Cas client – Une politique voyage adoptée et une approbation automatisée pour Alexander Mann Solutions

Voyageuse d'affaires avec son smartphone à la main

En tant qu’entreprise mondiale offrant des services à plus de 100 organisations de premier ordre, dans plus de 90 pays et 40 langues, Alexander Mann Solutions aide les entreprises et les particuliers à réaliser leur potentiel en proposant des services de recrutement et de gestion de talents.

Employant plus de 4 000 spécialistes à travers le monde, Alexander Mann Solutions propose des solutions d’externalisation uniques ainsi que des services complets de conseils et d’expertise.

PRINCIPAUX RÉSULTATS

  • Adoption en ligne : 89,9 %
  • Conformité: 87,4 %
  • Économies  sur les contrats négociés sur l’aérien et l’hôtel: Plus de 70 000 USD
  • Économies sur les frais en ligne: Plus de 110 000 USD

LE DÉFI

Chez Alexander Mann Solutions, les voyages d’affaires sont souvent liés à un client ou un projet en particulier.

Alexander Mann Solutions souhaitait mettre en place un processus d’approbation qui autorise l’approbation en fonction de projets, de clients particuliers ou de déplacements internes, plutôt qu’une approbation hiérarchique. Dans l’idéal, la solution devait intégrer une fonctionnalité de capture de codes de projet pour chaque déplacement afin que l’approbateur puisse voir les détails dans le cadre du processus d’approbation. Elle devait également permettre à l’équipe comptable de correctement rapprocher les coûts.

 LA SOLUTION

La plate-forme de gestion de voyages d’Egencia donne aux clients la possibilité de configurer une approbation adaptée aux types de déplacements effectués dans une entreprise, telle que l’approbation pour toutes les réservations ou uniquement pour celles qui enfreignent la politique voyages.

Egencia offre également des fonctions telles que l’approbation à plusieurs niveaux, les exceptions pour les voyages de dernière minute, l’approbation sélective pour différents produits (vol, hôtel, voiture et train) et groupes de voyageurs, des paramètres d’approbation nationaux et internationaux, ainsi que la visibilité des approbations en attente à la fois pour l’approbateur et le Travel Manager.

Pour répondre aux besoins d’Alexander Mann Solutions, Egencia a implémenté un workflow d’approbation en fonction des projets en avril 2017. Les voyageurs et les organisateurs de voyages peuvent sélectionner le projet ou client concerné sur la page de paiement de la réservation. Cette opération déclenche un workflow d’approbation automatisé, pour les réservations effectuées en ligne et hors ligne, à l’attention de l’approbateur affecté au projet ou client en question. En cas d’absence d’un approbateur, il est également possible de désigner un approbateur délégué qui traitera les demandes d’approbation à sa place.

Les clients d’Egencia ont la possibilité de créer autant de groupes de politique voyages qu’ils le souhaitent. Ils peuvent affecter différents groupes, équipes ou personnes à une politique voyages personnalisée. Au sein de chaque groupe de politique voyages, les clients peuvent personnaliser les indemnités journalières (per diem), la réservation anticipée, ainsi que toute une série de critères, notamment la classe de vol, les fournisseurs préférés et le prix.

Une fois qu’une politique voyages a été créée, les voyageurs (et les conseillers voyages d’Egencia) peuvent voir instantanément, avant de réserver, ce qui est conforme à la politique et ce qui n’est pas autorisé. Et lorsque vous devez apporter une modification, celle-ci est immédiatement appliquée à tous les canaux de réservation (appli, site Web et service clients).

Grâce à la solution de politique voyages personnalisée d’Egencia, Alexander Mann Solutions a réussi à atteindre 87,4 % de conformité à sa politique voyages avec un fort taux d’adoption en ligne de 89,9 %.