La reisekostnadene bli en investering

by Graham Kingsmill

La reisekostnadene bli en investering

De fleste forretningsreiser gjennomføres for å fremme bedriftens vekst: et møte med en potensiell kontakt, signering med en ny kunde eller befaring av et nytt driftsanlegg. Man kan derfor betrakte reiseutgifter som en investering, og ikke bare en kostnad. Her er fem eksempler på hvordan du kan øke produktivitet og kostnadseffektivitet, og sikre best mulig utbytte av din bedrifts investering i forretningsreiser.


Utvikle en reisepolicy som oppfordrer til reising

En reisepolicy bør ikke være restriktiv. Den bør heller hjelpe reisende og reisebestillere å velge de beste alternativene for smartere reiser, og som best mulig utnytter investeringen i både tid og penger. Lag en enkel prosedyre og formidle den på en effektiv måte til de reisende.

Enkle forslag til retningslinjer:

  • Følg med på hva som skjer på destinasjonen – det kan ha innvirkning på priser for hotell og transport.
  • Sett krav til at bestillinger må gjøres minst 14 dager før avreise, for å dra nytte av rabatterte priser. 
  • Oppmuntre til bestilling av fleksible billetter – dette kan på lang sikt være fornuftig i tilfelle planer skulle endre seg. 
  • Vurder å ta i bruk et online bestillingssystem som kan settes opp med din bedrifts egen reisepolicy, for å gjøre det enkelt for reisende og reisebestillere å følge bedriftens reisepolicy.

Administrer dine reiser på best mulig måte ved hjelp av et forretningsreisebyrå

Våre undersøkelser viser at reiseadministrasjonsprogrammer kan spare din bedrift for 20 % eller mer på reisekostnader*. Den beste måten å komme i gang på, er å finne enkle metoder som gir besparelser basert på din bedrifts spesifikke behov. Er dere mest avhengig av fly- eller togreiser? Vet du hvor mye penger dere bruker på hotellopphold?

Et godt forretningsreisebyrå kan hjelpe dere med analysering av behov, design og implementering av den rette reisepolicyen for din bedrift, forhandle leverandørkontrakter og gi dere brukervennlige verktøy som gjør det enkelt både for de reisende, reisebestillere og Travel Managers å håndtere og spore bestillinger.

Gi tilgang til de samme verktøyene for tilpassing og valgmuligheter som tilbys i privatmarkedet

De fleste som planlegger ferier, benytter nettet og surfer på lekre nettsider og får tilgang til en hel verden av reisemuligheter. Da er det helt naturlig at man forventer det samme når det gjelder forretningsreiser. Hvis en forretningsreisende ikke finner tilbud med de samme valgmuligheter og brukervennlighet når de er på jobb, vil de reagere og heller bestille via reisesider for privatmarkedet noe som vil påføre bedriften ekstra kostnader. Et online bestillingsverktøy av topp kvalitet reduserer reisekostnader dersom den har et godt brukergrensesnitt og gir bredt utvalg av reisealternativer.

Hjelp dine reisende å ta gode, veloverveide valg

Dersom det er mulig, gi bestilleren et stort spenn av valgmuligheter og informasjon for å gjøre det enklere for dem å ta kostnadseffektive beslutninger. For eksempel kan prisreferanser gjøre det enklere å finne ut om en gitt pris for en flyreise London -Dubai er et godt tilbud eller ikke.

For å hjelpe reisende å følge bedriftens reisepolicy og velge de beste prisene (for eksempel fra foretrukne leverandører), kan du kreve forhåndsgodkjenning for alle bestillinger som faller utenom bedriftens reisepolicy. Dette kan oppmuntre til at retningslinjene følges for å unngå en ekstra godkjenningsprosess.

Måling, referanser, forbedring

Det å kunne fange opp alle transaksjonsdata for dine forretningsreiser, kan være et godt utgangspunkt for din bedrifts utvikling av et bedre system. Undersøkelse av dine bestilleres kjøpsadferd kan gi en pekepinn på hvilke retningslinjer som virker begrensende og hvilke som oppmuntrer til ansvarlige kjøp. Denne informasjonen vil også synliggjøre de mest kostnadseffektive leverandørene og tjenestene som er best tilpasset din bedrifts behov. Et integrert online bestillingssystem kan hjelpe deg å finne disse svarene, og gir enkel rapportering i sanntid.

* Egencia Storbritannias kundetransaksjonsdata fra 2013

  • Egencia
  • Business Travel
  • Technology
  • Mobile
  • Managed Travel
  • Travel Policy

Graham Kingsmill manages Egencia’s activities in the UK, overseeing the business day-to-day and developing the strategy for growth.