Gestion de voyages : comment faciliter la transition

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Les organisations changent de société de gestion de voyages pour diverses raisons : une nouvelle direction, un regroupement, une acquisition ou des résultats insatisfaisants. Une résistance au changement est pratiquement inévitable, sans compter que le processus peut prendre beaucoup de temps et occasionner des complications. Cela dit, les avantages du changement peuvent s’avérer considérables sur le plan financier et du côté de l’efficacité des processus, en plus d’améliorer la satisfaction des voyageurs.

Une bonne gestion du changement est susceptible de faciliter la transition autant que possible, dans la mesure où les gestionnaires de voyages assurent la participation de leurs voyageurs et des intervenants à l’interne, avant et pendant la prise de décisions. Informer ces derniers qu’un changement les concernant sera apporté sans les consulter ne produira vraisemblablement pas une réponse positive.

Une fois la décision prise d’envisager un changement, formez un comité de gestion de projet avec vos intervenants clés à l’interne. Avant de demander des propositions, déterminez vos objectifs et votre ordre de priorités avec le comité. Les commentaires des voyageurs démontrent-ils leur intérêt pour une technologie du voyage d’affaires conviviale ou pour un meilleur accès au contenu?

De nature, les gens n’aiment pas le changement, et peuvent se montrer émotifs quand il est question de voyages d’affaires. Quelle que soit la raison qui motive la reconsidération du contrat avec la société de gestion de voyages, il est nécessaire de prendre en compte les commentaires des voyageurs dans la recherche du partenaire adéquat.

Après l’adjudication, suivez les trois étapes suivantes pour vous assurer une transition réussie.

1 Appelez les voyageurs et les intervenants à participer au plan de mise en œuvre

Pour vous assurer que les changements seront bien accueillis, parlez-en avec le groupe – une plateforme de voyages intégrée sera peut-être à l’ordre du jour? Planifiez suffisamment de temps au calendrier pour régler tous les petits détails et offrir la formation ou le soutien requis.

Autant les services directement concernés par le programme de voyages (TI, RH, service financier) que ceux dont le personnel voyage fréquemment devraient compter parmi les intervenants.

Si le programme comprend d’autres emplacements, ces régions ou pays devraient également avoir une place dans le comité. Tout changement apporté au programme de voyages devra prendre en considération l’environnement et les différentes attentes des voyageurs de chaque emplacement en matière de service personnalisé et d’outils automatisés.

Tous les intervenants devraient connaître leur propre rôle ainsi que les responsabilités de chacun.

Le monde de la gestion de voyages d’affaires évolue rapidement. Vous devez vous assurer que ceux et celles qui prennent des décisions le font en fonction des besoins actuels et à court terme des intervenants et des voyageurs. Changer de société de gestion de voyages s’avérera peut-être chronophage et coûteux, mais les avantages devraient dépasser l’investissement. Cherchez plutôt une société de gestion de voyages qui offre un programme répondant aux attentes des intervenants et disposant d’une technologie de voyages d’affaires de pointe capable de satisfaire les voyageurs.

2 Communiquez efficacement pour rallier tous les intervenants

Ne sous-estimez jamais l’importance de la communication. Vous ne parviendrez à changer de société de gestion de voyages que si tous les intervenants (qu’il s’agisse des voyageurs ou d’autres gestionnaires) adhèrent au projet.

Présenter une nouvelle société de gestion de voyages peut occasionner d’autres changements fondamentaux, comme le lancement d’un système intégré de gestion de voyages et de dépenses. Les nouveaux outils ou processus doivent être présentés et étayés. Pensez à tous les nouveaux outils côté utilisateur. Sont-ils suffisamment conviviaux et intuitifs pour qu’un professionnel qui ne travaille pas dans le secteur du voyage soit en mesure de les utiliser à bon escient? Autrement, avez-vous besoin de rédiger un manuel téléchargeable d’instructions faciles à suivre, ou d’offrir des présentations virtuelles en ligne? Considérez attitrer une personne responsable de répondre aux demandes des utilisateurs parmi les membres du comité du projet.

Changer de société de gestion de voyages devrait s’avérer une expérience positive et agréable plutôt qu’un malheur à craindre. Un nouvel outil de réservation permettrait d’offrir un accès convivial à partir d’un même canal vers une diversité de contenu pertinent qui, auparavant, n’était accessible que sur différentes plate-formes.

Le milieu du voyage d’affaires est en mutation et ne cessera d’évoluer. Assurez-vous que votre société de gestion de voyages est équipée pour l’avenir.

3 Faites l’examen de votre programme de voyages

Passer à une nouvelle société de gestion de voyages est une bonne occasion de revoir votre programme de voyages.

La composition de vos équipes et vos processus auraient peut-être besoin d’une mise à jour. Avec une nouvelle technologie de voyages d’affaires, vous devrez probablement disposer d’un programme intégré. Profitez de l’occasion pour simplifier les étapes du processus, comme l’approbation avant le voyage, le rapprochement et les paiements. Ceci pourrait influer sur les attentes de certains membres de l’équipe.

Faire affaire avec une nouvelle société de gestion de voyages est également un bon moment pour mettre à jour les codes PNR. Les programmes de grands voyageurs ainsi que les demandes de services particuliers comme les préférences de siège, les exigences liées aux repas et, le cas échéant, les services d’assistance, devraient être inclus. En plus, certains pays demandent des renseignements personnels supplémentaires (par exemple, le système américain d’autorisation de voyage électronique, qui demande des données sur le passeport).

Téléchargez notre outil ci-dessous :

Comment guider les voyageurs dans l’adoption d’une nouvelle société de gestion de voyages

  • Intéressez les voyageurs en leur présentant les effets positifs du changement à leur égard
  • Si la transition nécessite de nouveaux outils technologiques, assurez-vous que les voyageurs et les personnes qui réservent obtiennent la formation ou le soutien dont ils ont besoin pour les exploiter de façon optimale
  • Communiquez clairement aux voyageurs les changements qu’ils observeront
  • Donnez aux voyageurs un échéancier pertinent
  • Ajoutez les coordonnées de personnes-ressources, à l’interne comme à l’externe