4 étapes pour aider vos voyageurs d’affaires à trouver l’équilibre

Les gestionnaires de voyages peuvent aider à réduire le stress des voyageurs d’affaires

Une étude récente a démontré que les voyages d’affaires fréquents (c’est-à-dire de deux semaines ou de plus d’un mois) ont mené à une augmentation de l’indice de masse corporelle, du taux de cholestérol HDL, de la pression sanguine et du taux d’obésité au sein des employés d’un programme de bien-être d’affaires.

Souvent considérés comme des frictions, ces épisodes de fatigue chez les voyageurs fréquents ne sont pas un nouveau concept. D’autres scientifiques ont parlé de l’impact du niveau de stress, du manque de sommeil, du manque d’exercice ou de la mauvaise alimentation. À long terme, ces impacts peuvent également mener à une baisse de productivité et de rétention.

Mais, ici, c’est le moment de prendre une grande respiration! Il y a un côté positif. En clarifiant davantage ce sujet au cours des dernières années, plusieurs personnes ont proposé des conseils. Le National Center for Biotechnology Information a trouvé que la façon dont nous pensons au stress peut affecter notre santé. Un léger changement de cette mentalité dans notre association entre stress et santé peut avoir un impact positif.

Des études comme celle-ci nous rappellent également de vérifier si le programme et les politiques de voyage se concentrent sur les voyageurs. Si vous gérez un programme de voyage d’affaires et ne savez pas par où commencer, jetez d’abord à coup d’œil à ces quatre étapes.

Première étape : Créer une communauté afin de permettre le partage de conseils

Personne ne sait comment gérer le fait d’être un travailleur grand voyageur mieux que… vous l’avez sûrement deviné, un autre grand voyageur. Configurez un groupe Facebook, ou un canal Slack, qui permettra à vos voyageurs de partager leurs meilleurs conseils. Nous avons demandé à des employés d’Egencia comment ils font pour rester en santé sur la route et avons résumé les meilleurs conseils dans cet article de blogue.

Deuxième étape – Rendez vos politiques attrayantes et transparentes

Les voyages d’affaires et d’agrément demeurent un aspect très recherché des programmes de voyage d’affaires et l’étude Egencia de 2018 sur les tendances relatives au voyage d’affaires et d’agrément a montré que davantage de voyageurs d’affaires ajoutent de journées de vacances personnelles lors de voyages d’affaires, soit environ 68 % des voyageurs d’affaires, combinent voyage d’affaires et d’agrément au moins une fois par année. L’étude montre également que l’opinion du patron est importante lorsqu’il est question de voyages d’affaires et d’agrément. Alors, si vous recevez des demandes dans votre entreprise, assurez-vous de permettre les voyages d’agrément dans vos politiques de voyage.

Parmi les avantages supplémentaires d’une politique claire, il y a :

  • La réduction des risques de pertes du programme en vous assurant que les voyageurs utilisent vos fournisseurs préférés et votre outil de réservation;
  • Les séjours de fin de semaine, particulièrement pour les voyages internationaux, donnent au travailleur le temps de se reposer et de s’acclimater avant de commencer la semaine;
  • Les vols internationaux le samedi peuvent permettre de réduire le prix du billet d’avion. Si l’un des facteurs du coût est d’ajouter une nuit d’hôtel supplémentaire, il n’y a quand même pas de coûts supplémentaires. Ceci peut permettre au voyageur d’être reposé, plus productif et heureux, offrant l’équilibre parfait entre la satisfaction des voyageurs et les économies.

Parmi les autres possibilités de transparence, notons les indemnités, que ce soit en temps ou en argent.  La quatrième édition du sondage d’Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires a permis d’établir que certains voyageurs veulent recevoir une indemnité en temps pour les voyages d’affaires effectués pendant la fin de semaine. Avez-vous des guides clairs mis en place avec les RH et les gestionnaires en ce qui concerne le temps compensé?

Troisième étape – Pensez à des commodités supplémentaires ou à des avantages pour vos voyageurs

Offrir des avantages à vos voyageurs d’affaires peut améliorer leur satisfaction sur la route, assurant une plus grande efficacité et productivité. Pensez à offrir des avantages tels que l’accès aux salons dans les aéroports, ce qui permet de rendre l’attente inattendue tellement plus agréable pour les voyageurs.

Par exemple, le programme Avantage Egencia propose à nos clients d’offrir de tels avantages qui amélioreront la satisfaction sur la route, pour obtenir une plus grande efficacité et productivité, tout en permettant à des entreprises d’avoir les moyens d’améliorer leur programme de voyages. Le dernier ajout à ce programme comprend l’accès Wi-Fi international qui permet aux voyageurs de travailler et de communiquer avec famille et amis, où qu’ils soient.

Quatrième étape – Permettez aux voyageurs de trouver facilement les renseignements concernant le programme et les politiques

Une base de données de voyages facilement accessible, par exemple sur l’intranet de l’entreprise, peut aider les voyageurs à profiter pleinement de leur temps sur la route en éliminant toute ambiguïté concernant les voyages. En centralisant tous les renseignements, vous pouvez publier vos politiques de voyage, incluant les conseils de votre communauté de voyageurs, et diffuser les derniers changements à la politique ou les alertes concernant les voyages.

Voici quelques trucs qui proviennent de nos clients :

  • Ajoutez des alertes sur les réservations hâtives, comme une disponibilité limitée sur les hôtels ou des rabais sur une destination afin d’éviter les maux de tête de vos voyageurs d’affaires. Comme point de départ, lisez notre calendrier qui vous donne un aperçu des événements internationaux qui peuvent occuper une ville en entier.
  • Pensez à la création de guides des villes pour les destinations de voyages les plus fréquentes. Ajoutez-y les recommandations des employés sur les moyens de déplacement et les meilleurs restaurants, bars et attractions.
  • Demandez à votre société de gestion des voyages si elle peut afficher des options d’hébergement fréquemment réservées par des collègues dans la zone de recherche, ce qui permet une prise de décision plus rapide et une plus grande confiance parmi les employés.

Ceci fournit également un endroit central afin d’informer vos voyageurs en ce qui concerne la sécurité pendant le voyage. Vous ne pourrez peut-être pas prévenir les perturbations de voyages, mais vous pouvez vous assurer de mettre en place une politique claire et d’établir un partenariat avec une société de gestion des voyages qui pourra vous aider avec les mises à jour en temps réel en ce qui concerne les itinéraires de vos voyageurs en cas d’urgence. Avec votre société de gestion des voyages, vous pouvez réduire l’inconfort et le stress en vous assurant que vos voyageurs ont tous les renseignements dont ils ont besoin avant, pendant et après un incident.

Si vous voulez en connaître davantage sur la façon dont Egencia peut réduire votre niveau de stress et celui de vos voyageurs d’affaires, communiquez avec nous aujourd’hui.