Comment utiliser vos forces pour gérer le changement

Gestionnaire des voyages discutant de la gestion du changement avec un voyageur

Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC.

Est-ce que le scénario qui suit vous est familier? Les voyageurs de votre entreprise se sont habitués aux voyages sans gestion et à la politique de voyage qui y est associée, mais ces deux éléments subissent actuellement des changements importants. En tant que gestionnaire de voyages, la responsabilité d’assurer la fluidité de la transition logistique pourrait vous incomber. Et vous pourriez aussi avoir à gérer les émotions que ces changements suscitent chez les voyageurs.

En tant que gestionnaire de voyages, vous avez de l’influence dans la vie des voyageurs d’affaires. La gestion du changement est une excellente occasion d’utiliser cette influence et de renforcer vos relations avec votre équipe.

Les trois questions suivantes vous aideront à gérer efficacement le changement tout en misant sur vos forces.

1) De quoi avez-vous besoin pour avoir confiance en cette transition?

C’est une bonne idée de travailler avec votre nouvelle société de gestion des voyages (SGV) sur une stratégie pour informer et épauler les personnes qui seront les plus touchées par la transition vers la gestion des voyages. N’oubliez pas que vous faites partie de ces personnes.

Marta Hanson, instructrice certifiée spécialiste des forces personnelles chez Gallup, reconnaît qu’on apprend souvent aux gestionnaires à faire fi de leurs propres besoins pour répondre à ceux de l’entreprise. L’approche de Marta encourage plutôt les gestionnaires à prendre en considération leurs propres priorités et valeurs lorsqu’ils élaborent un plan.

Selon elle, si vous comprenez ce qui a de la valeur pour vous, ce qui vous motive et les obstacles personnels que vous pourriez rencontrer dans la mise en œuvre de votre plan, vous serez dans une bien meilleure position pour élaborer avec confiance une mise en œuvre efficace.

Par exemple, imaginez que vos voyageurs ont l’habitude de passer par vous pour réserver des voyages et que, maintenant, votre entreprise procède par l’intermédiaire d’Egencia.

Lorsque vous travaillez avec l’équipe d’Egencia sur le plan de mise en œuvre, Marta vous invite à considérer les énoncés-guides suivants : « vous obtenez le meilleur de moi quand… » et « vous obtenez le pire de moi quand… »

Vous savez peut-être que vous travaillez mieux quand vous comprenez comment vos actions personnelles sont liées au grand tout. Dans ce cas, faites un remue-méninges sur la façon dont votre mise en œuvre influera positivement sur les voyageurs que vous soutenez.

Si vous savez que, dans le passé, le fait de ne pas avoir clairement compris tous les détails vous a donné du fil à retordre, vous voudrez peut-être travailler en étroite collaboration avec votre responsable de compte Egencia sur ces détails. 

Prenez le temps de déterminer ce dont vous avez besoin pour vous sentir en confiance pendant la transition.

2) Comment pouvez-vous aider les autres à obtenir ce dont ils ont besoin?

Ensuite, Marta vous suggère de faire passer les autres par un processus d’exploration similaire.

Il est peu probable que vous ayez des conversations individuelles avec chaque voyageur de votre organisation, mais vous pouvez sonder vos voyageurs pour mieux comprendre leurs préoccupations et leurs principales attentes à l’égard de la nouvelle plateforme.

Il y a fort à parier que vous serez en mesure de repérer des thèmes sur lesquels vous pourrez agir.

Le sondage pourrait indiquer que les voyageurs aiment leur indépendance. Si c’est le cas, mettez l’accent sur la façon dont la plateforme Egencia permet aux voyageurs de réserver et de modifier leur voyage plutôt que d’avoir à attendre votre approbation.

S’ils accordent de l’importance à l’uniformité, vous pourriez leur dire que s’ils font des réservations sur la plateforme, ils respecteront à coup sûr la politique de réservation. Ils ne risqueront pas d’avoir une dépense rejetée en fin de compte.

Pour les voyageurs clés ou les personnes avec lesquelles vous interagissez personnellement, les conversations individuelles ont une grande influence. Vous les entendrez peut-être dire « En tant que travailleur mobile, le fait de ne pas avoir été impliqué dans le processus de décision m’inquiète. » 

Marta vous suggère de les questionner davantage pour comprendre ce qui est au cœur de leurs préoccupations. Elle vous suggère de leur poser la question ouverte : « Pourriez-vous préciser votre pensée à ce sujet? » Vous apprendrez peut-être que votre voyageur craint que son point de vue ne soit pas valorisé ou qu’il ne se sent pas à l’aise de ne pas connaître le nouveau système aussi bien que l’ancien.

Une bonne compréhension de leurs préoccupations sous-jacentes vous permettra d’être bien outillé pour soulager leur anxiété. 

Après avoir déjà réfléchi à ce qui est important pour vous dans le processus, vous serez en mesure de rassurer vos voyageurs et de les convaincre que le changement en vaut la peine. Ensuite, vous et l’équipe d’Egencia pourrez les guider pas à pas.

3) Quelle est la stratégie de mise en œuvre?

Les deux premières questions portaient sur l’aspect humain de ce processus. Cette troisième question porte sur la logistique que vous devez gérer et sur la façon dont vous pouvez utiliser vos forces ce faisant. Marta recommande aux clients de se poser les questions suivantes :

  • Quand suis-je en mesure d’offrir mon meilleur rendement? 
  • Où est-ce que je m’attends à rencontrer des obstacles?
  • Quels mécanismes de responsabilisation m’aideraient à rester sur la bonne voie?

Une fois que vous avez trouvé les réponses, intégrez-les dans la stratégie.

Peut-être vivez-vous en fonction de votre calendrier, de sorte que le fait d’y inclure tous les détails de l’échéancier de mise en œuvre vous aidera à rester sur la bonne voie.

Ou si vous êtes plutôt axé sur les relations, vous pourriez réserver un temps de rencontre hebdomadaire avec vos collègues pour assurer le bon déroulement du processus et la continuité de la planification.

Marta encourage ses clients à prendre conscience de la façon dont ils abordent instinctivement les problèmes et les solutions, ce qui les aide à déterminer la valeur unique qu’ils ajoutent à toute situation.

« La capacité fondée sur les forces consiste à prendre conscience de nos motivations et de nos talents inhérents et à être en mesure de les exploiter de façon stratégique », explique Marta.

Les humains ne sont pas des robots, donc la gestion du changement peut être un processus émotionnel. Comme le dit Marta, « lorsqu’il faut ajuster des choses, l’approche fondée sur les forces permet de prendre conscience de l’élément humain », ce qui améliorera probablement l’efficacité du processus de gestion du changement. 

Prêt à amorcer un changement dans la gestion des voyages de votre entreprise? Consultez le rapport spécial sur la mise en œuvre pour découvrir nos dix meilleurs conseils.