Zakenreizigers gebruiken nog steeds veel papier wanneer ze onkosten declareren

Bonnetjes zoeken en verzamelen. Deze opplakken, nieten en scannen. Details van onkosten invullen. Wachten op uitbetaling. Eerlijk is eerlijk: het indienen van declaraties is een oninteressante bezigheid waar de meeste mensen een hekel aan hebben. Dankzij de technologie is het uitvoeren van verschillende administratieve taken verbeterd zoals het boeken van hotels en het inchecken via mobiele apps. Voor declaraties moet deze digitale werkwijze nog worden overgenomen.

Volgens de 4e editie van de Egencia-enquête voor zakenreizen en technologie dient 41% van de zakenreizigers (wereldwijd) reiskosten op papieren formulieren in. Ter vergelijking: 34% declareert via online onkostendeclaratiesites en 19% gebruikt mobiele apps. Nog verrassender is dat op papier declareren sneller werkt dan online of via een app, hoewel we vermoeden dat dit niet lang meer zal duren dankzij de recente pogingen van marktleiders om het verouderde systeem te ontwrichten.

Gemiddeld besteedt de mondiale zakenreiziger 22 minuten aan het declareren van de onkosten van een driedaagse reis. Dit is tweemaal zoveel dan men zou willen besteden. * Het is in feite zo dat, ondanks de invoering van onkostendeclaratiesites en -apps, de gebruikerservaring niet aanzienlijk is veranderd. De meeste systemen voor onkostendeclaraties zijn in de eerste plaats ontwikkeld om boekhoudprocedures te optimaliseren en pas in de tweede plaats gericht op het oplossen van problemen van de gebruiker. Hoewel een grondige revisie tijd kost, is een positief aspect dat zowel werkgevers als werknemers actie kunnen ondernemen om de gebruikerservaring te verbeteren en waardevolle tijd terug te winnen.

Wanneer bedrijven alle reizigers stimuleren om bedrijfscreditcards te gebruiken, is minder tijd nodig (en minder ergernis) om onkosten op te geven. Momenteel gebruikt een derde (33%) van de zakenreizigers uitsluitend persoonlijke creditcards. *

Travelmanagers die de declaratieprocedure willen vereenvoudigen, kunnen overwegen om een leverancier te gebruiken die reizigers in staat stelt om de online/mobiele oplossing van deze provider te synchroniseren met hun bedrijfs- of persoonlijke creditcard. Wanneer creditcardtransacties rechtstreeks met één klik worden geconsolideerd in een onkostendeclaratiesysteem, ontstaat er een soepelere ervaring voor de reizigers, van wie 36% zegt dat het zoeken en samenbundelen van bonnetjes het minst favoriete onderdeel is bij het indienen van declaraties. *

Deze oplossing is ook gemakkelijker voor travelmanagers wanneer ze reisgegevens van hun bedrijf verwerken. Volgens het Charlotte Business Journal is uit een audit van werknemers in de Amerikaanse stad Charlotte gebleken dat 25% van de beoordeelde werknemers fouten maakte in hun onkostendeclaraties of onjuiste gegevens opgaf. Als gevolg daarvan gaven de auditors de aanbeveling om, naast andere technologische verbeteringen, een bedrijfscreditcard te koppelen aan een expenseprogramma.

Egencia heeft ingezien dat tijdwinst noodzakelijk is voor travelmanagers en reizigers, en heeft vervolgens een productenpakket voor onkosten geïntroduceerd dat expensemanagement drastisch verandert. Met één set inloggegevens voor het Egencia-platform hebben gebruikers op één plek alles wat ze nodig hebben voor het probleemloos declareren van onkosten: reisboekingen, creditcardtransacties en expensemanagement.

Een ander belangrijk onderdeel van de Egencia-expenseoplossing is het Egencia Open Connect Platform. Dit raamwerk vergroot de markt voor onkostendeclaratieproviders door te zorgen dat gegevensuitwisseling tussen partners met succes wordt uitgevoerd. Het Egencia Open Connect Platform groeit snel en heeft tot nu toe 29 partners, waaronder Coupa, Expensify, Microsoft en Mobile Expense.

We zijn blij te kunnen aankondigen dat we aanwezig zijn op de GBTA-conferentie in Boston, Massachusetts (VS) om livedemo’tain’tte geven van onze eerste volledig geïntegreerde wereldwijde reis- en expenseoplossing met expense-softwareprovider Chrome River. Kom bij ons kijken bij stand #1951 op de GBTA op 17 en 18 juli om meer te weten te komen over de Egencia geïntegreerde en expense-ervaring met Chrome River. Kunt u niet in Boston aanwezig zijn? Verspil geen tijd meer en kom meer te weten over ons pakket voor expensemanagement of vraag een demo aan.

 

4e editie van de Egencia-enquête voor zakenreizen en technologie, juli 2017