Privacy policy

Beleid van Egencia ten aanzien van gegevensbescherming
We begrijpen dat voor online aankopen veel vertrouwen van u wordt verlangd. We nemen dit vertrouwen zeer serieus en onze hoogste prioriteit is om te zorgen voor een veilige en vertrouwelijke behandeling van de Persoonlijke Gegevens die u ons verschaft. (“Persoonlijke Gegevens” omvatten informatie die aan een bepaalde persoon gekoppeld is of kan worden, zoals uw naam, adres, e-mailadres, gegevens van uw creditcard/bankpas/klantenpas, reisroutes en tijdschema’s, stoel- en maaltijdvoorkeuren en paspoort-/visumgegevens.) Als deelnemer aan ons Zakenreisprogramma of bezoeker van onze Belgische of Nederlandse website hebt u het recht om ons gegevensbeschermingsbeleid (“Beleid”) te lezen voordat u EGENCIA uw Persoonlijke Gegevens verschaft. De onderstaande beschrijving van ons Zakenreisprogramma is bedoeld om uw begrip van dit Beleid en onze praktijken te vergroten.

Zakenreisprogramma
Overzicht
Om zijn zakelijke reisbehoeften te beheren heeft uw bedrijf zich ingeschreven voor het programma van EGENCIA. Binnen dit programma kan uw bedrijf een travel manager (“Travel Manager”) aanwijzen om de reisbehoeften van de werknemers van uw bedrijf te beheren. Uw bedrijf en/of Travel Manager kan tevens een of meer reisorganisatoren (“Organisator” of “Travel Director”) aanwijzen om de reizen van individuele werknemers (hieronder “Reizigers” genoemd) in te kopen en te beheren.
Een Travel Director kan in het algemeen de reisgegevens inzien van en reizen boeken voor alle Reizigers van uw bedrijf die onder het Zakenreisprogramma vallen, terwijl “Organisatoren” in het algemeen slechts de reisgegevens kunnen inzien van en reizen kunnen boeken voor Reizigers die door een Travel Manager aan de Organisator zijn toegewezen.

Reizigers
Reizigers kunnen hun reis zelf inkopen en beheren of dit toevertrouwen aan hun Travel Manager, Organisator of Travel Director. Dit gegevensbeschermingsbeleid geldt ongeacht of u de reis op persoonlijke of zakelijke titel koopt. Tenzij anders aangegeven, bedoelen we met “U” in dit Beleid u als Reiziger, of u nu zelfstandig optreedt of via een Travel Manager, Organisator of Travel Director.

Travel Managers, Organisatoren en Travel Directors
Hoewel dit Beleid in eerste instantie bedoeld is voor Reizigers, geldt het ook voor Travel Managers, Organisatoren en Travel Directors. In het algemeen worden alle Persoonlijke Gegevens die een Travel Manager, Organisator of Travel Director ons over hem- of haarzelf verschaft in verband met ons Zakenreisprogramma, beschermd zoals in dit Beleid omschreven.
Bovendien zijn Travel Managers, Organisatoren en Travel Directors bij het aankopen en beheren van reizen namens Reizigers verantwoordelijk voor het verkrijgen van de goedkeuring van de Reiziger voordat ze uit diens naam optreden en dienen ze er zorg voor te dragen dat de Reiziger de voorwaarden van dit Beleid ontvangt en ermee akkoord gaat.
Elke Travel Manager, Organisator of Travel Director gaat er tevens mee akkoord de voorwaarden van dit Beleid te lezen en na te leven wanneer hij Persoonlijke Gegevens van Reizigers verschaft of verwerkt.

Bereik van het Beleid
In dit Beleid worden de methoden van EGENCIA voor vergaring en gebruik van informatie uiteengezet met betrekking tot activiteiten in België en Nederland. De richtlijnen of gewoonten van uw bedrijf of organisatie kunnen verschillen en we zijn niet verantwoordelijk voor onbevoegd gebruik of bekendmaking van uw Persoonlijke Gegevens door iemand binnen uw bedrijf, of voor enige handeling of verzuim van uw bedrijf, Travel Manager of Travel Director. Dit Beleid is onderhevig aan Belgisch recht.

Welke informatie verzamelen we van u?
EGENCIA verzamelt en verwerkt Persoonlijke Gegevens van u die u specifiek en vrijwillig verschaft (zoals uw naam, contactdetails en adres).
Uw Travel Manager, Organisator of Travel Director kan ons aanvullende Persoonlijke Gegevens van u als werknemer verschaffen (zoals uw personeelsnummer) waardoor wij u onze diensten kunnen leveren. U dient zich als lid van EGENCIA aan te melden om geselecteerde planningsinstrumenten te kunnen gebruiken en voor het verwerken en vervullen van uw reisaanvragen worden Persoonlijke Gegevens opgevraagd.
Op alle pagina’tain’tvan EGENCIA waar Persoonlijke Gegevens worden verzameld, beschrijven we precies welke informatie er nodig is om u de dienst of het product te kunnen leveren die/dat door u gevraagd wordt (of namens u door uw Travel Manager, Organisator of Travel Director).

Waar wordt informatie over u bewaard?
Momenteel bewaart EGENCIA Persoonlijke Gegevens van Reizigers, klantencontacten en leden in een beveiligde omgeving in de Verenigde Staten van America (“VSA”). Bijgevolg moet EGENCIA uw Persoonlijke Gegevens van België of Nederland overbrengen naar de VSA om haar diensten te kunnen verlenen. De doorgifte van Persoonlijke Gegevens naar de VSA zal plaatsvinden mits naleving van de toepasselijke Belgische wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens. Wij zullen er eveneens naar streven om bij doorgifte alle Persoonlijke Gegevens te beschermen in overeenstemming met strenge standaarden inzake gegevensbescherming
BELANGRIJK: Door u in te schrijven als Reiziger of lid te worden van EGENCIA erkent u dat uw Persoonlijke Gegevens naar de VSA doorgegeven worden en indien u Travel Manager, Organisator of Travel Director bent, bevestigt u dat u erin toestemt dat uw eigen informatie op deze manier wordt overgedragen en dat u de noodzakelijke toestemming hebt verkregen van elke andere individuele Reiziger wiens Persoonlijke Gegevens u ons hebt verschaft.

Wanneer en waar verzamelen we informatie over u?
Specifieke gelegenheden waarbij EGENCIA Persoonlijke Gegevens verzamelt zijn de volgende, door u of namens u door uw Travel Manager, Organisator of Travel Director verrichte handelingen:

  • Invullen van het deelnameformulier voor het programma van Egencia
  • Lid worden van Egencia
  • Invullen van een reizigersprofiel
  • Reizen kopen
  • Deelnemen aan een enquête
  • Contact opnemen of communiceren met Egencia

Ledeninformatie
EGENCIA verzamelt uw lidmaatschapsnummer, wachtwoord en e-mailadres wanneer u zich aanmeldt om lid te worden van onze website.

Informatie voor reizigersprofiel
EGENCIA verzamelt de volledige naam en het contactnummer wanneer een reis door u of namens u wordt gereserveerd. We kunnen ook informatie verzamelen over uw vlucht of reisvoorkeuren, inclusief maaltijdverzoeken, stoelselectie, klantenkaarten en lidmaatschapsnummers van vliegmaatschappijen/hotelketens/autoverhuurbedrijven en ticketopties. Deze informatie wordt opgeslagen in het gedeelte Mijn Profiel van uw EGENCIA-account en we maken deze informatie ook beschikbaar voor uw Travel Manager, Organisator of Travel Director.
Wanneer iemand anders u begeleidt op een reis die via EGENCIA is gekocht, verzamelen we Persoonlijke Gegevens en reisvoorkeuren over die persoon om uw boeking te kunnen verwerken. ‏U dient uiteraard de goedkeuring van deze personen te verkrijgen voordat u EGENCIA rechtstreeks hun volledige namen, contactnummers, e-mailadressen en reisvoorkeuren verschaft, omdat ze geen rechtstreekse toegang tot onze systemen hebben om de informatie die u namens hen verstrekt te bekijken of veranderen.

Informatie voor aankoop van reizen
EGENCIA verzamelt het rekeningadres van de creditcard, bankpas of klantenpas die wordt gebruikt voor aankoop van reizen. Als uw creditcard, bankpas of klantenpas wordt gebruikt voor aankoop van de reis, verzamelen we ook relevante informatie van de pas, inclusief pasnummer, pastype, naam van de pashouder, uitgiftenummer (voor bankpassen), verificatienummer/beveiligingscode van de pas (indien van toepassing) en vervaldatum, om u de via EGENCIA gekochte reis in rekening te kunnen brengen.

Enquêtes
EGENCIA kan onze leden en bezoekers van onze website (van tijd tot tijd) de gelegenheid bieden deel te nemen aan enquêtes voor klanten via de website, met betrekking tot hun ervaringen met het gebruik van onze website of diensten. Bestaande leden kunnen deze enquêtes ook regelmatig per e-mail toegestuurd krijgen. U bent niet verplicht om aan enquêtes deel te nemen en u kunt zich te allen tijde afmelden voor e-mailenquêtes door de afmeldinstructies in de e-mail op te volgen. De informatie die EGENCIA verzamelt wanneer u aan een van de bovenvermelde enquêtetypen deelneemt betreft onder andere uw volledige naam en uw contactgegevens. De via onze enquêtes verzamelde Persoonlijke Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor interne zakelijke doelen, om de kwaliteit van onze website en klantenservice te controleren en verbeteren.

Contact opnemen met EGENCIA
EGENCIA verzamelt persoonlijke gegevens zoals uw volledige naam, lidmaatschapsnummer, e-mailadres en/of contactnummer wanneer u een vraag of suggestie indient of hulp vraagt bij het bekijken van uw reisroute, inloggen op de website of openen van uw account.

Cookies
EGENCIA verzamelt informatie over uw computer en wijst een “cookie” toe (een klein, uniek tekstbestand met identificatiegegevens). Deze informatie wordt niet door u verschaft, maar automatisch verzameld om bezoek aan onze website te ondersteunen. Het cookie identificeert uw computer.
Voordat u de website van EGENCIA bezoekt kunnen we u vragen om als lid in te loggen met behulp van uw lidmaatschapsnummer en wachtwoord. Wanneer u inlogt als EGENCIA-lid, slaan we het lidmaatschapsnummer en de accountnaam op in het cookiebestand op uw computer.
BELANGRIJK: U bent vrij om cookies uit te schakelen of te weigeren door in uw webbrowser (bv. Internet Explorer) cookies uit te schakelen of een melding in te stellen die u vraagt een cookie wel of niet te accepteren. Door deze cookies uit te schakelen kunt u mogelijk de toegang tot of ontvangst van bepaalde diensten op onze website verliezen.

Met wie delen we uw informatie?
EGENCIA verkoopt of verhuurt uw persoonlijke gegevens aan niemand.

Onze partners
EGENCIA is samenwerkingsverbanden aangegaan met gerenommeerde bedrijven van derden (“Partners”) om onze leden en bezoekers van onze website een ruim aanbod van producten en diensten te kunnen bieden. Alle reisdiensten van EGENCIA worden als zodanig omschreven wanneer ze door een Partner worden geleverd en de desbetreffende Partner wordt gelijkgesteld aan EGENCIA. Hoewel we alleen samenwerken met gerenommeerde Partners, kunnen deze bedrijven privacyrichtlijnen en -gewoonten hebben die verschillen van het Beleid van EGENCIA. We willen u verzoeken de voorwaarden en privacyrichtlijnen van onze Partners te controleren om hun procedures voor het verzamelen, gebruiken en bekendmaken van uw persoonlijke gegevens beter te begrijpen.

Dienstverleners
Om de diensten die u van ons vraagt te leveren en verwerken, deelt EGENCIA uw persoonlijke gegevens met onze erkende dienstverleners die bepaalde diensten of functies namens ons uitvoeren. We delen alleen informatie over reizen die via reisagenten van EGENCIA of via onze website zijn gereserveerd of gekocht. Onze dienstverleners hebben informatie nodig over uw reizigersprofiel en over uw creditcard/bankpas/klantenpas, om uw reisreservering te kunnen verwerken en bevestigen. Deze dienstverleners maken informatie over uw reizigersprofiel bekend aan de desbetreffende hotels, luchtvaartmaatschappijen, cruisemaatschappijen en andere reisaanbieders wiens producten u hebt gekocht. Net als andere reisagentschappen moeten wij deze informatie delen met onze dienstverleners om uw reservering en reisvoorkeuren te bevestigen. Bovendien kunnen deze reisaanbieders indien nodig ook contact met u opnemen voor extra informatie over een bevestigde reservering.
Wanneer u een nieuwe reservering doet of een bestaande reservering bijwerkt via onze gratis telefoonlijn, kan deze informatie worden opgevraagd door een derdenleverancier om uw verzoek om klantenservice te kunnen beantwoorden.
EGENCIA kan soms ook gebruik maken van een derde om (namens ons) de distributie van enquêtes, promotieprogramma’tain’tof vergelijkbare programma’tain’tte vergemakkelijken. Alle contactgegevens die aan hen zijn doorgegeven, mogen alleen worden gebruikt voor dit beperkte doel en na voltooiing van deze projecten worden alle gegevens en informatie teruggegeven aan EGENCIA.

Verzamelinformatie
EGENCIA zal af en toe verzamelinformatie delen met haar dienstverleners. Deze informatie bevat geen Persoonlijke Gegevens en wordt gebruikt om programmafuncties en content te ontwikkelen die we van algemeen belang achten voor onze leden en bezoekers van onze website.
Welke invloed heeft u op het gebruik van uw gegevens: wat zijn uw rechten?
EGENCIA gelooft dat leden en websitebezoekers zeggenschap moeten hebben over de vergaring en het gebruik van hun Persoonlijke Gegevens. Daartoe zijn uw belangrijkste rechten de volgende:

  • Opvragen welke Persoonlijke Gegevens EGENCIA van u bewaart;
  • Uw Persoonlijke Gegevens wijzigen;
  • Weten hoe uw Persoonlijke Gegevens worden verwerkt, voor welk doel en wie de verwerking uitvoert;
  • Kiezen om wel of geen ongevraagde diensten/direct marketing/informatie over andere reisproducten en -diensten te ontvangen;
  • Weigeren om gegevens of informatie te verschaffen of uw toestemming voor verder gebruik daarvan in te trekken.

U hebt toegang tot uw Persoonlijke Gegevens en informatie op de volgende gedeelten van de EGENCIA-website:

“Mijn profiel”
Op de pagina “Mijn profiel” kunt u zelf of kan de door u gemachtigde Travel Manager, Organisator of Travel Director (namens u) uw accountinstellingen bekijken en wijzigen.

“Mijn reizen”
Op de pagina “Mijn reizen” kunt u zelf of kan de door u gemachtigde Travel Manager, Organisator of Travel Director (namens u) opgeslagen reisroutes bekijken, bijwerken of verwijderen.
Conform uw wettelijke rechten kunt u ook (van tijd tot tijd) een schriftelijk ’twasoegangsverzoek’ indienen om te zien welke Persoonlijke Gegevens EGENCIA van u bewaart. In dat geval heeft EGENCIA het recht u in voorkomende gevallen te vragen uw identiteit te bevestigen en in sommige gevallen kan een nominale administratievergoeding (tot het wettelijk maximum) in rekening worden gebracht om deze gegevens voor u op te vragen.

Hoe u kunt beslissen welke marketingberichten u krijgt
U krijgt bericht van EGENCIA als en wanneer u:

  • Het deelnameformulier voor het programma van Egencia invult;
  • Zich aanmeldt als EGENCIA-lid;
  • Verzoekt om sluiting van een account;
  • Reizen koopt;
  • Een reservering annuleert of omboekt;
  • Ervoor kiest promotionele marketingberichten te ontvangen;
  • EGENCIA benadert met vragen of suggesties;
  • Gevraagd wordt om mee te doen aan een enquête over uw ervaring met onze service of antwoord te geven op vragen over onze diensten of website.

Aanmelding als EGENCIA-lid
Wanneer u de website bezoekt of u aanmeldt als nieuw EGENCIA-lid, kunt een e-mail getiteld “Welkom bij Egencia” krijgen. Deze e-mail bevat uw lidmaatschapsnummer en beschrijft de voordelen van het gebruik van EGENCIA voor het plannen en kopen van uw reizen. Als u zich niet als lid van EGENCIA aanmeldt, maar uw Travel Manager, Organisator of Travel Director toestemming geeft om reizen voor u te boeken via de website, wordt de welkomstmail naar het e-mailadres gestuurd dat is geregistreerd in uw account.

Reizen kopen
Steeds wanneer u een reis koopt via EGENCIA of een bevestigde reisreservering wijzigt of annuleert, krijgt u per e-mail een bevestiging van uw reisroute. U of uw Travel Manager, Organisator of Travel Director kunnen een lijst bijhouden met extra e-mailadressen waarnaar kennisgevingen van uw reisaankopen en/of online veranderingen of omboekingen worden verstuurd. Bevestigingen per e-mail van reisaankopen die naar u en deze extra e-mailadressen worden verstuurd kunnen de volgende informatie bevatten: een aanwijzing dat een reisitem buiten het bedrijfsbeleid om werd geboekt; bedrijfsrichtlijnen die niet werden opgevolgd; codes voor de redenen waarom werd geboekt zonder het beleid op te volgen; aangepaste datavelden en afdelingscodes, indien relevant en indien verzameling daarvan door uw bedrijf wordt verlangd. Wanneer uw reisplannen worden verstoord door mechanische of weersomstandigheden of omstandigheden bij de vervoersmaatschappij, kan EGENCIA contact met u opnemen om u van deze verstoringen op de hoogte te brengen en u te helpen bij het treffen van alternatieve reisarrangementen. Alle reiswaarschuwingen worden verstuurd naar de e-mailadressen die voor uw account zijn geregistreerd. Als uw reis werd geboekt door uw Travel Manager of Reisorganisator wordt deze informatie rechtstreeks aan uw Travel Manager of Reisorganisator verstuurd.

Kiezen voor het ontvangen van promotionele marketingberichten
Wanneer u kiest voor aanmelding en deelname aan het programma van EGENCIA, kunt u af en toe een bericht van ons ontvangen waarin we u in kennis stellen van speciale reclameacties of ander reisnieuws van EGENCIA. Speciale reclameberichten per e-mail zijn bedoeld om u op de hoogte te brengen van nieuwe of unieke reiskansen of speciale voordeelacties van EGENCIA.
U kunt uw inschrijving op de promotionele e-maildiensten van EGENCIA te allen tijde ongedaan maken of u kunt uw Travel Manager, Organisator of Travel Director meedelen dat u deze meldingen van EGENCIA niet meer wilt ontvangen (hoewel EGENCIA niet verantwoordelijk gehouden kan worden voor een verzuim van uw Travel Manager, Organisator of Travel Director om ons uw voorkeuren op de juiste wijze mee te delen). U kunt zich ook te allen tijde voor deze meldingen afmelden door de aanwijzingen in de e-mail op te volgen.

Hulp voor uw account
Wanneer u hulp vraagt bij het bekijken van uw reisroute, het inloggen op de website of het openen van uw account, geven we u antwoord per e-mail of telefoon.

Reclame per post
Wanneer u zich aanmeldt voor het programma van EGENCIA kunt u ook af en toe per post mededelingen over speciale reclameacties of ander reisnieuws ontvangen. U kunt er te allen tijde voor kiezen geen reclamepost meer te ontvangen door de aanwijzingen te volgen in de post die u ontvangt.

Enquêtes
Zoals hierboven vermeld, kunnen we leden van EGENCIA af en toe enquêtes toesturen per e-mail. U bent niet verplicht om aan deze enquêtes deel te nemen en u kunt zich te allen tijde afmelden voor e-mailenquêtes door de afmeldinstructies in de e-mail op te volgen.

Hoe we uw gegevens beschermen
We willen dat onze leden, reizigers en websitebezoekers vertrouwen stellen in EGENCIA bij het organiseren en kopen van hun reizen. EGENCIA heeft een beveiligingsprogramma en de juiste technische/organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de in onze systemen opgeslagen informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of bekendmaking en toevallig verlies of vernietiging.
Momenteel bewaart EGENCIA alleen de informatie die u verschaft wanneer u zich aanmeldt als EGENCIA-lid, een reisprofiel aanmaakt, reizen koopt of geselecteerde reisfuncties gebruikt.
Onze systemen zijn voorzien van technologieën voor encryptie of codering van gegevens en standaard firewalls. Wanneer u persoonlijke gegevens via internet verstuurt naar EGENCIA, worden uw gegevens beschermd door SSL-technologie (Secure Socket Layer).

Wijzigingen in het gegevensbeschermingsbeleid van EGENCIA
EGENCIA behoudt zich het recht voor om dit gegevensbeschermingsbeleid te allen tijde en om welke reden dan ook (met inbegrip van wetswijzigingen of wijzigingen in de zakelijke activiteiten van EGENCIA) te wijzigen.
Bij belangrijke wijzigingen in dit Beleid of in de manier waarop EGENCIA uw persoonlijke gegevens gebruikt, streeft EGENCIA ernaar om deze wijzigingen bekend te maken voordat de wijziging wordt geïmplementeerd. U dient dit Beleid daarom van tijd tot tijd te controleren op nieuwere versies.

Contact opnemen met EGENCIA
We willen ervoor zorgen dat u als klant van EGENCIA controle hebt over uw online reiservaring, van de planning en aankoop van uw reis tot de bescherming van uw persoonlijke informatie.
Reisagenten van de afdeling klantenservice van EGENCIA staan 24 uur per dag, zeven dagen per week klaar om u te helpen met uw reisaangelegenheden. Gebruik wanneer u hulp nodig hebt ons ondersteunings-/terugkoppelingsformulier op het klantondersteuningsgedeelte van de website. Alle e-mail wordt binnen 24 uur beantwoord. U kunt ook altijd het klantenservicenummer bellen dat u (of uw Travel Manager, Organisator of Travel Director) gekregen hebt toen u zich voor het programma van EGENCIA aanmeldde, om persoonlijk met een vertegenwoordiger te spreken.
Onze agenten gaan in op elke vraag of zorg die u kunt hebben met betrekking tot de planning of aankoop van uw reizen via EGENCIA. We zullen alles doen wat redelijkerwijs mogelijk is om binnen 4 uur te reageren op uw hulpverzoek of antwoord te geven op andere vragen over EGENCIA.
Bovendien kunt u direct contact opnemen met de reisaanbieder via het telefoonnummer of adres dat u hebt gekregen bij uw reisroute.