe responsable des services liés aux projets est en mesure d’inclure dans la plateforme de voyage d’affaires les limites énoncées dans la politique et de procéder aux ajustements nécessaires en fonction du rôle du voyageur (employé ou sous-traitant).  

« Conformément à la politique, les sous-traitants n’ont pas les mêmes privilèges que les employés réguliers. Mais la plateforme Egencia nous permet d’ajuster les limites en fonction du statut du voyageur dans les profils invités », précise Lisa. 

« Ils préfèrent aussi ne pas utiliser leur carte de crédit quand ils font leurs réservations ou quand ils séjournent quelque part. Nous utilisons donc la carte consignée pour tout payer. Nous prépayons et facturons en même temps. La gestion des dépenses devient ainsi beaucoup plus simple ». 

Cette solution facile et efficace simplifie la vie de l’équipe, mais aussi celle des voyageurs, des employés et des sous-traitants. Les voyageurs n’ont pas à faire le suivi de leurs dépenses ni à attendre leurs remboursements. 

Grâce à la carte consignée, Lisa et son équipe n’ont pas à cumuler les rapports de dépenses des sous-traitants. Elles peuvent désormais traiter l’ensemble des dépenses directement dans la plateforme, par la carte consignée. En regroupant ainsi les coûts en un même endroit sur la plateforme Egencia, l’équipe a pu assurer le contrôle de façon centralisée d’un ensemble de frais de déplacement vaste et complexe, ce qui a simplifié le suivi de ses dépenses. 

Dénicher des économies

Grâce à Egencia Analytics Studio, l’équipe responsable des services liés aux projets peut enfin dresser un tableau clair des dépenses de l’entreprise liées aux déplacements. Une belle avancée qui a permis à l’entreprise de cibler des zones d’économies possibles et de montrer aux principaux intervenants comment elle gère les coûts.

« Les dépenses varient d’un projet à l’autre », explique Lisa. « Le fait qu’elles empruntent toutes la même route et qu’elles ne sont pas fragmentées simplifie l’établissement de rapports et d’initiatives de réduction des coûts. » 

L’entreprise maîtrise aussi les coûts en déléguant la responsabilité des réservations à un nombre restreint de personnes dans l’équipe. Ces personnes supervisent la gestion des déplacements des employés et des sous-traitants. 

Les voyageurs peuvent se connecter à la plateforme, choisir les options qui leur conviennent et attendre qu’un membre de l’équipe responsable des services liés aux projets approuve leurs choix et conclue la réservation. JFMS a pu mettre la plateforme à sa main, en fonction de ses besoins très particuliers. Et grâce aux fonctionnalités que propose la plateforme Egencia, toutes les entreprises peuvent en faire autant. 

Le contenu élargi disponible sur la plateforme a aussi aidé à contrôler les coûts. 

« Nous avons économisé sur les voyages en réservant des hôtels avec les tarifs [préférentiels] d’Egencia », souligne Lisa. Il s’agit là d’un avantage majeur pour une entreprise comme JFMS qui compte beaucoup d’employés et de sous-traitants voyageant souvent, en même temps et souvent sans beaucoup de temps de préavis. Ils peuvent bénéficier de tarifs de chambre potentiellement plus bas sans se soucier de réserver à l’avance.

Un service à la clientèle toujours prêt à aider

Le service à la clientèle est un aspect très important pour les voyageurs de JFMS. Leurs déplacements sont souvent liés à des besoins et à des exigences uniques. Il est crucial de trouver facilement et rapidement, voire parfois instamment, l’aide particulière dont ils ont besoin. 

« Le service à la clientèle est très utile pour les bagages supplémentaires. Nous avons parfois besoin de faire transporter de l’équipement imposant et nous trouvons très pratique de pouvoir parler directement à quelqu’un au téléphone pour nous aider à trouver la façon de procéder », ajoute Lisa.

L’équipe responsable des services liés aux projets a pu épauler pleinement les employés de l’entreprise depuis son partenariat avec Egencia. Nous fournissons de l’assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 dans de multiples langues locales. De plus, dans plus de 80 % des cas, nous répondons aux appels en deçà de 20 secondes.

La solution Egencia

L’équipe de JFMS a trouvé de nombreux avantages à laisser une SGV qui ne lui convenait plus pour passer à Egencia. 

« Le processus d’implémentation s’est bien déroulé et nous avons bénéficié d’un bon soutien », affirme Lisa en complimentant l’assistance substantielle dédiée à la gestion de compte et les mises à jour technologiques constantes qui améliorent énormément l’expérience de toutes les personnes qui touchent, de près ou de loin, au voyage d’affaires chez JFMS. En choisissant Egencia, JFMS a aussi pu se concentrer sur la réduction des coûts et la maniabilité de la gestion que permet la technologie du monde du voyage et le service à la clientèle qu’offre, en tout temps, Egencia. 

La satisfaction des voyageurs et la convivialité sont les deux facteurs qui ont vraiment permis de promouvoir le programme de voyages et d’encourager les utilisateurs à s’y conformer; l’entreprise a atteint un taux d’adoption en ligne de 95 %. 

« La visualisation des options de voyage est intéressante et rend le tout facile à utiliser. Le fait de pouvoir réserver les hôtels et le transport du même coup est très important pour nous. C’est logique, donc les gens veulent l’utiliser », note Lisa. « J’entends parler de quelque chose seulement quand il y a un problème. Donc pour moi, pas de nouvelle, bonne nouvelle! »

Besoin de meilleures solutions de gestion des voyages? Nous pouvons vous aider.